QM-Lexikon: Aufzeichnung

Unter dem Begriff Aufzeichnung versteht man ein Dokument, dass das erreichte Ergebnis angibt oder einen Nachweis ausgeführter Tätigkeiten bereitstellt. Aufzeichnungen sind unveränderbar und werden als Nachweise für das Qualitätsmanagementsystem geführt. Dies sind in der Regel u.a. Protokolle, Prüfberichte oder Verträge. Das heißt im Umkehrschluss, dass Dokumente im Gegensatz zu Aufzeichnungen veränderbar sind und verschiedene Revisionsstände aufweisen können.

Hinweis Aufzeichnungen in der ISO 9001:2015

Aufzeichnungen sind im Qualitätsmanagementsystem aufgrund ihrer großen Bedeutung in der DIN ISO 9001 klar zu definieren (Aufbewahrungsfristen). In der neuen ISO 9001:2015 findet demungeachtet keine Unterscheidung mehr zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen statt. Vielmehr werden beide Begriffe in der neuen Fassung als „dokumentierte Information“ behandelt. Unter „dokumentierte Information“ versteht man alle Informationen, die von einem Unternehmen gelenkt und aufrechterhalten werden müssen (Dokumente, Formblätter, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen). In diesem Bereich werden in Audits oft Mängel vorgefunden, so dass hier sehr häufig Abweichungsberichte erforderlich sind. Eine normgerechte Aufbewahrung lohnt sich dementsprechend.