Motivierte Mitarbeiter zu finden und zu halten ist auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt eine bekannte Problematik für viele Unternehmen. Innovative Mitarbeiter-Benefits wie diverse Sport- und Freizeitangebote, betriebliche Kinderversorgung und Sabbaticals finden sich zwischenzeitlich in immer mehr Betrieben. Weit oben auf der Liste der beliebtesten Mitarbeiter-Benefits stehen allerdings nach wie vor individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.

Die Möglichkeit durch eine Fortbildung sein Wissen zu erweitern und sowohl dem Arbeitgeber als auch der eigenen Arbeitsweise und Persönlichkeitsentwicklung einen Sprung nach vorn zu ermöglichen, reizt viele Arbeitnehmer. Im Prozess des Monats Oktober, dem Fortbildungsantrag, möchten wir Ihnen veranschaulichen, wie Sie die Bearbeitung eines Antrags zur Weiterbildung in unserem Modul roXtra Prozesse abbilden können.

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Prozesses Fortbildungsantrag

Im Prozess des Monats September, dem Onboarding, haben wir Ihnen gezeigt wie mit roXtra Prozesse die Einarbeitung von Frau Pahrendt erfolgreich und effizient gelungen ist. In einem Feedbackgespräch mit ihrem Vorgesetzten hat sie angegeben, dass sie gern einen Auffrischungskurs zum Thema „QMS nach DIN EN ISO 9001“ besuchen möchte. Dieses Beispiel möchten wir nachfolgend im Prozess Fortbildungsantrag abbilden.

Mit einem Klick auf den Button Antrag stellen startet Frau Pahrendt den Prozess. Im ersten Schritt macht sie einige Angaben zur Fortbildung, die sie gern im Januar besuchen möchte (siehe Abb. 2). Zudem fügt sie für ihren Vorgesetzten Informationsmaterial zur inhaltlichen Gestaltung der Weiterbildung als Dateianhang ein.

Abbildung 2: Eingabemasken zur Antragstellung für eine Fortbildung

Der Antrag wird nun zum Vorgesetzten, Herrn Fastoll, weitergeleitet.

Herr Fastoll schaut sich den Antrag genau an. Er möchte, dass Frau Pahrendt die voraussichtlichen Kosten für die Fortbildung ergänzt. Hierfür wählt er im Dropdownfeld unter Antrag „Korrektur erforderlich“, schreibt daraufhin einen Hinweis zu den notwendigen Korrekturen in das erscheinende Textfeld und schickt den Antrag damit im Prozess an Frau Pahrendt zurück (siehe Abb. 3).

Abbildung 3: Genehmigung durch den Vorgesetzten mit Angabe der erforderlichen Korrekturen

Frau Pahrendt erhält nun vom System folgende automatische Benachrichtigung:

Guten Tag Frau Pahrendt,
Ihrem Fortbildungsantrag wurde vorerst nicht stattgegeben.
Bitte führen Sie die folgenden Korrekturen durch:

  • voraussichtliche Kosten aufführen

Viele Grüße
Friedrich Fastoll

Der Antrag landet mit der Bitte zur Korrektur bzw. Ergänzung damit wiederum bei Frau Pahrendt. Sie ergänzt die fehlende Information zu den voraussichtlichen Kosten und sendet den Antrag abermals an Herrn Fastoll.

Er prüft den Antrag erneut. Die voraussichtlichen Kosten, die Frau Pahrendt ergänzt hat, hält er für angemessen und gibt daraufhin den Antrag frei.

Frau Pahrendt wird anschließend wie folgt benachrichtigt:

Guten Tag Frau Pahrendt,
Ihr Antrag auf Fortbildung wurde vom Vorgesetzten genehmigt und wird nun von der Mitarbeitervertretung geprüft.

In diesem Beispielprozess ist an die Freigabe des Vorgesetzten die Kenntnisnahme der Mitarbeitervertretung angeschlossen. Diesen Zwischenschritt können Sie im Modul roXtra Prozesse durch die Anpassung des Prozessablaufs beliebig verändern. Sie können beispielsweise hinterlegen, dass weitere Abteilungen die Fortbildung genehmigen müssen oder dass die Genehmigung des Vorgesetzten ausreichend ist und der Antrag direkt zur Personalabteilung weitergeleitet wird.

In unserem Beispiel bekommt im Anschluss an den Vorgesetzten die Mitarbeitervertretung den Antrag.  Diese kann den Fortbildungsantrag zwar nicht ablehnen, sie kann allerdings Korrekturen anfordern.

Bei Frau Pahrendt sind alle Informationen vorhanden und schlüssig und es sind keine weiteren Korrekturen notwendig. Die Mitarbeitervertretung sieht den Antrag somit als „in Ordnung“ an.

Frau Pahrendt wird nun wie folgt benachrichtigt:

Guten Tag Frau Pahrendt,
Ihr Antrag auf Fortbildung wurde final genehmigt. Es sind keine weiteren Korrekturen notwendig. Die Personalabteilung wird automatisch informiert.

Sie kann sich nun für die Fortbildung anmelden und weitere Details planen.

Wie die Mitteilung bereits aussagt, erhält die Personalabteilung nach der finalen Freigabe die Information, dass Frau Pahrendt an der beantragten Fortbildung teilnehmen wird. Dieser Hinweis kann zum Beispiel in der Personalakte von Frau Pahrendt vermerkt werden.


In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Prozesse abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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