Mit dem Prozess des Monats September – Onboarding – möchten wir Ihnen einen beispielhaften Ablauf zur strukturierten Einarbeitung neuer Mitarbeiter vorstellen. Dank des automatisierten Prozesses im Modul roXtra Prozesse wird sichergestellt, dass für Ihr neues Teammitglied alle benötigten Ressourcen ab dem ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen. Zudem erinnert Sie roXtra daran, regelmäßig Mitarbeitergespräche durchzuführen, sodass Sie eine optimale Einarbeitungsphase mit kontinuierlichem Feedback gewährleisten können.

Zur Veranschaulichung des Ablaufs wird der Prozess nachfolgend exemplarisch durchlaufen.

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Prozesses Onboarding

Der Montag beginnt für Herrn Fastoll mit einer guten Nachricht. In der vergangenen Woche hatte er ein sehr vielversprechendes Bewerbungsgespräch mit Frau Pahrendt, die sich auf die Stelle als Qualitätsmanagementbeauftragte beworben hat. Die Kandidatin kann alle benötigten Qualifikationen nachweisen und hat heute mündlich das Jobangebot angenommen. Obendrein kann sie schon am ersten Oktober anfangen.

Herr Fastoll möchte keine Zeit verlieren und startet deshalb in roXtra den Prozess Onboarding.

Im ersten Schritt trägt er den Namen der neuen Mitarbeiterin, die Art der Beschäftigung sowie das Eintrittsdatum ein. Zudem hinterlegt er die Verantwortlichen aus der Personalabteilung (PA) sowie der elektronischen Datenverarbeitung (EDV).

Abbildung 2: Eingabemaske beim Starten des Onboarding-Prozesses

Die Beteiligten erhalten nun folgende Nachricht:

Hallo Zusammen,
zum 01.10.2020 können wir ein neues Teammitglied bei uns begrüßen: Petra, Pahrendt
Bitte treffen Sie alle notwendigen Vorbereitungen.
Viele Grüße
Friedrich Fastoll

Zudem erhalten Herr Fastoll (Leitung und Vorgesetzter), Herr Faber (PA) und Frau Pauli (EDV) Aufgaben mit Checklisten, um den ersten Arbeitstag von Frau Pahrendt vorzubereiten.
Abbildung 3 zeigt exemplarisch die Checkliste für Frau Pauli. Sie wird u.a. aufgefordert alle benötigten Lizenzen (z.B. roXtra und MS Office Paket) zur Verfügung zu stellen und den Laptop für Frau Pahrendt einzurichten.

Abbildung 3: Checkliste aller Vorbereitungen der Abteilung EDV

Sobald alle vorbereitenden Aufgaben abgeschlossen wurden und der erste Arbeitstag von Frau Pahrendt angelaufen ist, erfolgen die Einweisungen durch den Vorgesetzten. Dies beinhaltet z.B. einen Rundgang durch das Unternehmen, die Benutzerschulung für die QM-Software roXtra, eine sicherheitstechnische Unterweisung sowie die Einarbeitung in die Abläufe des Qualitätsmanagements. Abbildung 4 zeigt exemplarisch die Checkliste, die für den Vorgesetzten, Herrn Fastoll, im Onboarding-Prozess hinterlegt wurde.

Abbildung 4: Aufgaben des Vorgesetzten im Rahmen der Einweisung

Zudem wählt der Vorgesetzte an dieser Stelle einen Termin für das erste Mitarbeitergespräch aus.

Herr Fastoll setzt diesen Termin etwa 3 Wochen nach Antritt der neuen Mitarbeiterin an. Gemeinsam besprechen Sie den Verlauf und den Status der bisherigen Einarbeitung. Herr Fastoll möchte, dass Frau Pahrendt alle benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen und ist gespannt, welche Hindernisse Ihr in den ersten Wochen im Unternehmen begegnet sind. Diese Punkte nimmt er gern als Feedback für die kontinuierliche Verbesserung des Onboardings auf.

Abbildung 5: Mitschriften aus dem ersten Mitarbeitergespräch

Abbildung 5 zeigt die Mitschriften von Herrn Fastoll aus dem ersten Feedbackgespräch. Frau Pahrendt fühlt sich sehr gut im Team aufgenommen und hat sich auch sehr schnell mit den neuen Abläufen vertraut gemacht. Sie möchte zudem einen eintägigen Auffrischungskurs zum Thema „QMS nach DIN EN ISO 9001“ besuchen.
Darüber hinaus hat Frau Pahrendt bereits jetzt erste Ideen zur Optimierung des Qualitätsmanagements. Auch diese Hinweise nimmt Herr Fastoll gern entgegen und startet sofort den Prozess „Fortbildungsantrag“ in seinem roXtra, um bei der Personalabteilung die Weiterbildung zu beantragen.

Sie vereinbaren einen Termin für das zweite Mitarbeitergespräch im kommenden Januar und einen weiteren kurz vor dem Ende der Probezeit von Frau Pahrendt im März.
In allen Folgeterminen bestätigt sich das positive Bauchgefühl, welches Herr Fastoll bereits im Bewerbungsgespräch hatte. Frau Pahrendt ist sehr schnell zu einem festen Bestandteil des Teams gewachsen und erfüllt ihre Aufgaben gewissenhaft und sorgfältig.
Er ist rundum mit ihr zufrieden und ist froh, dass Ihre Einarbeitung auch dank des automatisierten Onboarding-Prozesses so reibungslos funktioniert hat.


In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Prozesse abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

251