Der Prozess des Monats Juni „Spesenabrechnung“ enthält ein SpreadSheet – eine neue Funktionalität in roXtra Elektronische Formulare.

Das SpreadSheet ist angelehnt an die Microsoft Excel-Tabelle: Es bietet viele Zellformatierungsoptionen, Stile und Themen und zeichnet sich gleichzeitig durch eine einfache und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche aus. Es wird für die Implementierung von verwandten Daten und deren Visualisierung in tabellarischer Form (Zeilen und Spalten) verwendet. Bislang wurden Tabellen als Dateianhang mit einem Vorgang in Elektronische Formulare verknüpft, nun lassen sie sich direkt in die Eingabemasken integrieren. Dies spart viel Zeit, vereinheitlicht die Darreichungsformen Ihrer Daten und verhindert unvollständige Datensätze. In unserem Prozess des Monats wollen wir Ihnen das SpreadSheet anhand einer Spesenabrechnung näher vorstellen.

BPMN-Darstellung des Prozesses hinter der Spesenabrechnung. Der Prozess durchläuft automatisch und je nach Angaben die Schritte

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Prozesses „Spesenabrechnung“

Die Spesenabrechnung startet mit dem Ausfüllen des SpreadSheets durch den Ersteller. Im SpreadSheet sind bereits Angaben und Formeln hinterlegt, sodass lediglich die offenen Beträge und Daten in die Tabelle eingetragen werden müssen. Zudem wird der Ersteller aufgefordert, den Abrechnungszeitraum sowie einen, ggfs. im Vorfeld erhaltenen, Vorschuss anzugeben.

Die ausgefüllte Spesenabrechnung wird anschließend automatisch zur Prüfung an den Vorgesetzten weitergeleitet. Dieser entscheidet über die Freigabe oder notwendige Korrekturen. Sind Korrekturen erforderlich, erhält der Ersteller die Aufgabe zur Korrektur der Abrechnung sowie einen Hinweis des Vorgesetzten hierzu.

Ist die Spesenabrechung in Ordnung, erhält die Buchhaltung die Aufgabe die Spesen zu erstatten. Sobald  die Buchhaltung diese Aufgabe erfüllt hat, ist der Prozess beendet.


In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Elektronische Formulare abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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