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Das Modul roXtra Prozesse zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Prozess­­­­management Software für digitale und gelebte Prozesse

Die Prozess­management Software für digitale und gelebte Prozesse

roXtra wird zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer Geschäfts­prozesse, Abläufe und Aufgaben: Die Funktionen im Überblick

Sie wollen Ihre Prozesse nicht automatisieren, sondern lediglich visualisieren? Zum Flowchart-Designer

Erstellen Sie Eingabemasken für Ihre Mitarbeiter und automatisieren Sie bestehende Office-Formulare.

Elektronische Formulare sind ein Werkzeug im Bereich des Prozessmanagements zur effektiven Strukturierung, Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Unleserliche, per Hand ausgefüllte Papier-Formulare sowie eine ineffiziente und zeitaufwendige Prozessführung gehören ab sofort der Vergangenheit an. Mit digitalen Formularen automatisieren Sie den Informations- und Aufgabenfluss im Team standortübergreifend, optimieren und beschleunigen Ihre Unternehmensprozesse, steigern dadurch Qualität und Effizienz und senken gleichzeitig Ihre Kosten.

Ihre Mitarbeiter können die Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur weiteren Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Der Aufbau der elektronischen Formulare kann dabei dynamisch über Abhängigkeiten und Eingaben variiert werden. Erstellen Sie individuelle Eingabemasken mit Formularfeldern – beispielsweise Checklisten, Dropdown-Felder oder Optionsschaltflächen – hinterlegen Sie die entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten und automatisieren Sie die Benachrichtigungen an beteiligte Mitarbeiter.

Gestalten Sie Ihre Geschäfts­prozesse ganz flexibel und digital und bringen Sie Struktur in Ihre Abläufe.

Die einzelnen Elemente können Sie über Mausklick und per Drag&Drop beliebig anordnen, bearbeiten und beschriften. Hinterlegen Sie Regeln und bestimmen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen im Vorgang. Sie können die Aufgaben in den einzelnen Aktivitäten definieren und Eingabemöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter schaffen.

Selbstverständlich unterstützen und schulen wir Sie gerne bei der Erstellung Ihrer individuellen Prozesse. Darüber hinaus stellen wir Ihnen verschiedene Beispielprozesse zur Verfügung (z. B. CAPA, Datenschutzmeldung, Rechnungsworkflow, Dienstreiseantrag u. v. m.) damit Sie direkt starten können.

Sie wollen Ihre Prozesse nicht automatisieren, sondern rasend schnell und einfach visualisieren?

Mit dem Flowchart-Designer von roXtra können Sie Ihre Prozesse schnell und einfach zeichnen und somit für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich abbilden.

Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Vorgänge und Aufgaben.

Im Cockpit und in übersichtlichen Dashboards sehen Sie jederzeit, in welchem Status sich ein Vorgang gerade befindet. Fälligkeiten, Aufgabenmanagement und farbliche Markierungen unterstützen bei der Strukturierung. Alle Aktivitäten und Kommentare in den Vorgängen werden vom System nachvollziehbar archiviert.

Über Auswertungen und Heatmaps können Sie Bottlenecks und Schwachstellen identifizieren und beheben sowie Best Practices als Standard in Ihrer Organisation etablieren. Das schafft ein einheitliches Verständnis für komplexe Abläufe und unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer digitalen Geschäftsprozesse.

roXtra trägt zu einer effizienteren Teamarbeit bei.

roXtra wird zur zentralen Drehscheibe für Ihre Abläufe. Alles, was zu einem Vorgang gehört befindet sich an einem Ort. Die Prozessmanagement Software roXtra ermöglicht Ihnen die übersichtliche Darstellung von komplexen Arbeitsabläufen und größeren Projekten anhand eines einfachen Schaubilds – und das sogar, wenn mehrere Abteilungen eingebunden sind. So versteht jeder Anwender leicht seine Rolle und Aufgaben.

Alle Prozessbeteiligten können mit der Kommentarfunktion am Vorgang mitarbeiten und Feedback geben. Laden Sie weitere Kollegen zu Ihren Vorgängen ein und halten Sie diese informiert. Darüber hinaus können Sie verschiedene Subprozesse miteinander verknüpfen, das erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Die Schnitt­stellen­anbindung ermöglicht ein system­übergreifendes Arbeiten.

Starten Sie Prozesse aus anderen Anwendungen oder Webformularen und lagern Sie wiederkehrende und komplexe Prozessteile in Subprozesse aus. Übergeben Sie dabei Prozessdaten oder anhängige Dateien. Nutzen Sie Timerevents und Entscheidungen für die Steuerung Ihrer Vorgänge und hinterlegen Sie Geschäftsregeln für eine automatische Entscheidungsfindung.

Darüber hinaus können Sie über sogenannte „Service-Tasks“ weitere IT-Systeme an roXtra anbinden und somit Ihre Prozesse noch effizienter gestalten.

Anwendungsbeispiele

Anwendungsbeispiel Urlaubsantrag

Urlaubsantrag

Zum Prozess >

Anwendungsbeispiel Spesenabrechnung

Spesenabrechnung

Zum Prozess >

Anwendungsbeispiel Datenschutzmeldung

Datenschutzmeldung

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Anwendungsbeispiel Reklamationen

Reklamationen

Zum Prozess >

Anwendungsbeispiel Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement

Zum Prozess >

Anwendungsbeispiel Arbeitsunfallmeldung

Arbeitsunfall melden

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Anwendungsbeispiel Kanban-Board

Kanban Board

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Anwendungsbeispiel Einkaufsprozess

Einkaufsprozess

Zum Prozess >

Anwendungsbeispiel Onboarding

Onboarding

Zum Prozess >

Anwendungsbeispiel Urlaubsantrag

Urlaubsantrag

Anwendungsbeispiel Spesenabrechnung

Spesenabrechnung

Anwendungsbeispiel Datenschutzmeldung

Datenschutzmeldung

Anwendungsbeispiel Reklamationen

Reklamationen

Anwendungsbeispiel Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement

Anwendungsbeispiel Arbeitsunfall-Meldung

Arbeitsunfall melden

Anwendungsbeispiel Kanban-Board

Kanban Board

Anwendungsbeispiel Einkaufsprozess

Einkaufsprozess

Anwendungsbeispiel Onboarding

Onboarding

Weitere Informationen zum Prozess­management mit roXtra

Broschüre zu roXtra Prozesse

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Blogbeitrag zu roXtra Prozesse

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Flowchart-Designer

Prozesse einfach visualisieren

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Prozess­management-Tool für automatisierte Abläufe und Prozesse

Warum roXtra Prozesse?

Das Modul roXtra Prozesse ist die Lösung für digital ausführbare und automatisierte Arbeitsabläufe und schafft die Grundlage für ein lebendiges Prozess- und Qualitätsmanagement. Mit dem Modul können Sie sowohl Ihre Formulare digital abbilden und bearbeiten, als auch Ihre Prozesse definieren, modellieren und direkt ausführen – abteilungsübergreifend, webbasiert und standortunabhängig.

Das Tool ermöglicht die einfache Erstellung, Verwaltung sowie Lenkung Ihrer digitalen Formulare. Zudem können Sie zugehörige Inhalte und Dokumente aus der roXtra Dokumentenlenkung verknüpfen. Darüber hinaus unterstützt Sie die Software bei der intuitiven Erstellung von elektronischen Eingabemasken mit Formularfeldern (z. B. Checklisten und Dropdown-Felder) und bei der Automatisierung bereits bestehender Office-Formulare.

Zusätzlich stehen Ihnen vielfältige Prozessvorlagen für wiederkehrende Abläufe wie beispielsweise Reklamationen, KVPs, Genehmigungen und Freigabeprozesse zur Verfügung, die Sie inhaltlich und formal beliebig anpassen können. Somit können Sie schnell und bequem Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und Abläufe automatisieren.

Was genau sind roXtra Prozesse?

Hinter jedem digitalen Formular steckt ein eigener Prozess: Unsere Prozessmanagement Software basiert auf dem Standard der Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0), die einheitliche Sprache zur Geschäftsprozessmodellierung. Dies ermöglicht Ihnen neben der Visualisierung und Modellierung Ihrer Unternehmensabläufe auch deren automatische Ausführung sowie die Analyse in roXtra.

Festgelegte, logische Regeln und Verantwortlichkeiten für einzelne Vorgänge und Aufgaben sowie automatische Benachrichtigungen schaffen dabei Transparenz für alle Prozessbeteiligten. Verwenden Sie außerdem Links zur Verknüpfung von Subprozessen, das ermöglicht die effektive Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams und stärkt die Kommunikation.

Wozu ein Prozessmanagement-Tool?

Die digitale Transformation und somit der Trend zum mobilen Arbeitsplatz (Home-Office) steigen zunehmend. In diesem Zusammenhang gewinnen das „papierlose Büro“ und digitale Prozesse auch immer mehr an Bedeutung. Besonders die Kommunikation und der Austausch zwischen Mitarbeitern im Home-Office oder im Außendienst und Bürogängern sowie auch bei der Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg stellt so manches Unternehmen noch vor eine Herausforderung. Insbesondere, wenn beispielsweise wichtige Formulare ausgefüllt und anderen Mitarbeitern zügig zur Verfügung gestellt werden müssen.

Undefinierte oder intransparente Unternehmensprozesse stellen weitere Hürden des dezentralen Arbeitens dar. Sie erschweren die tägliche Arbeit, kosten Zeit und Geld und führen im schlimmsten Fall zur Nichteinhaltung oder -erfüllung von regulatorischen Standards. Ein entsprechendes Tool – wie die QM-Software roXtra – kann hierbei Abhilfe schaffen und Sie dabei unterstützen, ein interaktives, gelebtes Prozessmanagement zu etablieren.

Optimieren Sie Ihre Managementprozesse, indem Sie die Prozesse Ihres Unternehmens digitalisieren.

Erleben Sie roXtra live

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