Vertragsmanagement von roXtra zur digitalen Vertragsverwaltung

Behalten Sie in Ihrem Unternehmen die Übersicht über Ihre Verträge und Akten, Laufzeiten und Kündigungsfristen.

Elektronische Akten sicher verwalten und archivieren

roXtra stellt das Vertragsmanagement auf eine ganz neue Ebene und unterstützt Sie bei der strukturierten, sicheren und digitalen Verwaltung Ihrer Verträge – von der Vertragserfassung über die Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Zu jedem Vertrag können Sie alle wichtigen Metadaten wie beispielsweise Vertragsart, Vertragspartner und Vertragsnummer hinterlegen. Entsprechende Finanzströme lassen sich einfach pflegen und fortlaufend darstellen: roXtra zeigt Ihnen beispielsweise an, welche Kosten für eine Vereinbarung über die gesamte Geltungsdauer anfallen.

In übergreifenden Reports können Sie sich Statistiken zu allen vertraglichen Dokumenten in roXtra ausgeben lassen. So haben Sie immer alle Fristen und Kosten im Blick, können flexibel reagieren und haben schnellen Zugriff auf sämtliche Unterlagen inklusive Anlagen – und das immer in der aktuellen Version. Alle durchgeführten Änderungen an einer elektronischen Akte (E-Akte) oder an einem Vertrag sind für die Benutzer schnell nachvollziehbar. Durch die organisierte Ablage und der praktischen Volltextsuche, vereinfachen Sie die Recherche innerhalb des gesamten Vertragsbestandes. Dabei können Sie sicherstellen, dass ausschließlich berechtigte Benutzer auf die Akten und Verträge zugreifen können.

Wie viele Einsparungen hätten Sie jährlich in Ihrem Unternehmen, wenn Sie Verträge regelmäßig nachverhandeln oder immer rechtzeitig kündigen würden? Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung sind komplexe und wichtige Aufgaben, die Ihrem Unternehmen bares Geld und Ressourcen einsparen. Oft erfolgen die Bearbeitung und Ablage einzelner Verträge jedoch ausschließlich in den entsprechend zuständigen Abteilungen. Dadurch stehen wichtige Vertragsinformationen – darunter Laufzeiten, Fristen und Kosten – nicht allen verantwortlichen Mitarbeitern zur Verfügung. Diese fehlende Transparenz kann zu Konflikten und Komplikationen und im schlimmsten Fall zu unnötigen, hohen Kosten führen.

Um dieser Ursache langfristig entgegenzuwirken, ist eine Software für Vertragsverwaltung erforderlich. Diese stellt sicher, dass ein Vertrag über seinen gesamten Lebenszyklus (Life-Cycle) hinweg nicht aus den Augen verloren wird. Der Benutzer wird von der Vertragserstellung, über die Archivierung der gültigen Version bis hin zum Controlling von der Software begleitet. Hierbei können wichtige Unterlagen (z. B. E-Mail-Korrespondenz, Ausschreibungen, AGBs etc.), die zur Vertragserstellung nötig sind, elektronisch abgelegt werden. Hierzu gehört selbstverständlich auch der eigentliche Vertrag mit seinen Anlagen. Um all diese Informationen zentral im Unternehmen zugänglich zu machen, kann alles in einem System abgelegt werden. Das vermeidet Medienbrüche und gewährleistet eine einfache Verwaltung von elektronischen Akten.

Alle Informationen zu Ihren laufenden Verträgen auf einen Blick
Elektronische Aktenführung im roXtra Modul Vertragsmanagement

Einfache Pflege und schneller Zugriff:
Die Funktionen des digitalen Vertragsmanagements im Überblick

Reagieren Sie mithilfe von roXtra immer rechtzeitig auf anstehende Fristen oder Termine.

Kündigungsfrist versäumt oder Vertragsverlängerung verpasst? In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Vertragspartner und demnach eine Vielzahl an Fristen, die nicht aus den Augen verloren werden dürfen. Mit dem Modul roXtra Verträge können Sie für jeden Vertrag und jede Vertragsakte verschiedene Erinnerungen und Eskalationsfristen anlegen. Somit werden Sie immer automatisch an Fristen oder Termine erinnert und können bei Bedarf handeln.

Befindet sich der zuständige Mitarbeiter in Abwesenheit, greift automatisch die Stellvertreterregelung in roXtra. Das sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling! Egal ob ein Vertrag ausläuft, eine Vertragsverlängerung oder eine Kündigungsfrist ansteht – das roXtra Vertragsmanagement (engl. Contract Management) informiert die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig im System sowie per E-Mail und schützt Sie somit vor unnötigen Risiken und Kosten. In welchem Turnus die Erinnerung erscheinen soll und an welchen Verantwortlichen diese adressiert ist, können Sie gezielt und individuell festlegen.

  Automatische Erinnerung an Fristen und Aufgaben
  Schutz vor unnötigen Risiken und Kosten
  Geringere Durchlaufzeiten durch ein professionelles Vertragsmanagementsystem

In roXtra sehen Sie auf einen Blick, welche Verträge und Akten zu welchem Thema existieren.

Transparenz in der Vertragsverwaltung ist das A und O! Das wird insbesondere dann deutlich, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag sucht, diesen jedoch nicht findet, da dieser beispielsweise lokal auf dem PC eines anderen Mitarbeiters oder nur als Papierakte abgelegt ist. Das kostet unnötig Zeit und somit Geld.

Die Vertragsmanagement-Software von roXtra schafft hierbei Abhilfe durch eine zentrale Ablage aller Verträge, Akten und den zugehörigen Anlagen sowie einer übersichtlichen Such- und Sortierfunktion. roXtra ist ein webbasiertes System, somit können alle zuständigen und verantwortlichen Mitarbeiter jederzeit, über den ganzen Lebenszyklus hinweg, auf die Verträge und Akten zugreifen – und das standortunabhängig (z. B. auch aus dem Homeoffice) sowie abteilungs- oder unternehmensweit. Muss ein Dokument überarbeitet werden, kann dies Compliance-konform über Prüf- und Freigabeworkflows direkt in roXtra geschehen.

Protokollierte, Compliance-konforme Dokumentenlenkung und Archivierung  
Standortunabhängiger und einfacher Zugriff auf aktive Vertragsverhältnisse  
Transparenz in der elektronischen Aktenführung  

roXtra zeigt Ihnen, welche Kosten Ihnen durch welchen Vertrag entstehen.

Hinterlegen Sie zu Ihren Verträgen alle notwendigen Daten und Informationen, z. B. Vertragsart, -partner und -nummer. Lassen Sie sich vom System die eingepflegten Finanzströme fortlaufend darstellen – beispielsweise können Sie einsehen, welche Kosten Ihnen ein Vertrag bis zum Laufzeitende verursacht.

Darüber hinaus gibt es in roXtra die Möglichkeit, sich Statistiken zu allen vertraglichen Dokumenten in übergreifenden Reports ausgeben zu lassen. Auf Basis der Auswertungen setzen Sie strategische Entscheidungen gezielt um, optimieren nachhaltig Ihre Prozesse und erhöhen damit gleichzeitig Ihre Transparenz und Effizienz.

  Offenlegung von Optimierungspotenzialen durch Reports
  Höhere Transparenz und effektiveres Arbeiten

Klare Verantwortlichkeiten gewährleisten die Sicherheit und Integrität Ihrer vertraglichen Daten.

Verträge enthalten oft sensible Informationen, die nur für die entsprechenden Verantwortlichen – beispielsweise die Personalabteilung oder die Geschäftsführung – bestimmt sind. Mit dem Rechtemanagement des Moduls roXtra Verträge können Sie den Zugriff auf Vertragsarten, einzelne Verträge oder Dokumente explizit festlegen. Darüber hinaus lassen sich individuelle Aktionsmöglichkeiten für jeden Benutzer klar definieren. Selbstverständlich greifen Ihre Mitarbeiter dabei immer auf die aktuelle Version eines Vertrags zu.

Explizite, klar definierte Rechte sorgen für Ihr sicheres Vertragsmanagement  
Mitarbeiter greifen immer nur auf die aktuell freigegebene Revision zu  

„Da Kotányi international tätig ist, gibt es Verträge in vielen verschiedenen Sprachen und in vielen verschiedenen Ländern. Wir hatten die Aufgabe diese Verträge an einem zentralen Ort zu sammeln und einen Überblick über Terms und Konditionen zu bekommen.“

Thomas Schlechta, QMB bei der Kotányi GmbH
Thomas Schlechta

QMB bei der Kotányi GmbH

Vorteile der elektronischen Vertragsverwaltung

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