Dokumentenlenkung mit roXtra
für Ihr normkonformes QM

Lenken und Verwalten Sie Ihre Qualitätsmanagement-Dokumente mit individuellen Workflows für alle Normen und Regelwerke.

QM Dokumentenlenkung leicht gemacht

Das Ziel eines normgerechten und revisionssicheren Dokumentenmanagements, ist der dokumentierte Nachweis über die Einhaltung und Erfüllung regulatorischer Anforderungen. Das spielt insbesondere beim Audit eine große Rolle! Darüber hinaus trägt eine sorgfältige Dokumentation auch innerhalb eines Unternehmens zu mehr Transparenzeinem stetigen und zentralen Wissensaustausch sowie zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und Abläufe (KVP) bei.

Mit der QM-Software roXtra ist die Lenkung und Steuerung Ihrer Dokumente ein Leichtes – und das über den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus für alle Richtlinien und Anforderungen wie beispielsweise der ISO 9001, der ISO 13485 sowie im GxP-regulierten Umfeld u. v. m. Dank der schnellen und integrierten Volltextsuche haben Sie immer im Blick, wo sich welches Dokument befindet.

Profitieren Sie von der anwenderfreundlichen und intuitiven Benutzeroberfläche sowie einem individuellen Dokumenten-Workflow mit klaren und transparenten Freigabe- und Lenkungsprozessen sowie von der automatischen und revisionssicheren Versionierung und Archivierung. Zudem haben Sie die Möglichkeit, mit dem integrierten Flowchart-Designer Ihre Geschäftsprozesse zu visualisieren und dabei Formulare, Dokumente sowie Informationen direkt aus Ihrer roXtra Dokumentation zu hinterlegen. So steht einem erfolgreichen Audit und der ISO-Zertifizierung nichts mehr im Weg!

Unter dem Begriff Dokumentenlenkung versteht man ein dokumentiertes Verfahren, das den gesamten Workflowprozess von dokumentierten Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation festlegt. Sie bildet somit die Grundlage für ein funktionierendes und effizientes Qualitätsmanagementsystem. Je nach Qualitätsmanagement-Norm müssen beispielsweise Handbücher, Checklisten, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formblätter oder SOPs auditgerecht gelenkt und dokumentiert werden – und das über den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus hinweg: Von der Erstellung und Bearbeitung, über die Prüfung, bis hin zur Freigabe und Verteilung des Dokuments.

Insbesondere zertifizierte Unternehmen – beispielsweise nach der DIN EN ISO 9001 oder weiteren Richtlinien – verfügen über eine Vielzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, die es zu lenken und zu verwalten gilt. Das führt meist zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und stellt Qualitätsmanagementbeauftragte und weitere beauftragte Mitarbeiter in der Praxis vor eine große Herausforderung. Mit papierbasierten und händischen Methoden kommen sie hierbei schnell an ihre Grenzen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) schafft Abhilfe und unterstützt Sie in Ihrem Qualitätsmanagement und bei der Erfüllung Ihrer Qualitätsziele.

roXtra Dokumentenlenkung
QM Dokumentenlenkung leicht gemacht mit roXtra

Viel mehr als nur Dokumentenlenkung:
Die Funktionen im Überblick

Verwalten Sie Ihr Wissen zentral an einem Ort.

In unserer heutigen Informationsgesellschaft verbringen Mitarbeiter häufig bis zu 20 Prozent ihrer gesamten Arbeitszeit mit der Informationssuche. Papierdokumente werden durchschnittlich fünfmal kopiert, abgelegt und weitergeleitet. Das verursacht nicht nur jede Menge Kosten, sondern trägt auch zu einem der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit am Arbeitsplatz bei: Mangelnder Information.

Hierbei kann roXtra Dokumente ganz einfach Abhilfe schaffen. Verwalten Sie alle wichtigen Unternehmensdokumente – und damit vorhandenes Wissen und relevante Informationen – zentral an einem Ort. Durch die webbasierte Anwendung von roXtra können Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit auf alle digitalen Dokumente (z.B. das QM-Handbuch) standortunabhängig zugreifen. Vielfältige Schnittstellen ermöglichen dabei einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch. Das schafft Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften.

Sagen Sie dem Papierchaos den Kampf an und leisten Sie mit der digitalen Dokumentenlenkung von roXtra einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens!

  Standort­unabhängiger Zugriff auf Ihre QM-Dokumente
  Schnitt­stellen für einen einfachen Daten­austausch
  Einheitliches Design durch Format­vorlagen

Lenken Sie Ihre Dokumente anhand individueller Workflows.

Neben der Dokumentenverwaltung können Sie mit roXtra Ihre Dokumente normgerecht lenken. Mit einem automatisierten Freigabe- und Lenkungsprozess (Dokumenten-Workflow) können Sie festlegen, wie ein Dokument durch Ihr Unternehmen geleitet wird und ordnen Ihren Mitarbeitern bestimmte Rollen – beispielsweise Bearbeiter, Prüfer oder Freigeber – zu.

Welcher Dokumenten-Typ welchem Workflow folgen soll, können Sie dabei ganz individuell bestimmen: Eine Verfahrensanweisung oder SOP folgt beispielsweise einem anderen Lenkungsprozess als ein Formular oder eine Checkliste. Die Dokumenten-Workflows sind frei konfigurierbar, um Ihren Bedürfnissen und Anforderungen – nach sämtlichen Normen und Regelwerken – gerecht zu werden.

Anfallende Aufgaben werden von roXtra automatisch generiert und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Um die Gültigkeit Ihrer Dokumente zu überprüfen, können Sie entsprechende Wiedervorlagen hinterlegen. Somit bleiben Ihre Dokumente immer auf dem neuesten Stand. Während der Überarbeitung aktiver Dokumente wird den Lesern weiterhin der bisher gültige Revisionsstand angezeigt. Entwürfe sind für die Empfänger und Leser nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z.B. Arbeitsanweisungen) im operativen Umfeld vorliegen.

Dokumentenbearbeitung in gewohnter Umgebung (z.B. MS Office)  
Transparente Freigabe und Prüfung von Dokumenten
Alle Arbeits­schritte werden norm­konform dokumentiert  
Individuell konfigurierbare Dokumenten-Workflows
Nur freigegebene und aktuelle Dokumente sind für Leser sichtbar  

roXtra übernimmt die automatische, normgerechte Archivierung und Revisionierung Ihrer Dokumente.

Mit roXtra Dokumente können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter jederzeit mit der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Während der Überarbeitung aktiver Dokumente wird den Lesern weiterhin der bisher gültige Revisionsstand angezeigt. Entwürfe sind für die Empfänger und Leser nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen) im operativen Umfeld vorliegen. Eine versehentliche Verwendung veralteter Dokumente wird somit verhindert.

Mit Hilfe der automatischen Vergabe von Revisionsnummern sorgt roXtra für eine lückenlose und leicht zurückverfolgbare QM-Dokumentation. Zusätzlich können Sie in einer Vergleichsansicht zwei verschiedene Revisionen gegenüberstellen und vergleichen. Somit lassen sich Überarbeitungen schnell erfassen und prüfen. Veraltete Revisionsstände speichert roXtra automatisch und auditgerecht in einer Dokumenten-Historie (Archiv) ab.

  Automatische Archivierung und Revisionierung
  Alte Revisions­stände und Überarbeitungen jederzeit nachvollziehbar
  Sicherheit bei der Zertifizierung

Systemübergreifendes und effizientes Benutzermanagement.

Die Benutzer- und Rechteverwaltung webbasierter Software gehört häufig zu den fehleranfälligsten Prozessen. Je schneller ein Unternehmen und dessen IT-Landschaft wachsen, umso schwieriger wird die Verwaltung der Benutzer. Mit dem systemübergreifenden und effizienten Benutzermanagement in roXtra behalten Sie immer den Überblick und können ganz einfach individuelle Rechte festlegen.

Insbesondere bei Systemen mit großer Nutzerzahl ermöglichen die Schnittstellenanbindungen an unterschiedliche Identity Provider – darunter Active Directory, Azure AD oder Okta – eine bequeme Übernahme und Pflege von Benutzer-Stammdaten aus anderen Systemen. Legen Sie alle Zugriffs-, Bearbeitungs-, und Freigaberechte in roXtra individuell fest und organisieren Sie Ihre Benutzer nach Bereichen oder verschiedenen Gruppen (z.B. nach Abteilungen etc.).

Detaillierte Rechte­vergabe auf Gruppen- und Personen­ebene  
Übersichtliche Rechtematrix  
Anbindung an verschiedene Identity Provider (z.B. Active Directory, Azure, Okta) möglich  

QM-Dokumente in roXtra so schnell und einfach finden wie Informationen im Internet.

Dank der schnellen, integrierten Volltextsuche findet jeder Mitarbeiter auf Anhieb genau das Dokument, das er sucht und benötigt. roXtra durchsucht dabei sowohl die Metadaten als auch die Inhalte der Dokumente, auf die der Mitarbeiter Zugriffsrechte besitzt. Geben Sie einfach einen oder auch mehrere Begriffe in die Suchzeile ein und schon zeigt roXtra Ihnen die Treffer an. Über die „Erweiterte Suche“ können Sie Ihre Ergebnisliste noch präzisieren und die Sucheinstellungen in Form einer Vorlage speichern und damit für weitere Mitarbeiter zugänglich machen.

  Integrierte Volltext- und Feld­suche für schnelles Auffinden relevanter Dokumente
  Gliederung in übersichtlicher, hierarchischer Baum­struktur
  Einfache Handhabung

Verteilen Sie relevante Dokumente schnell und zuverlässig.

Wenn Sie ein Dokument nach der Bearbeitung freigegeben haben, können Sie alle betreffenden Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Auch eine Sofortverteilung von Dokumenten an bestimmte Empfänger – beispielsweise an neu eingetretene Mitarbeiter –  ist jederzeit möglich. Diese erhalten automatisch eine Leseaufgabe in roXtra und per E-Mail.

Hat der Empfänger das Dokument zur Kenntnis genommen, kann er dies mit einer dokumentierten Lesebestätigung abschließen, dadurch können Sie jederzeit nachvollziehen, welcher Empfänger das Dokument gelesen hat. Zusätzlich zur einfachen Lesebestätigung können Sie optional für jedes Dokument einen Fragenkatalog hinterlegen, der korrekt beantwortet werden muss. Damit wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter das Dokument sorgfältig gelesen und verstanden haben.

Automatische Benach­richtigung per E-Mail
Dokumentation aller Empfangs­bestätigungen
Erweiterte Lese­bestätigung durch Multiple-Choice-Tests

Integrieren Sie Dokumente und Informationen aus roXtra in Ihre Prozesslandschaft.

Die Abbildung von Prozessbeschreibungen ist viel mehr als nur das „Malen”. Sie schafft Transparenz, bildet somit die Grundlage für eine hohe Prozessqualität und ebnet den Weg für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele.

Mit dem integrierten Flowchart-Designer erstellen Sie im Handumdrehen transparente Darstellungen Ihrer betrieblichen Abläufe und Organigramme. Dadurch können Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach strukturieren und organisieren und für alle Beteiligten zugänglich machen. Die klare Abbildung gibt Aufschluss über sämtliche Schritte, Verantwortlichkeiten, anfallende Aufgaben und Entscheidungen innerhalb eines bestimmten Prozesses und zeigt die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Vorgängen auf.

Hinterlegen Sie hierzu direkt die zugehörigen Formulare und Dokumente aus Ihrer roXtra Dokumentation zu den einzelnen Prozessschritten. Auch roXtra Felder lassen sich in die Prozesse integrieren und werden als Datenbankfelder automatisch aktualisiert. Somit unterstützt Sie der Flowchart-Designer zusätzlich bei Ihrer normgerechten QM-Dokumentation.

Vereinfachte und übersichtliche Darstellung komplexer Prozesse  
Erstellung von präzisen Arbeitsanweisungen
Verknüpfung von Dokumenten, roXtra Feldern und Objekten
Verlinkung von externen Inhalten möglich  
Qualitätsmanagement: Standardisierte Dokumentation (z.B. Zertifizierung nach ISO 9001)  

Erstellen und designen Sie ganz leicht Ihre Prozesslandkarte, Flussdiagramme, Organigramme, Mindmaps und vieles mehr.

Geschäftsprozesse sind ebenso vielfältig wie komplex. Prozesslandkarten bilden die Übersicht über alle Kernelemente und unterstützende Prozesse und veranschaulichen, wie diese miteinander verknüpft sind. Mit dem integrierten Flowchart-Designer können Sie ganz einfach die Aufbauorganisation sowie Workflows und einzelne Aktivitäten Ihres Unternehmens anschaulich und übersichtlich illustrieren und abbilden. Hierfür stehen Ihnen vielfältige Stile, Formen, Symbole und Farben zur Verfügung.

Das Prozessmodellierung-Tool von roXtra bietet Ihnen verschiedene Werkzeuge und Vorlagen von grundlegenden Formaten und Darstellungsformen – darunter Flowcharts, Prozessabläufe, Organigramme, Turtle-Diagramme u. v. m. Diese liefern Ihnen bereits die Grundstruktur und erleichtern Ihnen die grafische Erstellung und Modellierung Ihrer Prozesse. Somit können Sie Ihre Geschäftsabläufe ohne großen Schulungsaufwand modellieren. Weitere lokale Programme, wie beispielsweise MS Visio, werden für die Visualisierung nicht benötigt.

  Freie Gestaltbarkeit Ihrer Prozesse direkt in roXtra
  Schnittstellen für einen einfachen Datenaustausch
  Prozessdokumentations-Software
  Die Alternative zu MS Visio

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„roXtra ist das perfekte Arbeits­mittel für Unter­nehmen, die sich zerti­fizieren lassen möchten oder bereits zertifiziert sind. Über die Platt­form stellen wir Dokumente zentral und in papier­loser Form in einer gültigen Fassung zur Verfügung.“

Matthias Berka
Qualitätsmanager der seele GmbH

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