Asklepios Kliniken vertrauen auf Qualitätsmanagement Software roXtra

Der Unternehmensverbund der Asklepios Kliniken GmbH deckt deutschlandweit mit rund 160 Gesundheitseinrichtungen das gesamte Versorgungspektrum medizinischer Leistungen ab. Im Mittelpunkt stehen dabei zu jeder Zeit die optimale Patientenversorgung und -sicherheit. Diese können nur aufgrund zukunftsorientierten und fortwährend höchsten Qualitätsstandards erfolgen.

Zur Erhaltung und kontinuierlichen Verbesserung von Qualität und Standards nutzt Asklepios die QM-Software roXtra. Damit ermöglicht der Unternehmensverbund seinen Einrichtungen den zentralen Zugriff auf sämtliche konzernrelevante Dokumente und optimiert die Lenkung der gesamten QM-Dokumentation.

Qualitätsmanagement ganzheitlich und digital

Seit der Gründung im Jahr 1985 zählt die Asklepios Kliniken GmbH, mit Hauptsitz in Hamburg, mittlerweile 160 Einrichtungen in 14 Bundesländern, knapp 50.000 Mitarbeiter und jährlich mehr als zwei Millionen behandelte Patienten. Asklepios gehört somit zu den größten privaten Klinikbetreibern in Deutschland. Darüber hinaus stellt Asklepios mit sieben Akut- und einer Rehabilitationsklinik in Hamburg den größten Klinikverbund an einem Standort in Europa.

Von Maximal-, Grund-, Regel- und Schwerpunktversorgung über Fachkrankenhäuser mit besonderen Spezialgebieten, darunter für Pneumologie und Orthopädie, bis hin zu Medizinischen Versorgungszentren und einem der größten Kliniklabore Europas: Asklepios bietet seinen Patientinnen und Patienten ein umfassendes Spektrum an medizinischen Leistungen.

Die Grundlage für den Behandlungserfolg ist eine hohe Qualität der medizinischen Versorgung. Das setzt ein gut durchdachtes, zuverlässiges und effizientes sowie gleichzeitig ressourcenschonendes Qualitätsmanagement voraus. Für die Einführung eines konzernweiten digitalen Dokumentenlenkungssystems hat sich Asklepios an das Göppinger Software-Unternehmen Roxtra GmbH gewandt. Ziel war die Ablösung der dezentralen Dokumentenverwaltung und Ordnerablage in veralteten und lokalen Systemen hin zu einer einheitlichen, zentralen Gesamtlösung für die QM-Dokumentation.

Abbildung 1: Die Asklepios Kliniken Hamburg GmbH ist der größte Arbeitgeber der Stadt und zugleich der größte Klinikverbund an einem Standort in Europa.

Besondere Anforderungen an QM-Software bei dezentralem Projektablauf

Nach einem mehrjährigen Entscheidungsprozess, bei dem ein strukturiertes Bewertungsverfahren anhand eines umfangreichen Anforderungskatalogs sowie eines Lastenheftes durchlaufen wurde, beginnt 2016 schließlich die Einführung der roXtra-Software.

Die Anforderungen reichten von der einfachen Datenübernahme bereits vorhandener Dokumente in das roXtra-System über die automatische Aufbereitung von notwendigen Informationen im Auditprotokoll sowie eine zuverlässige Revisionierung jedes einzelnen Dokuments bis hin zum standortunabhängigen, webbasierten Zugriff sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmensnetzwerks. Darüber hinaus überzeugte roXtra mit individuell konfigurierbaren Dokumenten-Workflows, über die unter anderem unterschiedliche Freigabemodi – je nach Fachbereich und Zuständigkeit – hinterlegt werden können. Auch hinsichtlich der Vorgaben der IT bei Asklepios wurde roXtra erfolgreich geprüft, darunter die Software-Architektur, die Client-Umgebung sowie Anwendung und die Sicherheit des Systems.

Auf den zwischen der Asklepios Konzernzentrale und Roxtra GmbH vereinbarten Rahmenvertrag, können alle Asklepios Einrichtungen je nach Wunsch und Bedarf zurückgreifen. Das Besondere daran: Jede einzelne Klinik konnte und kann selbst entscheiden, ob sie den Rahmenvertrag in Anspruch nehmen und somit roXtra einsetzen möchte oder nicht. Auch der Zeitpunkt der Einführung der roXtra-Software steht den Einrichtungen frei und ist nicht an vorgegebene Bedingungen geknüpft. Dadurch kann jede Klinik die Implementierung und Umsetzung in ihrem eigenen Tempo durchführen. Mittlerweile kommt roXtra in allen Akut- und Rehabilitationskliniken sowie in allen Konzernbereichen zum Einsatz.

Weitere Besonderheiten waren die komplett durch Roxtra erfolgten Datenübernahmen sowie die dezentralen Einführungen und Anwenderschulungen bei den einzelnen Asklepios-Einrichtungen. „Durch den großartigen Service von Roxtra wurde für jede Klinik und Einrichtung, bei der roXtra implementiert wurde – von Kliniken auf Sylt bis in den Schwarzwald – innerhalb von je zwei Personentagen die komplette Einführung inklusive Schulung vorgenommen,“ erzählt Edeltraut Bluhm, Mitarbeiterin im Konzernbereich Qualität bei Asklepios in Hamburg. Die Datenübernahmen erfolgten jeweils in mehreren Schritten. Bislang wurden insgesamt über 100.000 Dokumente in das roXtra-System übernommen. „Die immense Arbeitserleichterung für Asklepios in Hinblick auf die kompletten Datenübernahmen durch Roxtra waren enorm,“ resümiert Bluhm.

Abbildung 2: In roXtra stellt Asklepios im Bereich „Zentrale Dokumente“ für seine Beschäftigten alle konzernrelevanten Dokumente, darunter Konzern-Verfahrensanweisungen des Vorstands und konzernweit gültige Formulare, zur Verfügung.

Konzernweite Prozesslandkarte

In Zusammenhang mit der Einführung einer einheitlichen, konzernweiten Lösung für die QM-Dokumentation, hat Asklepios von einer rein abteilungsbezogenen Struktur auf eine prozessorientierte Sicht umgestellt. Wo vorher jede einzelne Einrichtung und Klinik ein jeweils eigenes Corporate Design, eigene Vorlagen und Layouts sowie auch eigene Vorgaben hinsichtlich der Abbildung von relevanten Dokumenteninformationen in den Kopf- und Fußzeilen hatte, gibt es nun einheitliche standardisierte Vorlagen und eine gemeinsame, übergreifende Prozesslandkarte für alle Häuser und Einrichtungen. Darüber hinaus kann Asklepios die Prozess-Schnittstellen und somit auch die Zuständigkeiten durch eine übergreifende Vergabe der Rollenzuweisung in roXtra einfacher und effizienter dokumentieren und analysieren.

Ein weiterer Vorteil ist der einfache webbasierte Zugriff, der jedem Mitarbeiter den Zugang zu den zentralen Dokumenten ermöglicht. „Das war uns besonders wichtig, da wir im Zuge unseres Qualitätsmanagements die wichtigsten medizinischen Handlungsschritte konzernweit in allen Einrichtungen als Mindeststandard umgesetzt und dokumentiert haben. Mithilfe von roXtra können nun alle Beschäftigten der Asklepios Kliniken und Töchter schnell und einfach auf sämtliche konzernrelevanten Dokumente zugreifen,“ erklärt Bluhm. Insbesondere bei den speziellen Herausforderungen der Covid-19 Pandemie und den damit einhergehenden, sich schnell ändernden medizinischen Gegebenheiten ist der dezentrale und unverzügliche Zugriff auf wichtige Dokumente unabdingbar.

Abbildung 3: Ziel war eine standardisierte, prozessorientierte Dokumentenlenkung. Asklepios hat dies mit einer klar definierten Prozesslandkarte in roXtra umgesetzt.

In Vorbereitung: roXtra als validiertes System für weitere GxP-regulierte Bereiche

Neben der großen Bandbreite an Fach- und Spezialkliniken verfügt Asklepios mit der MEDILYS Laborgesellschaft mbH über eines der größten Kliniklabore Europas, das eine umfassende labormedizinische Versorgung gewährleistet. Jährlich führt die Laborgesellschaft mehr als zehn Millionen Analysen durch und erstellt mehr als 18 Millionen Befunde. MEDILYS, ebenfalls mit Hauptsitz in Hamburg, ist durch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) nach DIN EN ISO / IEC 17025 akkreditiert. In vielen Bereichen führt das Labor Analysen nach der Richtlinie für Humanarzneimittel (2001/83/EG) sowie dem Arzneimittelgesetz (AMG) durch, welche unter anderem durch die Überwachungsbehörden auditiert werden. In diesen Bereichen arbeitet MEDILYS nach den strengen Regularien der GMP- und GCP-Richtlinien. Die hierfür erstellten Dokumente werden nach erfolgter Validierung entsprechend den Vorgaben in roXtra gelenkt.

Da die QM-Software schon heute bei der Handhabung und Darstellung überzeugt, soll sukzessive die Einführung und Nutzung auch in weiteren GxP-regulierten Bereichen erfolgen, darunter die Zentralapotheke der Asklepios Kliniken sowie der Medizineinkauf. Das zuständige Projektteam aus den regulierten Bereichen nimmt gemeinsam mit dem Konzernbereich Qualität sowie den erfahrenen Mitarbeitern von MEDILYS die Organisation und Strukturierung der Validierung von roXtra vor. Dadurch soll eine Art Konfigurations-Grundlage geschaffen werden, anhand derer sich die Anforderungen für die weiteren Bereiche des GxP-Umfelds realisieren lassen. Die Systemanforderungen an roXtra werden hierbei in enger Zusammenarbeit mit Roxtra abgestimmt und geprüft.

Digital in die Zukunft der Gesundheitsversorgung

Ganz nach dem Motto: „Wir bringen Medizin von der analogen in die digitale Welt,“ hat Asklepios es sich zur Aufgabe gemacht, eine Vorreiterrolle bei der Digitalisierung der Gesundheitsversorgung einzunehmen. Hierzu gehört neben einer konzernweiten digitalen QM-Dokumentation auch die ganzheitliche Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen. „Unser Ziel ist es, Abläufe einfacher, effizienter und verlässlicher zu gestalten und unser Versorgungsangebot weiter zu verbessern. Mit roXtra haben wir deshalb begonnen, unsere Prozesse digital abzubilden und zu automatisieren,“ schildert Bluhm. Das Modul roXtra Prozesse wurde bislang in sieben Asklepios Kliniken sowie dem Zentralinstitut für Transfusion implementiert. Die Pilot- und Einführungsphase fand in enger Zusammenarbeit und in mehreren Terminen sowie Schulungen mit Roxtra statt.

Bei dem Pilotprojekt wurden bereits viele Abläufe samt zugehöriger Formulare digital abgebildet. Diese in roXtra erstellten Prozesse werden im nächsten Schritt als Standardprozesse definiert und letztlich den weiteren Asklepios Einrichtungen bei der Implementierung als Vorlage zur Verfügung gestellt. Um darüber hinaus in naher Zukunft eine organisationsweite und zentrale Einführung zu ermöglichen, wurde das Modul auch in der internen regionalen Qualitätsfachtagung des Konzernbereichs Qualität vorgestellt.

Abbildung 4: Die Asklepios Kliniken Bad Salzungen haben bislang 24 Prozesse in roXtra digital abgebildet und automatisiert, darunter für die Projekt- und Qualitätszielplanung über verschiedene Personalthemen bis hin zum Bestellwesen.

Auch der Austausch und die Schulungen zur QM-Software roXtra finden zunehmend über Online-Medien statt. Durchgeführt werden sowohl Schulungstermine inklusive Fragerunden für Einsteiger- und Fortgeschrittene sowie auch Expertenrunden mit den Key-Usern zu roXtra Updates und Neuerungen sowie zu Best Practices.


Bildnachweise: ASKLEPIOS Kliniken GmbH

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