Mit dem Prozess des Monats August möchten wir Ihnen mögliche Abläufe Ihres Einkaufsprozesses in roXtra Elektronische Formulare veranschaulichen. Hierfür schauen wir uns beispielhaft die Bedarfsmeldungen der folgenden drei Mitarbeiter an:

Meldung von Frau Pahrendt: Ich benötige für eine Recherche das Buch “Prozessmodellierung für Einsteiger” zum Preis von 12,99 Euro.


Meldung von Herrn Bauer: Zur Verbesserung des Betriebsklimas möchte ich im Pausenraum eine Spielekonsole aufstellen. Diese kostet 279,99 Euro.


Meldung von Herrn Fastoll: Ich brauche zur Erstellung neuer Datensicherungen mehr Speicherkapazität. Hierfür benötige ich zwei neue Festplatten für jeweils 114,99 Euro.

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Einkaufsprozesses

Alle drei Mitarbeiter starten den Einkaufsprozess in ihrem roXtra über den Button Bedarf melden (siehe Abbildung 2) und füllen dabei die in Abbildung 3 gezeigte Eingabemaske aus.

Abbildung 2: Starten des Prozesses Einkauf über den Button Bedarf melden.

Abbildung 3: Eingabemaske zur Bedarfsmeldung am Beispiel von Frau Pahrendt.

Anschließend verfolgen die drei Meldungen unterschiedliche Wege. Die Anfrage von Frau Pahrendt wird direkt zum Einkauf weitergeleitet. Das Buch, das sie benötigt kostet weniger als 100 Euro. Unternehmensweit wurde festgelegt, dass eine Bestellung von Artikeln mit einem Wert kleiner als 100 Euro nicht explizit vom Vorgesetzten genehmigt werden muss. Dies soll den Arbeitsaufwand der Vorgesetzten verringern.

Die Meldungen von Herrn Bauer und Herrn Fastoll gelangen entsprechend der 100-Euro-Regelung zuerst zu ihrem jeweiligen Vorgesetzten und müssen durch diesen freigegeben werden.
Der Vorgesetzte von Herrn Bauer findet seine Idee mit der Spielekonsole nicht schlecht, allerdings ist er von der Unternehmensführung zu Sparmaßnahmen angehalten worden. Die Bedarfsmeldung von Herrn Bauer wird deshalb abgelehnt und er erhält folgende Benachrichtigung:

Hallo Herr Bauer,
die Bestellung von ‘Spielekonsole 2000’ wurde nicht veranlasst.
Begründung: Aufgrund der laufenden Sparmaßnahmen haben wir momentan nicht die finanziellen Mittel für solche Anschaffungen.
Viele Grüße
Manfred Foyd

Diese Nachricht wird vom roXtra System automatisch erstellt und Feldeingaben, wie beispielsweise die Begründung von Herrn Foyd, werden automatisch eingefügt.

Die Meldung von Herrn Fastoll wird ebenfalls zunächst durch den Vorgesetzten geprüft. Da es sich hierbei um dringend notwendige Artikel für den laufenden Systembetrieb handelt, gibt er die Bestellung frei.
Zudem muss der Vorgesetzte entscheiden, ob eine Lieferantenauswahl und die Einholung mehrerer Angebote notwendig sind. Da das Unternehmen bereits seit vielen Jahren einen festen Lieferanten für Computerzubehör hat, ist keine gesonderte Lieferantenauswahl notwendig und auch die Meldung von Herrn Fastoll wird zum Einkauf weitergeleitet.
Der Einkauf erhält die Aufgaben das Buch sowie die beiden Festplatten zu bestellen. Hierbei sind Informationen wie die Lieferkosten, das voraussichtliche Lieferdatum sowie die Gesamtsumme anzugeben.

Drei Tage nach der Bestellung kommen die Artikel beim Einkauf an und die Wareneingangskontrolle kann durchgeführt werden. Leider ist das Paket mit dem Buch für Frau Pahrendt beschädigt geliefert worden. Das Buch ist stark geknickt und teilweise eingerissen. Der Einkauf startet die Reklamation, schickt das Buch zurück und veranlasst die Lieferung eines neuen Exemplars.

Frau Pahrendt wird über die Verzögerung wie folgt benachrichtigt:

Hallo Frau Pahrendt,
die Bestellung ‘Prozessmodellierung für Einsteiger’ musste reklamiert werden.
Grund hierfür: Ware kam beschädigt bei uns an.
Viele Grüße
Einkauf (Vorname, Nachname)

Diese Nachricht wird vom roXtra System automatisch erstellt und Feldeingaben, wie beispielsweise der Reklamationsgrund, werden automatisch eingefügt.
Die Lieferung für Herrn Fastoll wurde vollständig und intakt geliefert und kann von ihm beim Einkauf abgeholt werden. Er erhält folgende Benachrichtigung: 

Hallo Herr Fastoll,
die Bestellung ‘2x Festplatte professional (4 TB)’ ist angekommen. Sie können diese nun beim Einkauf abholen.
Viele Grüße
Einkauf (Vorname, Nachname)

Alle drei Bedarfsmeldungen haben nun den Einkaufsprozess durchlaufen und zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen geführt. Dies veranschaulicht die Vielfalt an Gestaltungsmöglichkeiten, die mit dem Modul roXtra Elektronische Formulare abgebildet werden können. Die Automatisierung und Digitalisierung Ihres Prozesses bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:

    • Bedarfsmeldungen sind dank der Eingabemaske klar und eindeutig formuliert
    • alle Beteiligten können den Status der Meldung kontinuierlich verfolgen
    • keine Bestellung oder Reklamation kann vergessen werden
    • der Zeitaufwand für Vorgesetzte zur Freigabe von Bestellungen wird stark reduziert
    • der Prozess zur Bestellung ist transparent und verständlich
    • alle Vorgänge (auch abgeschlossene) können in der Vorgangsliste eingesehen und sämtliche Daten exportiert werden
    • die Auswertung von Bestellungen z. B. innerhalb eines Quartals wird zum Kinderspiel

In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Elektronische Formulare abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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