Klar definierte Prozesse sind der Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens: Sie schaffen Transparenz über innerbetriebliche Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten und legen somit die Grundlage zur Einhaltung und kontinuierlichen Optimierung von Qualitätsstandards. Gleichzeitig können automatisierte Geschäftsprozesse viele Vorgänge im Unternehmensalltag vereinfachen: Prozesse werden hierbei nicht „nur“ definiert und modelliert, sondern können auch direkt ausgeführt werden. Das spart Zeit und Geld. Unternehmensprozesse sind dabei jedoch keinesfalls isoliert zu betrachten. Erst eine abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit – beispielsweise durch die Verknüpfung und Verlinkung einzelner Abläufe – ermöglichen ein kollaboratives und effizientes Arbeiten. Die Einbindung weiterer Systeme (z.B. CRM, MS Office Dienste, ERP-Software etc.) über API-Schnittstellen ist dabei ein nächster Schritt. In diesem Blog-Beitrag möchten wir Ihnen aufzeigen, wie Sie über sogenannte „Service Tasks“ weitere IT-Systeme an das Modul roXtra Prozesse anbinden und somit Ihre Prozesse noch effizienter gestalten können.

Was ist ein Service Task?  

Ein „Task“ beziehungsweise eine Aufgabe ist eines der grundlegendsten Elemente innerhalb eines Geschäftsprozesses: Sie legt den einzelnen Arbeitsschritt fest. In der BPMN 2.0 sind dabei verschiedene Arten von Tasks definiert, die wiederum unterschieden werden in User Tasks – also Aufgaben, die von einer Person ausgeführt werden – und automatisierten Tasks, ohne menschliche Interaktion. Ein Service Task ist Letzterem zugeordnet. Er symbolisiert Aufrufe von anderen, externen Applikationen. Service Tasks sind demnach als eine Aufgabe zu verstehen, die einen Webdienst, eine automatisierte Anwendung oder andere Arten von Diensten zur Erledigung der Aufgabe verwendet.

Sie sind somit ein einfacher Weg, um aus einem Vorgang in roXtra heraus einen Code auszuführen und dabei beispielsweise auf Datenbanken zuzugreifen oder gar komplexe und individuelle Berechnungen oder Operationen durchzuführen. Dies möchten wir Ihnen anhand von drei verschiedenen Use Cases einmal genauer vorstellen. 

Use Case 1: Der Urlaubsantrag

Der erste Use Case „Urlaubsantrag“ ist zwar simpel, erleichtert der Personalabteilung die Übersicht und Organisation des Urlaubsmanagements jedoch enorm:

Ein Mitarbeiter reicht seinen Urlaubsantrag ein, dieser wird daraufhin von seinem Vorgesetzten geprüft. Nach der Genehmigung des Urlaubs wird durch den Service Task im Office 365 Outlook Kalender direkt ein Eintrag in den Urlaubskalender über den Abwesenheitszeitraum des Mitarbeiters erzeugt. Die Übertragung der Urlaubstage in den Kalender geschieht somit voll automatisch und muss nicht händisch eingetragen werden. Für eine ganzheitliche Übersicht der Urlaubstage sowie auch zur Ermittlung des übrigen Resturlaubs, können die Daten anschließend als ICS-Datei (ein gängiges Datenformat zum Austausch von Kalenderinhalten) aus dem roXtra-System ausgegeben werden.

Abbildung 1: Der Service Task überträgt die Urlaubstage automatisch im Outlook Urlaubskalender.

Use Case 2: Controlling und statistische Überwachung am Beispiel Bestellwesen

Das Controlling und die statistische Überwachung sind ein fundamentaler Bestandteil erfolgreicher Unternehmen. Controlling ist hierbei der übergeordnete Begriff, der die Planung, Steuerung, Kontrolle und Analyse aller Unternehmensbereiche zusammenfasst und somit die Grundlage für fundierte Entscheidungen des Managements bildet. Unser zweiter Use Case bezieht sich an dieser Stelle auf den Bereich „Bestellwesen“. Üblicherweise nutzen Unternehmen für ihr Warenwirtschaftssystem eine Software für das sogenannte Customer-Relationship-Management (kurz CRM). In der CRM-Datenbank werden sämtliche Kundendaten und entsprechende Informationen erfasst, darunter auch Bestellungen. roXtra Prozesse kann Bestellvorgänge gesamtheitlich abbilden und mithilfe von Service Tasks die Lücke von Bestelleingang bis zur Rechnungsstellung und letztlich dem Controlling schließen.

Legt ein Vertriebsmitarbeiter nun im Bestellprozess in roXtra einen neuen Vorgang an, sprich eine neue Kundenbestellung, so kann über einen entsprechenden Service Task aus dem roXtra Vorgang heraus auf den CRM SQL-Server zugegriffen werden. Der Server verarbeitet die Anfrage und sendet die angeforderten Informationen – z.B. die Kundennummer, Kontaktdaten und die Bestellhistorie – an den Service Task zurück. Dieser verarbeitet die bereitgestellten Informationen und hinterlegt diese automatisch im roXtra Vorgang. Der Vertriebsmitarbeiter kann nun weitere Informationen zu Bestell- und Auftragsdaten ergänzen und zur weiteren Bearbeitung an die Warenauslieferung bis letztlich zur Rechnungsstelle weiterleiten. Hierbei ist es sinnvoll, an den verschiedenen Schnittpunkten im Prozess einen Service Task zu hinterlegen, um aktualisierte Daten an den SQL-Server zu senden. Entsprechend sind letztlich sämtliche Bestell- und Auftragsdetails im CRM eingepflegt. Somit kann das Management eindeutig die Summe aller Bestellungen und ggf. Reklamationen sowie weitere Daten einfach nachvollziehen, auswerten und analysieren.

Abbildung 2: Ein Service Task kann mit einer CRM SQL-Datenbank kommunizieren, um bspw. Bestell- und Auftragsdetails zu verarbeiten.

Use Case 3: Abbildung eines ganzheitlichen Qualitätsmanagements

Unser dritter und an dieser Stelle letzter Use Case soll aufzeigen, wie Sie mithilfe von Service Tasks über mehrere Software-Systeme ganz einfach ein umfassendes, ganzheitliches Qualitätsmanagement abbilden können. Hierzu haben wir zum Beispiel mit unserem langjährigen Partner Inworks eine Schnittstelle implementiert, die über einen Service Task automatisch angesprochen werden kann. So ist es beispielsweise möglich, das Prozessmanagement Modul von roXtra mit dem Maßnahmenmanagement von Intrafox zu verknüpfen und dabei aus einem roXtra Prozess  heraus in Intrafox eine Maßnahme automatisch anzulegen.

Service Tasks in roXtra 

Mit dem Modul roXtra Prozesse werden standardmäßig bereits diverse Services angeboten, welche zudem individuell erweiterbar sind. Diese stehen auf unserer GitHub Seite kostenlos für Sie zum Download zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie auch eigene Service Tasks programmieren und in Ihr roXtra-System einbinden, wir unterstützen Sie gerne dabei.

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