Die Auditmanagement-Software für Ihr QM

Auditmanagement bezeichnet die systematische Planung, Durchführung und Nachbereitung von Audits, also den gesamten Zyklus und nicht nur den Audittag.

Zunächst wird festgelegt, welche Bereiche wann und nach welchen Kriterien auditiert werden. Anschließend erfolgt die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des Audits. Entscheidend ist, was nach dem Audit vor Ort danach passiert: Festgestellte Abweichungen müssen in konkrete Maßnahmen überführt, Verantwortlichkeiten festgelegt und die Wirksamkeit überprüft werden. Erst dann trägt ein Audit nachhaltig zur Verbesserung von Prozessen und Managementsystemen bei.

Eine Audit-Management-Software unterstützt Sie bei der Planung, Durchführung und Auswertung von Audits. Sie verwaltet Checklisten, Auditberichte und Maßnahmen zentral an einem Ort und sorgt dafür, dass Fristen, Aufgaben und Nachweise jederzeit im Blick bleiben. Sie hilft dabei, betriebsinterne Nichtkonformitäten frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.

Es wird unterschieden zwischen internen und externen Audits. Interne Audits, auch 1st Party Audits genannt, werden von Mitarbeitern der eigenen Firma in Form einer Selbstprüfung realisiert. Extern durchgeführt werden 2nd Party Audits und 3rd Party Audits.

Eine besonders große Rolle im Qualitätsmanagement spielen Produktaudits, welche die Übereinstimmung der Anforderungen einzelner Produkte sicherstellen. Aber auch Systemaudits zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit des gesamten Managementsystems und Prozessaudits zur Überprüfung der Leistungsfähigkeit von Prozessen zählen zu den verschiedenen Auditformen.

Eine Auditmanagement-Software wie roXtra Audits ermöglicht die strukturierte Verwaltung verschiedener Auditarten:

• Interne Audits (1st Party Audits): Selbstprüfung durch eigene Mitarbeiter
• 2nd Party Audits: Lieferanten- oder Kundenaudits
• 3rd Party Audits: Zertifizierungsaudits durch unabhängige Organisationen
• Produktaudits: Sicherstellung der Produktanforderungen
• Systemaudits: Überprüfung des gesamten Managementsystems
• Prozessaudits: Bewertung der Leistungsfähigkeit einzelner Prozesse

Eine digitale Auditmanagement Software spart Zeit, schafft Transparenz und reduziert Fehlerquellen. Audits lassen sich zentral planen, dokumentieren und auswerten. Alle Beteiligten arbeiten mit aktuellen Informationen, Ergebnisse sind jederzeit nachvollziehbar und Maßnahmen können konsequent nachverfolgt werden.

roXtra unterstützt den gesamten Auditprozess – von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Audits werden strukturiert geplant, Aufgaben klar zugewiesen und Checklisten digital bereitgestellt. Auditoren können Ergebnisse direkt erfassen, sodass keine Medienbrüche entstehen.

Das hängt von Art und Umfang des Audits ab. Je früher Sie starten, desto entspannter läuft es. In vielen Fällen ist es sinnvoll, einige Wochen vorher mit der Vorbereitung zu beginnen. So bleibt genügend Zeit, relevante Unterlagen zu prüfen, Beteiligte einzubinden und offene Punkte vor dem Audit zu klären.

Mit roXtra lassen sich verschiedene Auditarten flexibel umsetzen, z. B. interne Audits, Lieferantenaudits, Prozessaudits oder Zertifizierungsaudits. Die Lösung ist branchenunabhängig einsetzbar und kann individuell an Anforderungen angepasst werden.

Ein internes Audit ist die Überprüfung von Prozessen, Abläufen oder Managementsystemen im eigenen Unternehmens. Es hilft dabei, Schwachstellen aufzudecken, gesetzliche Anforderungen einzuhalten und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen.

Entscheidend für das Audit ist, ob Anforderungen eingehalten werden und Prozesse wirksam funktionieren. Die Kriterien dafür sind meist Normen wie ISO-Standards, gesetzliche und regulatorische Vorgaben, interne Regelungen und definierte Ziele. Ein gutes Audit zeigt nicht nur Abweichungen auf, sondern auch Verbesserungspotenziale.

Auditoren nutzen unterschiedliche Methoden, um sich ein vollständiges Bild zu verschaffen. Dazu gehören Dokumentenprüfungen, Interviews, Vor-Ort-Begehungen und Stichproben. Oft werden mehrere Methoden kombiniert, um die Ergebnisse abzusichern.

Abweichungen sind kein Problem, solange Sie daraus die richtigen Maßnahmen ableiten. Analysieren Sie die Ursachen, legen Sie Verantwortlichkeiten fest und verfolgen Sie die Umsetzung durch vereinbarte Fristen nach. So werden aus Auditfeststellungen konkrete Verbesserungen.

Maßnahmen werden direkt aus Auditfeststellungen heraus erstellt, verantwortlichen Personen zugewiesen und mit Fristen versehen. Fortschritte sind jederzeit transparent einsehbar, Erinnerungen unterstützen die fristgerechte Umsetzung und sorgen dafür, dass nichts verloren geht.

Zudem lassen sich Unternehmensprozesse nachhaltig optimieren und alle Nachweisdokumente zentral verwalten, lenken und revisionssicher archivieren.

roXtra verbindet Auditplanung, Durchführung und Maßnahmenverfolgung in einem durchgängigen System. Auditergebnisse werden direkt dokumentiert und automatisch in konkrete Maßnahmen überführt, inklusive Verantwortlichkeiten und Fristen. Durch die enge Verknüpfung mit weiteren QM-Prozessen (z. B. Dokumenten- oder Maßnahmenmanagement) bleiben alle Informationen konsistent und zentral verfügbar. Das reduziert Abstimmungsaufwand, verhindert Medienbrüche und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.