Das Modul roXtra Prozesse ist sehr vielseitig einsetzbar. In unserem Prozess des Monats Juli stellen wir Ihnen einen Prozess aus dem Bereich Aufgabenmanagement vor, welcher täglich bei der Roxtra GmbH seine Anwendung findet.

Das Marketing-Team der Roxtra GmbH nutzt zur Organisation Ihrer Projekte und Aufgaben eine, auf die Anforderungen des Teams zugeschnittene, Form des Kanban-Boards. Die Teilaufgaben werden dadurch übersichtlich strukturiert und alle Teammitglieder können den Erledigungsstatus der Projekte kontinuierlich nachvollziehen.

Der Prozess gliedert sich in die vier Hauptphasen:

  1. Input
  2. Backlog
  3. In Progress
  4. Review

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Prozesses Marketing Aufgabenmanagement

Zusätzlich kann der Prozess um die Schritte Feedback sowie Success review ergänzt werden. Nachfolgend wollen wir exemplarisch die Aufgabe Erstellen des Prozesses des Monats Juli durchspielen und Ihnen veranschaulichen, welche Vorteile sich durch die Verwendung von roXtra Prozesse ergeben.

Starten Sie die Aufgabe indem Sie auf den Button Projekt erfassen klicken (siehe Abb. 2).

Abbildung 2: Erfassen einer Aufgabe

Nun öffnet sich eine Eingabemaske, in die sie den Titel der Aufgabe und erste Notizen eintragen können (siehe Abb. 3). Zudem besteht die Möglichkeit über Dropdown-Felder die Priorität der Aufgabe und die Kategorie auszuwählen, Dateianhänge sowie bei Bedarf Erinnerungsdaten zu hinterlegen.

Die Auswahl der Kategorie bestimmt im weiteren Verlauf des Prozesses die Art der hinterlegten Felder, weshalb diese Auswahl ein Pflichtfeld (*) ist. Wählen Sie z. B. die Kategorie BLOG erscheint automatisch ein weiteres Feld zur Art des Blogbeitrags. Um diese Funktionalität zu nutzen, hinterlegen Sie für die entsprechenden Felder während der Modellierung des Prozesses sogenannte Bedingungen. Der Prozess weiß dadurch automatisch, welche Felder Sie nur für diese Aufgabenkategorie benötigen.

Hinweis: Informationen zum Hinterlegen von Feldbedingungen finden Sie im „roXtra Prozesse Handbuch“.

Wissen Sie bereits bei der Erstellung der Aufgabe, wer welche Rolle spielen wird, können Sie die Person direkt hinterlegen. In unserem Beispiel haben wir Herrn Faber als Bearbeiter eingetragen.

Abbildung 3: Eingabemaske bei der Erstellung der Aufgabe

Aufgabe liegt nun im Prozessschritt Input. Dieser Schritt ist dem Backlog vorangestellt, damit erste Ideen zentral gesammelt werden können und beispielsweise in einem wöchentlichen Meeting über die Umsetzung dieser Ideen entschieden werden kann.

Entscheiden Sie sich dagegen, die Aufgabe umzusetzen und wählen unter Projekt umsetzen? die Auswahl nein, ist der Prozess an dieser Stelle beendet und die Aufgabe wird nicht umgesetzt. Entscheiden Sie sich für die Umsetzung (siehe Abb. 4), wird die Aufgabe zum nächsten Schritt – dem Backlog – weitergeleitet.

Abbildung 4: Entscheidung im Prozessschritt Input für die Umsetzung der vorliegenden Aufgabe

Das Backlog ist eine Art „Warteschleife“ für Aufgaben, die zeitnah umgesetzt werden sollen. Damit Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten, können Sie sich an dieser Stelle ein Erinnerungsdatum hinterlegen. Ist das hinterlegte Datum erreicht und die Aufgabe nach wie vor im Backlog, erhalten sie vom System folgende E-Mail:

Hallo Vorname (Bearbeiter)
kurz zur Erinnerung – die Aufgabe “Titel” liegt noch im Backlog des Aufgaben-Boards.

Viele Grüße
roXtra

Sobald Sie als Bearbeiter mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnen, schieben Sie die Aufgabe weiter zu in Progress (siehe Abb. 5).

Abbildung 5: Beginn der Umsetzung der Aufgabe und Verschieben zum Prozessschritt In Progress

In diesem Prozessschritt werden Ihnen weitere Felder angezeigt, die nur für die anfangs ausgewählte Kategorie der Aufgabe sichtbar sind (siehe Abb. 6). In unserem Beispiel sehen Sie eine Checkliste mit Teilschritten, die zur Erfüllung der Aufgabe benötigt werden. Zudem können Sie über den Feldtyp Beschriftung Links und Hinweise z. B. zum Ablageordner, dem Corporate Design oder Arbeitsanweisungen aufführen. So gelangen Sie mit wenigen Klicks zu allen Informationen, die Sie zur Erfüllung der Aufgabe benötigen.

Abbildung 6: Prozessschritt In Progress

Benötigen Sie Feedback zum Zwischenstand Ihres Projekts, können Sie die Aufgabe ganz einfach über den Button weiter zu Feedback zum Feedbackgeber weiterleiten.

In diesem Prozess können die Rollen in jedem Schritt geändert werden. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass Sie Aufgaben an einen anderen Bearbeiter übergeben oder beispielweise mehrfach Feedback von unterschiedlichen Personen einholen können. Ihre Kollegen sehen dabei stets alle bisher hinterlegten Daten und Zwischenstände und können die Aufgaben fortführen, wenn Sie z. B. krankheitsbedingt ausfallen oder im Urlaub sind.

Sobald Sie die Aufgabe vollständig erledigt haben, können Sie diese in den Prozessschritt Review weiterleiten. Der Reviewer, i.d.R. der Vorgesetzte oder die Teamleitung, prüft die Ergebnisse und entscheidet darüber, ob die Umsetzung erfolgreich war und ob eine Erfolgsprüfung notwendig ist (siehe Abb. 7).

Abbildung 7: Prozessschritt Review

Entscheidet der Reviewer, dass die Umsetzung nicht erfolgreich ist, wird die Aufgabe zurück zu In Progress verschoben. Ist die Umsetzung freigegeben, aber eine spätere Erfolgskontrolle notwendig, wird vom System automatisch nach sieben Tagen die Aufgabe zur Erfolgsprüfung erstellt. In unserem Beispiel könnte die Anzahl an Klicks auf den Blogbeitrag nach einem Monat und der Vergleich mit der Anzahl bei anderen Beiträgen als Erfolgsprüfung dienen.

Sobald die Aufgabe vollständig erfüllt ist, ist der Prozess abgeschlossen.

Tipp: Über die Ansicht „Vorgangsliste“ können Sie Aufgaben filtern, festlegen welche Daten für Sie relevant sind und Ihre persönliche Lieblingsansicht speichern (siehe Abb. 8).

Abbildung 8: Ansicht Vorgangsliste gefiltert nach den laufenden Aufgaben sowie nach den Kategorien sortiert


In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Prozesse abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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