Die Prozessmanagement Software für digitale und gelebte Prozesse

Mit einem effizienten und automatisierten Workflow-Management zu nachhaltigem Erfolg.

Prozessmanagement-Tool für automatisierte Abläufe und Prozesse

Sie wollen Ihre Prozesse nicht automatisieren, sondern lediglich visualisieren?  Zum Flowchart-Designer

Das Modul roXtra Prozesse ist die Lösung für digital ausführbare und automatisierte Arbeitsabläufe und schafft die Grundlage für ein lebendiges Prozess- und Qualitätsmanagement. Mit dem Modul können Sie sowohl Ihre Formulare digital abbilden und bearbeiten, als auch Ihre Prozesse definieren, modellieren und direkt ausführen – abteilungsübergreifend, webbasiert und standortunabhängig.

Das Tool ermöglicht die einfache Erstellung, Verwaltung sowie Lenkung Ihrer digitalen Formulare. Zudem können Sie zugehörige Inhalte und Dokumente aus der roXtra Dokumentenlenkung verknüpfen. Darüber hinaus unterstützt Sie die Software bei der intuitiven Erstellung von elektronischen Eingabemasken mit Formularfeldern (z. B. Checklisten und Dropdown-Felder) und bei der Automatisierung bereits bestehender Office-Formulare.

Zusätzlich stehen Ihnen vielfältige Prozessvorlagen für wiederkehrende Abläufe wie beispielsweise Reklamationen, KVPs, Genehmigungen und Freigabeprozesse zur Verfügung, die Sie inhaltlich und formal beliebig anpassen können. Somit können Sie schnell und bequem Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und Abläufe automatisieren.

Hinter jedem digitalen Formular steckt ein eigener Prozess: Unsere Prozessmanagement Software basiert auf dem Standard der Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0), die einheitliche Sprache zur Geschäftsprozessmodellierung. Dies ermöglicht Ihnen neben der Visualisierung und Modellierung Ihrer Unternehmensabläufe auch deren automatische Ausführung sowie die Analyse in roXtra.

Festgelegte, logische Regeln und Verantwortlichkeiten für einzelne Vorgänge und Aufgaben sowie automatische Benachrichtigungen schaffen dabei Transparenz für alle Prozessbeteiligten. Verwenden Sie außerdem Links zur Verknüpfung von Subprozessen, das ermöglicht die effektive Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams und stärkt die Kommunikation.

Die digitale Transformation und somit der Trend zum mobilen Arbeitsplatz (Home-Office) steigen zunehmend. In diesem Zusammenhang gewinnen das „papierlose Büro“ und digitale Prozesse auch immer mehr an Bedeutung. Besonders die Kommunikation und der Austausch zwischen Mitarbeitern im Home-Office oder im Außendienst und Bürogängern sowie auch bei der Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg stellt so manches Unternehmen noch vor eine Herausforderung. Insbesondere, wenn beispielsweise wichtige Formulare ausgefüllt und anderen Mitarbeitern zügig zur Verfügung gestellt werden müssen.

Undefinierte oder intransparente Unternehmensprozesse stellen weitere Hürden des dezentralen Arbeitens dar. Sie erschweren die tägliche Arbeit, kosten Zeit und Geld und führen im schlimmsten Fall zur Nichteinhaltung oder -erfüllung von regulatorischen Standards.
Ein entsprechendes Tool – wie die QM-Software roXtra – kann hierbei Abhilfe schaffen und Sie dabei unterstützen, ein interaktives, gelebtes Prozessmanagement zu etablieren.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse, indem Sie die Arbeitsabläufe und Aufgaben Ihres Unternehmens abbilden.
Optimieren Sie Ihre Managementprozesse, indem Sie die Prozesse Ihres Unternehmens digitalisieren.

roXtra wird zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer Geschäftsprozesse, Abläufe und Aufgaben: Die Funktionen im Überblick

Erstellen Sie Eingabemasken für Ihre Mitarbeiter und automatisieren Sie bestehende Office-Formulare.

Elektronische Formulare sind ein Werkzeug im Bereich des Prozessmanagements zur effektiven Strukturierung, Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unleserliche, per Hand ausgefüllte Papier-Formulare sowie eine ineffiziente und zeitaufwendige Prozessführung gehören ab sofort der Vergangenheit an. Mit digitalen Formularen automatisieren Sie den Informations- und Aufgabenfluss im Team standortübergreifend, optimieren und beschleunigen Ihre Unternehmensprozesse, steigern dadurch Qualität und Effizienz und senken gleichzeitig Ihre Kosten.

Ihre Mitarbeiter können die Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur weiteren Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Der Aufbau der elektronischen Formulare kann dabei dynamisch über Abhängigkeiten und Eingaben variiert werden. Erstellen Sie individuelle Eingabemasken mit Formularfeldern – beispielsweise Checklisten, Dropdown-Felder oder Optionsschaltflächen – hinterlegen Sie die entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten und automatisieren Sie die Benachrichtigungen an beteiligte Mitarbeiter.

  Formulare digital ausfüllen, bearbeiten & weiterleiten
  QM: KVP, CAPA, Reklamationen, Change­management, 8D Report etc.
  HR: Onboarding, Reisekostenabrechnung, Urlaubsantrag, Fortbildungs­anträge etc.
  Sonstiges: Internes Bestellwesen, Reinigungs­protokolle etc.

Gestalten Sie Ihre Geschäfts­prozesse ganz flexibel und digital und bringen Sie Struktur in Ihre Abläufe.

Erstellen Sie Ihre Prozesse über eine einfache Expresstabelle oder anhand der grafischen Modellierung über die Business Process Model and Notation 2.0 – dem gängigsten Standard zur Geschäftsprozessmodellierung. Hierfür stehen Ihnen alle wichtigen Elemente und Symbole der BPMN 2.0 Modellierungssprache zur Verfügung: Von Pools und Swimlanes über verschiedene Flussobjekte (z. B. Tasks, Ereignisse, Aktivitäten oder Gateways), den Verbindungen von Objekten bis hin zu Artefakten (Modell- und Datenobjekte, die zusätzliche und ergänzende Informationen darstellen).

Die einzelnen Elemente können Sie über Mausklick und per Drag&Drop beliebig anordnen, bearbeiten und beschriften. Hinterlegen Sie Regeln und bestimmen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen im Vorgang. Sie können die Aufgaben in den einzelnen Aktivitäten definieren und Eingabemöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter schaffen.

Selbstverständlich unterstützen und schulen wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer individuellen Prozesse. Darüber hinaus stellen wir Ihnen verschiedene Beispielprozesse zur Verfügung (z. B. CAPA, Datenschutzmeldung, Rechnungsworkflow, Dienstreiseantrag u. v. m.) damit Sie direkt starten können.

Prozessmodellierung auf Basis von BPMN 2.0  
Verschiedene Prozessvorlagen zur sofortigen Nutzung  
Keine Programmierung notwendig  
Benutzermanagement mit intuitivem und dynamischen Rollenkonzept  

Sie wollen Ihre Prozesse nicht automatisieren, sondern rasend schnell und einfach visualisieren?

Mit dem Flowchart-Designer von roXtra können Sie Ihre Prozesse schnell und einfach zeichnen und somit für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich abbilden.

Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Vorgänge und Aufgaben.

Im Cockpit und in übersichtlichen Dashboards sehen Sie jederzeit, in welchem Status sich ein Vorgang gerade befindet. Fälligkeiten, Aufgabenmanagement und farbliche Markierungen unterstützen bei der Strukturierung. Alle Aktivitäten und Kommentare in den Vorgängen werden vom System nachvollziehbar archiviert.

Über Auswertungen und Heatmaps können Sie Bottlenecks und Schwachstellen identifizieren und beheben sowie Best Practices als Standard in Ihrer Organisation etablieren. Das schafft ein einheitliches Verständnis für komplexe Abläufe und unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer digitalen Geschäftsprozesse.

  Grafische Reports, Dashboards und Kennzahlen
  Aufgabenmanagement mit Fristen
  Audittrail und Nachverfolgbarkeit
  Optimierung Ihres Prozessmanagements

roXtra trägt zu einer effizienteren Teamarbeit bei.

roXtra wird zur zentralen Drehscheibe für Ihre Abläufe. Alles, was zu einem Vorgang gehört befindet sich an einem Ort. Die Prozessmanagement Software roXtra ermöglicht Ihnen die übersichtliche Darstellung von komplexen Arbeitsabläufen und größeren Projekten anhand eines einfachen Schaubilds – und das sogar, wenn mehrere Abteilungen eingebunden sind. So versteht jeder Anwender leicht seine Rolle und Aufgaben.

Alle Prozessbeteiligten können mit der Kommentarfunktion am Vorgang mitarbeiten und Feedback geben. Laden Sie weitere Kollegen zu Ihren Vorgängen ein und halten Sie diese informiert. Darüber hinaus können Sie verschiedene Subprozesse miteinander verknüpfen, das erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Klare Zuordnung von Aufgaben und Tätigkeiten  
Praktische Verknüpfung von Subprozessen für abteilungsübergreifende Projekte
Übersicht über die gesamte Kommunikation
Transparente und erfolgreiche Teamarbeit  

Die Schnitt­stellen­anbindung ermöglicht ein system­übergreifendes Arbeiten.

Starten Sie Prozesse aus anderen Anwendungen oder Webformularen und lagern Sie wiederkehrende und komplexe Prozessteile in Subprozesse aus. Übergeben Sie dabei Prozessdaten oder anhängige Dateien. Nutzen Sie Timerevents und Entscheidungen für die Steuerung Ihrer Vorgänge und hinterlegen Sie Geschäftsregeln für eine automatische Entscheidungsfindung.

Darüber hinaus können Sie über sogenannte „Service-Tasks“ weitere IT-Systeme an roXtra anbinden und somit Ihre Prozesse noch effizienter gestalten.

  Anbindung an Fremdsysteme über Schnittstellen
  Importieren Sie Dokumente und Daten

Anwendungsbeispiele
Weitere Informationen zum Prozessmanagement mit roXtra
Erleben Sie roXtra live