Die QM-Software für öffentliche Einrichtungen und Bildungsträger
Die QM-Software für öffentliche Einrichtungen und Bildungsträger
Ein QM-System, das Verwaltung und Bildung entlastet
Über 1.000 Kunden setzen mit roXtra auf ein Qualitätsmanagementsystem, das im Organisationsalltag entlastet – egal ob öffentliche Verwaltung, Bildungseinrichtung oder Trägerorganisationen. Schaffen Sie Raum für das, was wirklich zählt: transparente Abläufe, rechtssichere Entscheidungen und verlässliche Qualität.
Warum roXtra?
Seit mehr als 25 Jahren unterstützen wir Organisationen bei der Umsetzung Ihres Qualitätsmanagements, darunter öffentliche Einrichtungen und Bildungsorganisationen. Wir sprechen Ihre Sprache, kennen die zentralen Bedürfnisse und bilden auch komplexe Organisations- und Trägerstrukturen zuverlässig ab. Dabei sind wir jederzeit skalierbar.
Auditsicher durch jede Prüfung
Erfüllen Sie Anforderungen wie AZAV, ISO 9001 oder ISO 21001 sicher und ohne Stress. Alle relevanten Informationen sind zentral verfügbar und jederzeit nachvollziehbar für Prüfungen, Audits und Zertifizierungen.
Verwaltungsaufwand spürbar reduzieren
Strukturierte Prozesse und zentrale Dokumentation verringern Abstimmungen und manuelle Arbeit. So gewinnen Sie Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben im täglichen Verwaltungs- und Bildungsbetrieb.
Klare Prozesse statt Abstimmungschaos
Alle Mitarbeitenden arbeiten mit freigegebenen und aktuellen Richtlinien, Dienstanweisungen und Entwicklungsplänen. Zuständigkeiten sind klar definiert und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert – für Transparenz und verlässliche Abläufe.
Hohe IT-Sicherheit & Compliance
Ihre Daten sind bei uns gut aufgehoben. Die Cloud-Lösung von roXtra ist DSGVO-konform und erfüllt alle Anforderungen des IT-Sicherheitsgesetzes. So behalten Sie die Kontrolle und erfüllen interne wie externe Sicherheitsvorgaben.
Volle Transparenz
Behalten Sie jederzeit den Überblick über Dokumente, Prozesse und Zuständigkeiten. Mit roXtra lassen sich auch komplexe Strukturen einfach bedienen – zum Beispiel bei mehreren Standorten, Einrichtungen oder Fachbereichen.
Alles in einem System
roXtra vereint Dokumentenlenkung, Prozessmanagement, Risiken, Audits und Maßnahmen in einem einzigen Tool – mit gemeinsamer Oberfläche und transparentem Rechtemodell. Dadurch werden Abläufe für alle Nutzer deutlich einfacher, übersichtlicher und effizienter.
KI-Unterstützung mit roXi: Weniger Aufwand, schnelleres Ergebnis
Unsere Plattform ist eine zukunftsorientierte Lösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Die Integration von KI-Funktionen unterstützt Sie, wenn gewünscht, bei der Automatisierung von Prozessen, der intelligenten Dokumentensuche und der Optimierung von Abläufen.
Jetzt Online-Termin vereinbaren
Bevor wir Ihnen viel erzählen, geben wir Ihnen lieber einen direkten Einblick. In einer kostenlosen und unverbindlichen Online‑Präsentation stellen wir Ihnen roXtra vor – und zeigen, wie wir damit Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.
Jetzt Online-Termin vereinbaren
Bevor wir Ihnen viel erzählen, geben wir Ihnen lieber einen direkten Einblick. In einer kostenlosen und unverbindlichen Online‑Präsentation stellen wir Ihnen roXtra vor – und zeigen, wie wir damit Ihren Arbeitsalltag erleichtern können.
Mit diesen roXtra Lösungen haben Sie ihr QM sicher im Griff
Einfache, digitale Dokumentenlenkung
Mit roXtra behalten Sie Ihre QM-Dokumentation sicher im Griff – von Dienstanweisungen über Richtlinien und Konzepte bis hin zu Formularen und Checklisten. Versionierung, Freigaben und Gültigkeiten laufen digital und nachvollziehbar. So arbeiten alle jederzeit mit aktuellen Inhalten.
Änderungen lassen sich strukturiert steuern und transparent über alle Standorte und Fachbereiche hinweg kommunizieren. Durch Wiedervorlagen und Erinnerungen werden Inhalte regelmäßig geprüft und auf dem neuesten Stand gehalten – für maximale Sicherheit bei Audits und im Alltag.
- Revisionssichere Versionierung und zentrale Ablage aller Dokumente
- Klare Freigabe- und Gültigkeitsprozesse
- Audit‑Trail und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
- Klare Zuständigkeiten für Dokumente und Inhalte
- Unterstützung zentraler Anforderungen an Transparenz und Qualitätssicherung, beispielsweise nach ISO 9001 und ISO 21001
Klare Abläufe und weniger Aufwand durch roXtra Prozesse
Mit roXtra bilden Sie ihre Prozesse so ab, wie sie tatsächlich gelebt werden. Abläufe werden einheitlich dokumentiert, Verantwortlichkeiten klar festgelegt und Änderungen nachvollziehbar gesteuert. Das schafft Transparenz im Organisationsalltag und Verlässlichkeit bei Audits, Prüfungen und Evaluationen.
Prozesse lassen sich digital steuern und bei Bedarf automatisieren. Das reduziert Fehler, verkürzt Bearbeitungszeiten und sorgt für durchgängig normkonforme Abläufe – ohne zusätzliche Insellösungen.
- Einfache, digitale Abwicklung von Abläufen wie Genehmigungen, Anträge, Beschwerden, etc.
- Grafische Prozessmodellierung mit BPMN 2.0
- Integration in ERP/CRM/Office
- Elektronische Formulare & automatisierte Workflows
- Vollständig digitale Prozessketten – standortübergreifend
Neu: KI-Prozessgenerator
Unsere KI erstellt auf Knopfdruck komplett funktionsfähige BPMN-Prozesse. Beschreiben Sie Ihren Ablauf oder geben Sie ein bestehende Prozessbeschreibung ein und roXi erzeugt logische Workflows inklusive Felder und Rollen.
Risiken, Audits und Maßnahmen erfolgreich managen
Risikomanagement, das Klarheit schafft
Mit einem zentralen Tool können Sie alle relevanten Risiken erfassen, bewerten und Maßnahmen daraus ableiten.
- Frühzeitiges Erkennen von Prozess-, Qualitäts- und Organisationsrisiken
- Abdeckung von Qualitäts-, Compliance- und Datenschutzrisiken
- Transparente Bewertung und Priorisierung von Risiken
- Direkte Ableitung von Chancen und Maßnahmen aus dem Risikomanagementsystem
Maßnahmen einfach planen und nachhaltig umsetzen
Ordnen Sie Maßnahmen klar zu, setzen Sie Fristen und behalten Sie den Fortschritt in Echtzeit im Blick.
- Zentrale Erfassung und Steuerung aller Maßnahmen
- Erzeugung von Maßnahmen direkt aus den Modulen Prozesse/Risiken/Audits
- Automatische Wirksamkeitsprüfung, Reports (Excel/Word/PDF) und lückenlose Dokumentation
- Verantwortlichkeiten transparent zuweisen
Das nächste Audit steht an? Kein Problem.
roXtra macht Ihr Auditmanagement übersichtlich und einfach, sodass Sie jederzeit auf Prüfungen vorbereitet sind.
- Auditfähig nach ISO 9001, ISO 21001, AZAV u.v.m.
- Zentrale und revisionssichere Audit‑Dokumentation
- Vollständige Audit-Trails
- Direkte Ableitung von Maßnahmen
- Remote und offline durchführbar
Mit diesen roXtra Lösungen haben Sie ihr QM sicher im Griff
Einfache, digitale Dokumentenlenkung
Mit roXtra behalten Sie Ihre QM-Dokumentation sicher im Griff – von Dienstanweisungen über Richtlinien und Konzepte bis hin zu Formularen und Checklisten. Versionierung, Freigaben und Gültigkeiten laufen digital und nachvollziehbar. So arbeiten alle jederzeit mit aktuellen Inhalten.
Änderungen lassen sich strukturiert steuern und transparent über alle Standorte und Fachbereiche hinweg kommunizieren. Durch Wiedervorlagen und Erinnerungen werden Inhalte regelmäßig geprüft und auf dem neuesten Stand gehalten – für maximale Sicherheit bei Audits und im Alltag.
✔️ Revisionssichere Versionierung und zentrale Ablage aller Dokumente
✔️ Klare Freigabe- und Gültigkeitsprozesse
✔️ Audit‑Trail und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen
✔️ Klare Zuständigkeiten für Dokumente und Inhalte
✔️ Unterstützung zentraler Anforderungen an Transparenz und Qualitätssicherung, beispielsweise nach ISO 9001 und ISO 21001
Klare Abläufe und weniger Aufwand durch roXtra Prozesse
Mit roXtra bilden Sie ihre Prozesse so ab, wie sie tatsächlich gelebt werden. Abläufe werden einheitlich dokumentiert, Verantwortlichkeiten klar festgelegt und Änderungen nachvollziehbar gesteuert. Das schafft Transparenz im Organisationsalltag und Verlässlichkeit bei Audits, Prüfungen und Evaluationen.
Prozesse lassen sich digital steuern und bei Bedarf automatisieren. Das reduziert Fehler, verkürzt Bearbeitungszeiten und sorgt für durchgängig normkonforme Abläufe – ohne zusätzliche Insellösungen.
✔️ Einfache, digitale Abwicklung von Abläufen wie Genehmigungen, Anträge, Beschwerden, etc.
✔️ Grafische Prozessmodellierung mit BPMN 2.0
✔️ Integration in ERP/CRM/Office
✔️ Elektronische Formulare & automatisierte Workflows
✔️ Vollständig digitale Prozessketten – standortübergreifend
Neu: KI-Prozessgenerator
Unsere KI erstellt auf Knopfdruck komplette BPMN-Prozesse. Beschreiben Sie Ihren Ablauf oder geben Sie ein bestehende Prozessbeschreibung ein und roXi erzeugt logische Workflows inklusive Felder und Rollen.
Risiken, Audits und Maßnahmen erfolgreich managen
Risikomanagement, das Klarheit schafft
Mit einem zentralen Tool können Sie alle klinikrelevanten Risiken erfassen, bewerten und Maßnahmen daraus ableiten.
✔️ Frühzeitiges Erkennen von Prozess-, Qualitäts- und Organisationsrisiken
✔️ Abdeckung von Qualitäts-, Compliance- und Datenschutzrisiken
✔️ Transparente Bewertung und Priorisierung von Risiken
✔️ Direkte Ableitung von Chancen und Maßnahmen aus dem Risikomanagementsystem
Maßnahmen einfach planen und nachhaltig umsetzen
Ordnen Sie Maßnahmen klar zu, setzen Sie Fristen und behalten Sie den Fortschritt in Echtzeit im Blick.
✔️ Zentrale Erfassung und Steuerung aller Maßnahmen
✔️ Erzeugung von Maßnahmen direkt aus den Modulen Prozesse/Risiken/Audits
✔️ Automatische Wirksamkeitsprüfung, Reports (Excel/Word/PDF) und lückenlose Dokumentation
✔️ Verantwortlichkeiten transparent zuweisen
Das nächste Audit steht an? Kein Problem.
roXtra macht Ihr Auditmanagement übersichtlich und einfach, sodass Sie jederzeit auf Prüfungen vorbereitet sind.
✔️ Auditfähig nach ISO 9001, ISO 21001, AZAV u.v.m..
✔️ Zentrale und revisionssichere Audit‑Dokumentation
✔️ Vollständige Audit-Trails
✔️ Direkte Ableitung von Maßnahmen
✔️ Remote und offline durchführbar
Erfahren Sie mehr zu den KI-Möglichkeiten in roXtra
roXtra eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten: Finden Sie dank unseres intelligenten Assistenten roXi im Handumdrehen genau die Informationen, die Sie brauchen. Oder lassen Sie über den KI-Hub und einer API-Schnittstelle Ihre eigenen KI-Systeme einfach und sicher in roXtra integrieren – immer aktuell, immer datenschutzkonform. Unser Team zeigt Ihnen gerne in einem persönlichen Online-Termin, wie Sie Ihr Qualitätsmanagement mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz in roXtra auf das nächste Level bringen.
Kundenstimmen und Erfahrungen mit roXtra
Anwenderberichte
Ihre wichtigsten Fragen beantwortet
Welche Qualitätsstandards und Anforderungen unterstützt roXtra im öffentlichen und Bildungsbereich?
roXtra unterstützt norm- und branchenübergreifend alle gängigen Anforderungen im Qualitätsmanagement – darunter ISO 9001, ISO 21001 sowie branchenspezifische Vorgaben wie AZAV.
Darüber hinaus lassen sich auch interne Richtlinien, gesetzliche Anforderungen und organisationsspezifische Standards einfach abbilden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Qualitätsmanagement nicht nur formal passt, sondern auch im Alltag zuverlässig funktioniert und bei Audits jederzeit belastbar ist.
Wie hilft roXtra dabei, Audits und Prüfungen sicher zu bestehen?
Mit roXtra sind Sie jederzeit auditbereit. Alle relevanten Informationen – wie Dokumente, Prozesse, Freigaben und Änderungen – sind zentral gespeichert und lückenlos nachvollziehbar.
Das bedeutet für Sie: weniger Stress in der Vorbereitung, kein Zusammensuchen von Unterlagen und klare Nachweise auf Knopfdruck. So gehen Sie deutlich entspannter in Audits, Prüfungen und Zertifizierungen.
Wie unterstützt roXtra den Arbeitsalltag in Verwaltung und Bildung konkret?
roXtra sorgt vor allem für eines: weniger Abstimmungsaufwand und mehr Übersicht.
Dokumente, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen werden zentral gesteuert. Alle Mitarbeitenden greifen auf aktuelle Informationen zu und wissen genau, was zu tun ist. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Fehler und schafft klare Abläufe – auch bei komplexen Strukturen oder mehreren Standorten.
Für welche Organisationen im öffentlichen und Bildungsbereich ist roXtra geeignet?
roXtra eignet sich für eine Vielzahl von Organisationen: von öffentlichen Verwaltungen und Behörden über Bildungseinrichtungen, Schul‑ und Hochschulträger bis hin zu Organisationen mit mehreren Standorten oder Hierarchieebenen. Die Software ist dabei flexibel anpassbar für komplexe Strukturen.
Besonders profitieren Organisationen, die mit mehreren Standorten arbeiten, hohe Dokumentations- und Nachweispflichten haben oder ihre Abläufe transparenter und effizienter gestalten möchten.
Wie aufwendig ist die Einführung von roXtra?
Die Einführung von roXtra erfolgt schrittweise und praxisnah. Unternehmen können mit einzelnen Modulen starten und die Lösung nach Bedarf erweitern. roXtra begleitet Sie bei der Einführung und sorgt dafür, dass die Lösung schnell Mehrwert schafft – ohne aufwendige oder risikoreiche IT‑Projekte.
Warum ein Start mit uns so einfach ist:
- Schrittweise Einführung statt jahrelangem QM-Projekt
- Startklar mit praxiserprobten QM‑Vorlagen – ohne monatelange Konzeptphase
- Geführte Einführung & persönlicher Ansprechpartner
- Praxisorientierter Support statt Hotline‑Warteschleifen
- Geringer IT‑Aufwand, keine Programmierung nötig
- Erste nutzbare Ergebnisse bereits früh im Projekt
Ist roXtra auch für Mitarbeitende ohne QM-Erfahrung geeignet?
Ja, absolut. roXtra ist so aufgebaut, dass auch Mitarbeitende ohne tiefes QM-Know-how schnell den Einstieg finden.
Die Oberfläche ist intuitiv und auf den Arbeitsalltag ausgerichtet. Gleichzeitig sorgen klare Prozesse und Strukturen dafür, dass sich alle gut orientieren können, unabhängig von ihrer Erfahrung im Qualitätsmanagement.
Wo wird das roXtra QM-System gehostet?
Sie als Kunde entscheiden, ob Sie die QM-Software roXtra als Software-as-a-Service (SaaS) oder bei Ihnen lokal gehostet (On-Premise) nutzen möchten. Die Software an sich wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Alle Infos zu Ihren Nutzungsoptionen finden Sie hier.
Unabhängig davon, für welches Modell Sie sich entscheiden, steht Sicherheit für uns an erster Stelle: Mit regelmäßigen Penetrationstests (Pentests) und Sicherheitsüberprüfungen gewährleisten wir den Schutz Ihrer Daten und wollen höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
Für Sie ist das Hosting Ihrer SaaS-Lösung nach C5-Standard des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) relevant? Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren.
Worin unterscheidet sich roXtra von klassischen Dokumentenmanagement- oder Einzellösungen?
roXtra geht über reine Dokumentenverwaltung hinaus. Sie steuern nicht nur Inhalte, sondern auch Prozesse, Risiken, Audits und Maßnahmen in einem zentralen System.
Dadurch vermeiden Sie Insellösungen, doppelte Datenpflege und Medienbrüche. Stattdessen entstehen durchgängige Abläufe, die Ihr Qualitätsmanagement wirklich im Alltag unterstützen.
Warum roXtra?
Über 25 Jahre Erfahrung
Benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar
Modular aufgebaut, in einem System
Komplexe Strukturen einfach abbilden
Online-Termin vereinbaren
Wir zeigen Ihnen roXtra – kostenlos und unverbindlich
Werfen Sie einen praxisbezogenen Blick auf unser System und
finden Sie heraus, ob roXtra die richtige Software für Ihr Qualitätsmanagement ist.
Sie möchten uns lieber eine Anfrage senden? Dann sind Sie hier richtig.