Prozess des Monats Dezember – KVP

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist ein unverzichtbarer Bestandteil der ISO 9001 und ein Grundprinzip des Qualitätsmanagements. Demnach ist eine Organisation fortlaufend dazu angehalten ihr Qualitätsmanagement sowie ihre Produkt-, Prozess- und Servicequalität zu optimieren.

Mit dem Prozess des Monats Dezember – KVP – möchten wir Ihnen an einem konkreten Beispiel veranschaulichen, wie Sie mit roXtra Prozesse KVP-Anmerkungen erfassen, bearbeiten und erfolgreich umsetzen.

Abbildung 1: BPMN-Darstellung des Prozesses KVP

Herr Bauer hat am ersten Dezember eine neue Kollegin, Frau Pauli, bei sich begrüßen dürfen. Er war sehr erleichtert und freute sich auf die künftige tatkräftige Unterstützung, die er nun bekommen sollte. Umso ernüchternder war es für ihn, dass die Kollegen aus der Administration vergessen hatten, alles für den Arbeitsantritt von Frau Pauli vorzubereiten. So hatte sie an ihrem ersten Arbeitstag weder einen funktionierenden Laptop, noch konnte ihr jemand ihre Zugangsdaten zum Intranet geben.

Herr Bauer beschäftigt das Thema nachhaltig. Er hat neulich einen interessanten Blogartikel gelesen und nun eine Idee, wie sich so etwas künftig vermeiden lassen müsste.

Abbildung 2: Starten des Prozesses zur kontinuierlichen Verbesserung

In seinem roXtra startet Herr Bauer deshalb den Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung (siehe Abb. 2). Er beschreibt das Problem bei der Einarbeitung und schlägt vor, das Thema Onboarding künftig mit einem Prozess in roXtra abzubilden.

Abbildung 3: Eingabemaske zur KVP-Meldung

Die Meldung von Herr Bauer landet nun zur Prüfung bei Herrn Fastoll.

Herr Fastoll hält die Meldung von Herrn Bauer für berechtigt und ist froh, dass dieser bereits einen Lösungsvorschlag abgegeben hat (siehe Abb. 4).

Abbildung 4: Prüfung der KVP-Meldung

Gemeinsam erarbeiten sie einen Onboarding Prozess, sodass künftig genau ersichtlich ist, wer für welche Vorbereitungen bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zuständig ist. Ob diese Sofortmaßnahme erfolgreich ist, wollen sie nach der Einarbeitungsphase von Herr Müller, der nächste Woche anfängt, bewerten (siehe Abb. 5).

Abbildung 5: Erstellung einer Sofortmaßnahme zur Verbesserung

Der neue Prozess ist ein voller Erfolg! Am ersten Arbeitstag von Herr Müller sind alle Arbeitsmaterialien vorbereitet, der Laptop funktioniert, die entsprechenden Zugangsdaten sind vorhanden und die ersten Termine und Schulungen stehen bereits am ersten Tag auf der Agenda.

Herr Fastoll und Herr Bauer sind zufrieden, die Maßnahme ist erfolgreich (siehe Abb. 6). Dank der Meldung zur kontinuierlichen Verbesserung haben sie nun ein längst überfälliges Problem aus der Welt geschafft.

Abbildung 6: Überprüfung der Maßnahmen

Neue Funktion: Standardvorlagen in roXtra Prozesse

Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Kein Problem! Ab der roXtra Version 8.36.0 stehen Ihnen die vorgestellten Prozesse als Standardvorlagen im Modul roXtra Prozesse zur Verfügung. Die Standardvorlagen werden Ihnen angezeigt, sobald Sie einen neuen Prozess anlegen, sodass Sie diese umgehend als Grundlage für Ihre individuellen Prozesse verwenden können (siehe Abbildung 8).

Falls Sie eine ältere roXtra Version nutzen, finden Sie die BPMN-Datei des Prozesses zum direkten Download in der Fußzeile. Diese können Sie wiederum in Ihr roXtra hochladen und im gleichen Umfang nutzen.

Abbildung 8: Standardvorlagen ab Version roXtra 8.36.0

In unserer neuen Rubrik „Prozess des Monats“ stellen wir Ihnen monatlich Prozesse, die Sie mit Modul roXtra Prozesse abbilden können, vor. Mithilfe des Moduls können Sie Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Ihnen gefällt der vorgestellte Prozess und Sie möchten diesen auch bei sich integrieren? Zur Reduzierung Ihres Arbeitsaufwands bieten wir Ihnen hier direkt die BPMN-Datei dieses Prozesses an. Nachdem Sie den Prozess in Ihr roXtra hochgeladen haben, können Sie diesen überarbeiten und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

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