Das neue Jahr startet stressig und der eine oder andere fiebert bereits jetzt dem nächsten Urlaub entgegen. Passend hierzu stellen wir Ihnen den Prozess des Monats „Urlaubsantrag“ vor. Dieser Prozess kann mit dem Modul roXtra Prozesse abgebildet werden und automatisiert die Beantragung des Urlaubs durch den Mitarbeiter, die Genehmigung vom Vorgesetzten und die Prüfung durch die Personalabteilung.

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Prozess “Urlaubsantrag”

Starten Sie den Prozess ganz einfach über den Button „Urlaub beantragen“ (Abb. 2).

Einblick in roXtra Elektronische Formulare am Beispiel

Abbildung 2: Prozess starten über den Button “Urlaub beantragen”

Anschließend öffnet sich das elektronische Formular (Abb. 3), in dem Sie den Zeitraum Ihres Urlaubs (von/bis) sowie die Anzahl der benötigten Urlaubstage angeben. Des Weiteren können Sie hier Angaben über die Urlaubsart und einen Kommentar in die Eingabemaske eintragen.

Einblick in roXtra Elektronische Formulare am Beispiel der Eingabemaske zur Beantragung von Urlaub

Abbildung 3: Eingabemaske zum Beantragen des Urlaubs

 Nachdem der Antrag vollständig ausgefüllt wurde, erhält Ihr Vorgesetzter die Aufgabe zur Genehmigung des Urlaubs. Genehmigt der Vorgesetzte den Urlaub nicht, erhalten Sie folgende automatische Benachrichtigung:

In der Benachrichtigung werden automatisch die Datumsangaben des Urlaubs sowie die abgegebene Begründung des Vorgesetzten eingetragen.

Genehmigt Ihr Vorgesetzter den Urlaub, erhält die Personalabteilung die Aufgabe den Urlaub zu überprüfen. Hierfür werden die Resturlaubstage mit den benötigten Urlaubstagen abgeglichen. Verfügen Sie nicht über genügend Resturlaub, muss ein entsprechender Hinweis von der Personalabteilung abgeben werden. Sie erhalten daraufhin die oben aufgeführte Benachrichtigung mit dem Unterschied, dass unter dem Punkt „Begründung“ der Hinweis der Personalabteilung eingefügt wird.

Stehen Ihnen ausreichend Resturlaubstage zur Verfügung, erhalten Sie die folgende Benachrichtigung:

Damit ist der Prozess abgeschlossen und Sie können mit der weiteren Planung Ihres Urlaubs beginnen.


In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Prozesse abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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