Die Dokumentenlenkung-Software für Ihr QM
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Warum roXtra Dokumente?
Nie wieder veraltete Dokumente
Stets aktuelle Dokumente und normkonforme Archivierung
Kosten und Zeit sparen
Automatisierte Workflows und leistungsstarke Volltextsuche
Benutzerfreundlich
Webbasiert, standortunabhängig und intuitive Bedienung
Transparenz und Teamwork
Zentrale Ablage, Audittrails und klare Zugriffsrechte
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Was ist Dokumentenlenkung?
Dokumentenlenkung oder auch Dokumentenmanagement bezeichnet den systematischen Umgang mit allen qualitätsrelevanten Dokumenten: Von der Erstellung über Prüfung, Freigabe, Versionierung, Verteilung bis zur Archivierung oder Löschung. Dieses Verfahren entspricht der ISO 9001:2015 „Lenkung dokumentierter Information“ und stellt Transparenz sowie Auditfähigkeit sicher.
Was versteht man unter Dokumentenlenkung?
Unter dem Begriff Dokumentenlenkung versteht man ein dokumentiertes Verfahren, das den gesamten Workflowprozess von Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation festlegt. Sie bildet somit die Grundlage für ein funktionierendes und effizientes Qualitätsmanagementsystem.
Was zählt zu einer effektiven Dokumentenlenkung?
Zur Dokumentenlenkung zählen sämtliche qualitätsrelevanten und unternehmensweiten Dokumente, die im Rahmen eines Managementsystems gesteuert werden müssen. Dazu gehören u. a.:
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
- Prozess- und Verfahrensanweisungen
- Formulare und Checklisten
- Qualitätsrichtlinien
- Aufzeichnungen und Protokolle
Diese gelenkten Dokumente unterliegen festgelegten Freigabe-, Änderungs- und Archivierungsprozessen, um sicherzustellen, dass immer nur die aktuelle, gültige Version im Umlauf ist. Eine lückenlose Lenkung verbessert die Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass Mitarbeitende stets mit korrekten Informationen arbeiten. Dabei handelt es sich um einen zentralen Punkt bei internen und externen Audits.
Was bedeutet „Lenkung dokumentierter Information“ gemäß ISO 9001?
Die ISO 9001:2015 ersetzt den Begriff „Dokumentenlenkung“ weitgehend durch den umfassenderen Ausdruck „Lenkung dokumentierter Information“. Damit sind nicht nur formale Dokumente gemeint, sondern alle Informationen, die ein Unternehmen zur Planung, Durchführung, Steuerung und Überprüfung seiner Prozesse benötigt – unabhängig von Medium und Format.
Das umfasst sowohl strukturierte Inhalte wie digitale Arbeitsanweisungen und Tabellen als auch unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Bilder oder Audits. Die Norm fordert, dass diese Informationen:
- eindeutig identifizierbar sind (z. B. durch Versionierung),
- aktuell gehalten werden,
- angemessen geschützt sind (z. B. vor unberechtigtem Zugriff oder versehentlichen Änderungen),
- und gezielt zur Verfügung gestellt werden können (Verteilung, Zugriffskontrolle, Archivierung).
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie roXtra unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen erfolgreich und revisionssicher umzusetzen.
Welche Vorteile bietet roXtra bei der Dokumentenlenkung?
roXtra vereinfacht die effiziente Dokumentenlenkung durch eine benutzerfreundliche, ISO-konforme Plattform, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments digital abbildet und automatisiert. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Transparente Workflows: Jeder Schritt, von der Erstellung über Prüfung, Freigabe bis zur Veröffentlichung, wird systemgestützt abgebildet. Verantwortlichkeiten sind klar geregelt.
- Versionierung & Revisionssicherheit: Alte Versionen werden automatisch archiviert. Nur die aktuelle Version ist im Umlauf.
- Benachrichtigungen & Lesebestätigung: Nutzende werden automatisch über neue oder geänderte Dokumente informiert. Lesebestätigungen können dokumentiert werden.
- Audit-Tauglichkeit: Änderungen werden in den sogenannten Audittrails protokolliert. Dokumente sind jederzeit nachvollziehbar und auditierbar.
- Zugriffssteuerung: Nur autorisierte Personen sehen oder bearbeiten bestimmte Dokumente.
- Zentrale Plattform: Alle dokumentierten Informationen sind an einem Ort, über Suchfunktion oder Verlinkung (z. B. via Perma-Links im Intranet) schnell auffindbar.
Diese Funktionen machen roXtra zu einem effektiven Werkzeug, um die Anforderungen aus ISO 9001, MDR, FDA oder internen QM-Richtlinien zuverlässig zu erfüllen.
Einfache und effiziente Dokumentenlenkung
Mit roXtra Dokumente schaffen Sie einen zentralen und strukturierten Ort für alle relevanten Unternehmensunterlagen. Die digitale Lösung zur effizienten Dokumentensteuerung ermöglicht es Ihnen, Ihre Dateien automatisiert, normgerecht und zeitsparend zu verwalten; von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Dank individueller Workflows, Audittrails für mehr Transparenz und einer systemübergreifenden Benutzerverwaltung behalten Sie jederzeit den Überblick und sorgen für klare Verantwortlichkeiten. So entsteht ein lebendiges, transparentes und auditsicheres Qualitätsmanagement, das Ihr gesamtes Unternehmen nachhaltig unterstützt.
Dokumente
lenken
Systemübergreifendes Benutzermanagement
Individuelle
Workflows
Verteilung relevanter Dokumente
Darum mit roXtra die Dokumentenverwaltung optimieren
Die Dokumentenlenkung bildet das Rückgrat eines effektiven und normkonformen Qualitätsmanagementsystems. Sie sorgt für strukturierten Informationszugang, erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen und schafft die Grundlage für erfolgreiche Audits sowie eine reibungslose ISO-Zertifizierung, z. B. nach ISO 9001, ISO 13485 oder GxP.
Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von roXtra und der leistungsstarken Volltextsuche finden Sie jedes Dokument in Sekunden. Gleichzeitig profitieren Sie von klar definierten Workflows, die individuell an Ihre Prozesse angepasst werden können – inklusive transparenter Lenkungs- und Freigabeprozesse.
Die Dokumentenlenkung-Software unterstützt Sie dabei, sämtliche Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zentral zu verwalten und normgerecht zu steuern. So wird die Einhaltung aller relevanten Richtlinien deutlich einfacher – ganz ohne Mehraufwand im Tagesgeschäft.
Verschiedene Dateiformate? Kein Problem!
Die Software roXtra unterstützt alle gängigen Dateiformate – sowohl offene wie ODF (.odt, .ods, .odp) als auch proprietäre Formate wie Microsoft Office oder PDF. Damit ist roXtra besonders flexibel einsetzbar und ermöglicht eine nahtlose Bearbeitung, Versionierung und Integration verschiedenster Dokumenttypen in bestehende Freigabe- und Workflow-Prozesse. Erfahren Sie mehr über die Integration von Libre Office in unseren Blogbeitrag.
Weitere Informationen zur Dokumentenlenkung mit roXtra
Wir denken heute viel stärker in Prozessen: Früher war ein Dokument oft nur innerhalb einer Abteilung bekannt. Jetzt schauen auch andere mit drauf, bringen ihre Perspektive ein und das erhöht die Qualität enorm!
Dr. Iris Beck, Wahrendorff
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