Risikomanagement leicht gemacht – mit roXtra Risiken | Praxisbeispiel

In Zeiten zunehmenden Erfolgsdrucks und wachsender Komplexitäten ist die Betrachtung und Bewertung von diversen strategischen und operativen Risiken für ein Unternehmen unerlässlich. Zudem fordern Normen wie beispielsweise die DIN EN ISO 9001 das risikobasierte Denken im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement. Demnach sind das Risikomanagement und die resultierenden Maßnahmen vorbeugende Instrumente, um Unsicherheiten und Gefahren zu minimieren.

Nachfolgend möchten wir Ihnen an einem kurzen Beispiel veranschaulichen wie Sie mit dem neuen Modul roXtra Risiken die Bewertung und Analyse von verschiedensten Risiken übersichtlich abbilden und dank der Risikomanagement Software die ideale Grundlage für nachhaltige Maßnahmen zur Risikominimierung schaffen können.

Frau Pahrendt ist als Leitung des Qualitäts- und Risikomanagements in ihrem Unternehmen dafür zuständig Risiken zu identifizieren, zu analysieren, regelmäßig zu bewerten und Maßnahmen zu deren Eingrenzung zu ergreifen. Im vergangenen Jahr ist einer ihrer zentralen Mitarbeiter bedauerlicherweise für einen längeren Zeitraum krankheitsbedingt ausgefallen. Frau Pahrendt musste dabei feststellen, dass ihr Unternehmen auf diese Situation nicht vorbereitet war. Es hat sehr lange gedauert, bis der Betrieb normal weiterlaufen konnte, weil einige zentrale Prozesse über diesen Mitarbeiter liefen und es keine Stellvertreterregelungen oder ähnliches gab.

Dieses Chaos möchte Frau Pahrendt kein zweites Mal und beschließt deshalb „den Ausfall zentraler Mitarbeiter“ in ihre Risikobetrachtung aufzunehmen.

Hierfür öffnet sie ihr roXtra und wechselt in das Modul roXtra Risiken (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Navigation zum Modul roXtra Risiken

Im Dashboard angekommen, werden Frau Pahrendt alle Risiken, die sie bereits angelegt hat, übersichtlich in einer Risikomatrix sowie in tabellarischer Form angezeigt (siehe Abbildung 2). So erkennt sie beispielsweise auf einen Blick für welche Risiken Bewertungen ausstehen und wie sich deren Risikoprioritätszahl (RPZ) entwickelt hat.

Abbildung 2: Dashboard roXtra Risiken

Um das neue Risiko anzulegen, klickt Frau Pahrendt auf den Button Risiko/Chance erstellen.

Daraufhin öffnet sich eine Eingabemaske, in die Frau Pahrendt alle wichtigen Informationen zum Risiko eintragen kann (siehe Abbildung 3). Hier kann sie zudem bereits Maßnahmen vermerken, die zur Minimierung des Risikos ergriffen werden sollten.

Abbildung 3: Eingabemaske zur Erstellung eines Risikos

Die Erstellung des Risikos schließt Frau Pahrendt mit dem Klick auf den Button Risiko/Chance erstellen in der Eingabemaske ab.

Das neue Risiko erscheint nun in der tabellarischen Übersicht des Dashboards (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: tabellarische Übersicht im Dashboard von roXtra Risiken

Zudem ist dort ersichtlich, dass die erste Bewertung des Risikos noch offen ist (Spalte Offene Bewertungen). Frau Pahrendt möchte auch dies direkt erledigen und öffnet die Bewertung (siehe Abbildung 5).

Abbildung 5: Bewertung des Risikos

Sie bewertet die Wahrscheinlichkeit sowie das mögliche Schadenspotenzial und unterstreicht mit ihrer Bemerkung noch einmal die Dringlichkeit für die Ergreifung von Maßnahmen. An dieser Stelle kann Frau Pahrendt auch weitere Maßnahmen hinzufügen.

Mit Klick auf den Button Bewertung jetzt durchführen schließt sie die Bewertung ab.

Diese wird ihr nun im Dashboard sowohl in der Risikomatrix als auch in der tabellarischen Darstellung angezeigt (siehe Abbildung 6). Das Modul roXtra Risiken berechnet automatisch die Risikoprioritätszahl (RPZ). In unserem Beispiel ergibt sich die RPZ aus der Multiplikation des Werts für die Wahrscheinlichkeit und dem des Schadenpotenzials. Frau Pahrendt hat die Wahrscheinlichkeit mit neutral (2) bewertet und das Schadenspotenzial mit katastrophal (3), demnach ergibt sich eine RPZ von 6. Mithilfe der RPZ lassen sich die Risiken kategorisieren und priorisieren. Sobald das Risiko mehr als einmal bewertet wurde, wird zudem ein Trend angezeigt, der Aufschluss über die Entwicklung der RPZ gibt.

Abbildung 6: Dashboard nach der Bewertung des Risikos

Frau Pahrendt hat damit die Erstellung und Bewertung des Risikos abgeschlossen und bereits erste Maßnahmen abgeleitet. Zukünftig sollen klare Stellvertreterregelungen und regelmäßige Termine zu Projektzwischenständen dafür sorgen, dass im Ernstfall der Ausfall zentraler Mitarbeiter schneller aufgefangen werden kann und die Weiterführung des Betriebs gewährleistet ist.

Mit diesem Beispiel haben wir Ihnen einen kleinen Einblick in das neue Modul roXtra Risiken gegeben. Wenn Sie mehr darüber einfahren möchten wie Sie Ihr Risikomanagement mit roXtra abbilden, mehrdimensionale Bewertungen realisieren und die Module roXtra Dokumente, roXtra Prozesse und roXtra Risiken miteinander verknüpfen können, dann kontaktieren Sie uns per Email an service@roxtra.com oder telefonisch unter +49(0)7161 50570-0. Wir stellen Ihnen das Ganze in einer unverbindlichen Onlinepräsentation vor und erarbeiten gemeinsam Ihre individuelle Lösung.

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