Der Begriff Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich so viel wie „Schild“ oder „Tafel“. Als Kanban bezeichnet man eine, in der Mitte des zwanzigsten Jahrhunderts entstandene, Arbeitsmanagement-Methode bei der, vereinfacht gesagt, die Arbeitsschritte in „Angefordert“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ unterteilt werden.

Dank des Moduls roXtra Elektronische Formulare wird Ihr Kanban Board ausführbar und interaktiv. Im nachfolgenden Beispiel besteht das Board aus den vier Spalten „Eingang“, „Product Backlog“, „in Umsetzung“ und „Review“, dies lässt sich jedoch ganz individuell nach Ihren Vorstellungen erweitern oder verringern.

Ansicht des Kanban Boards in roXtra Elektronische Formulare

Abbildung 1: Ansicht des Kanban Board in roXtra Elektronische Formulare

Starten Sie den Prozess ganz einfach mit einem Klick auf den Button „Projekt erfassen“.

Beim Erfassen des Projekts wird der/die Ersteller/in nach dem Titel, der Beschreibung und möglichen Anlagen gefragt.

Im Prozessschritt „Eingang“ wird darüber entschieden, ob das Projekt umgesetzt werden soll oder nicht. Wird das Projekt nicht umgesetzt, ist der Prozess bereits beendet. Soll das Projekt wiederum umgesetzt werden, geht es vorerst in das „Product Backlog“. Dies ist eine Art „Warteschleife“ für Projekte, deren Umsetzung geplant, allerdings noch nicht begonnen ist.

BPMN-Darstellung des Prozesses hinter dem Kanban Board

Abbildung 2: BPMN-Darstellung des Prozesses hinter dem Kanban Board

Kann mit der Umsetzung begonnen werden, wird das Projekt zum Schritt „in Umsetzung“ verschoben.

Nach Abschluss eines Projektes wird dieses in den Bereich „Review“ gegeben. Der/die Reviewer/in entscheidet darüber, ob das Projekt erfolgreich umgesetzt wurde oder nicht. Sind weitere Bearbeitungsschritte notwendig, wird das Projekt mit einem entsprechenden Hinweis zurück in die Umsetzung verschoben. Ist es hingegen vollständig, wird der Prozess beendet.

In allen Prozessschritten können Kommentare zum Projekt erstellt werden, wodurch die Dokumentation für das Team transparenter wird. Vorgänge, ganz gleich ob erledigt oder laufend, können Sie sich von roXtra tabellarisch als Excel-Datei ausgeben lassen oder Sie identifizieren beispielsweise Engpässe im Prozessverlauf mittels grafischen Reports oder Heatmaps.


In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Elektronische Formulare abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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