Mehr Zeit für den Patienten, reduzierter Aufwand für das QM – Dokumentenmanagementsysteme in Arztpraxen

Zeit, Zeit, Zeit… in den Arztpraxen fehlt die Zeit – selbst dafür, sich Gedanken über das Zeitmanagement zu machen. Ebenso für die sorgfältige Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sogar für die Patienten, weil so viele bürokratische, aber gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben erledigt werden müssen. Und ganz bestimmt für das QM. Wie soll das Team unter diesen Umständen noch Zeit für die Praxisorganisation und QM-Dokumentation aufbringen? Oder gar den Überblick behalten, wie es um Hygiene-, Geräte- oder Arbeitsschutzmanagement im Detail steht? Wo die Zeit dafür hernehmen, zumal sowieso schon Mitarbeiter in den Praxen für die Patientenbetreuung fehlen?

Inhaltsverzeichnis

  1. Suche nach technischer Unterstützung
  2. Software für das QM
  3. Volltextsuche
  4. Terminerinnerungen
  5. Dokumenten-Workflows
  6. Lesebestätigungen
  7. Onboarding neuer Mitarbeiter
  8. Dokumentenvorlage
  9. Kommentarfunktion
  10. DMS-Einsatz in Praxen

1. Suche nach technischer Unterstützung

Haben Sie schon mal daran gedacht, sich mehr technische Unterstützung zu suchen? Wir leben in einem wunderbaren Zeitalter, in dem uns die Technik viele Dinge deutlich erleichtern oder sogar ganz abnehmen kann. Die schmutzige Wäsche wäscht die Waschmaschine, das schmutzige Geschirr die Spülmaschine. Um die Böden in Haus und Wohnung kümmert sich der Saug- und Wischroboter, um den Rasen im Garten der Mähroboter. Es wird also Zeit, dass die Digitalisierung auch den Praxisalltag erleichtert. Nur wie? Hinsichtlich der digitalen Patienten-Prozesse hinkt die TI (Telematikinfrastruktur) leider noch ziemlich hinter den Plänen hinterher. Hier ist von Erleichterungen noch nichts zu erkennen – im Augenblick sind es eher zusätzliche Belastungen.

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2. Software für das QM

Dokumentenmanagementsysteme (DMS), wie das von roXtra, können viel mehr als nur die Ablage von Dokumenten verwalten. Allein schon durch die flexible, aber definierte und von den Mitarbeitern nicht veränderbare Ordnerstruktur sparen Sie Zeit. Denn durch die Benutzerverwaltung ist festgelegt, wer Ordner sehen und bearbeiten, löschen und verschieben darf. Auch Veränderungen an Dokumenten können nur berechtigte User durchführen. Das erspart Ihnen viele Diskussionen darüber, wer verantwortlich ist für das Verschieben eines Ordners, das Löschen eines Dokuments oder das Verändern einer Arbeitsanweisung ohne vorherige Absprache. So müssen Sie ein Dokument nicht mehr mühsam und oft ergebnislos suchen – es bleibt an seinem Platz und alle Änderungen sind nachvollziehbar. Falls doch mal eine Änderung rückgängig gemacht werden soll, ist dies durch die Versionierung überhaupt kein Problem mehr – anders als bei einem einfachen Word-Dokument, bei dem Sie gelöschte Abschnitte oft wieder komplett neu schreiben müssen. So viele verlorene Stunden, die Sie mit Suchen ohne Finden verbracht haben, gehören der Vergangenheit an.

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3. Volltextsuche

Und selbst das Suchen ist durch die Volltext-Suche in einem DMS wie roXtra schnell erledigt, weil das System jedes Dokument findet, in dem das gesuchte Schlagwort auftaucht. Es muss also nicht mehr zwingend Bestandteil des Dokumentennamens sein. Wie oft haben Sie schon einen Begehungsbericht der Fachkraft für Arbeitssicherheit aus dem Vorjahr gesucht? Oder die Maßnahmenliste des internen QM-Audits? Außerdem gibt es nur noch einen großen Daten-Container, in dem sich alle Dateien befinden (natürlich übersichtlich in Ordnern dargestellt) und nicht mehr die verschiedenen Laufwerke und Laufwerks-Ordner.

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4. Terminerinnerungen

Wie oft ist bei Ihnen schon die Aktualisierung eines gesetzlich geforderten Dokuments, wie dem Hygieneplan, ein Verzeichnis (z.B. das MPG-Bestandsverzeichnis), eine Liste oder Übersicht in Ihrer Dokumentenablage in Vergessenheit geraten?  Oder dass schlichtweg die Zeit für den Gedanken gefehlt hat, was als nächstes überarbeitet werden muss? DMS wie das von roXtra bieten dafür ganz einfach eine Wiedervorlagefunktion. Das bedeutet, dass Sie dem einzelnen Dokument bei Bedarf ein Datum zur Überprüfung zuweisen können, an das Sie das System erinnert. Sie müssen sich also selbst nie wieder Gedanken machen, ob Sie schon wieder etwas vergessen haben. Solche Terminerinnerungen können Sie ebenso für anstehende Wartungen, Schulungstermine oder andere Fälligkeiten verwenden.

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5. Dokumenten-Workflows

Durch definierte Workflows kommt es nun auch nicht mehr vor, dass jemand ein Dokument sieht, bevor es fertig erarbeitet ist oder ein Dokument schon in Umlauf gebracht wurde, ohne alle Details zu klären. Durch einen Freigabe-Workflow wird das Dokument im DMS kontrolliert vom Ersteller zum inhaltlichen Prüfer, vielleicht auch zur Geschäftsleitung, weitergegeben. Dieser hat im Anschluss die Möglichkeit, das Dokument freizugeben oder an die vorherige Bearbeitungsstufe zurückzuverweisen. Das Dokument wird erst nach der finalen Freigabe in Umlauf gebracht. Die Zettelwirtschaft mit verschiedenen Versionsständen eines Dokuments entfällt dann auch – alle sehen gleichzeitig dasselbe Dokument. Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Checkliste oder ein ganzes Kapitel nur einmal zentral überarbeiten und mit dem nächsten Klick sind alle Mitarbeiter abteilungsübergreifend über die Änderung informiert. Ein Traum für QMBs!

Selbstverständlich können Sie auch Ordner innerhalb des DMS für bestimmte Mitarbeiter ausblenden, die nur für die Geschäftsleitung, die Personalverwaltung oder für die QMB zur Vorbereitung von Dokumenten vorgesehen sind.

Auch veraltete Dokumente schwirren nicht länger durch den Betrieb. Sie können ganz einfach vom QMB oder einem anderen berechtigen Beauftragten, z.B. dem Hygienebeauftragten, zurückgezogen werden, sodass der User das Dokument nicht mehr sehen kann. Für das Team gilt nur: Wer etwas ausdruckt, muss es mit seinem Namen als persönliche Kopie kennzeichnen – wird bei Rundgängen ein „herrenloser“ Ausdruck gefunden, wird er vernichtet. Das erzieht die einzelnen Teammitglieder schnell. Auch die hässlichen, unleserlichen Kopien von Kopien von Kopiervorlagen entfallen damit. Jedes Dokument trägt eine eindeutige ID, über die jederzeit ein neuer Ausdruck gemacht werden kann, wenn er benötigt wird.

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6. Lesebestätigungen

Das lästige, aber eigentlich doch so wichtige und hilfreiche Thema Schulungen: Mit einem DMS können Sie einzelnen Teammitgliedern, Abteilungen oder dem ganzen Team ganz komfortabel eine neue Arbeitsanweisung, eine Präsentation oder ein Video zukommen lassen, das anschließend jeder zu einem beliebigen Zeitpunkt durcharbeiten kann. Die Bestätigung der Teilnahme erfolgt mit einem Klick und Zeitstempel – und es ersetzt damit das papiergebundene Schulungsprotokoll. Bei geänderten Dokumenten gibt es überdies die Möglichkeit, das alte und das neue Dokument im Vergleich nebeneinander zu stellen – so sieht jeder schnell, worin die Änderung besteht.

Die elektronische Lesebestätigung können Sie im Übrigen auch für die Kenntnisnahme von Teambesprechungsprotokollen durch alle Mitarbeiter verwenden. Endlich müssen die Qualitätsbeauftragten nicht mehr beharrlich hinter den Unterschriften herjagen was von den Mitarbeitern oft als lästig empfunden wird. Wer das Protokoll gelesen und es wieder versäumt hat, ist auf einen Klick ersichtlich.

Übrigens werden Sie Sätze wie „Das hab‘ ich nicht gewusst“ und „Das hat mir niemand gezeigt“ dann auch nie wieder hören – vorausgesetzt, dem neuen Mitarbeiter wurde sein Zugang zum DMS gezeigt. 😉

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7. Onboarding neuer Mitarbeiter

Was für Schulungen und Teambesprechungen gilt, gilt natürlich auch für die Unterweisung neuer Mitarbeiter zu Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz etc. Große Teile der Einarbeitung, wenn nicht sogar die Ganze, können zukünftig mit einem DMS einfacher und nachvollziehbarer abgewickelt werden. Zudem hat der Mitarbeiter die Möglichkeit sich die Dokumente immer wieder aufrufen. Dennoch sollte man den neuen Mitarbeiter nicht nur vor den PC zu setzen und ihn alle Unterweisungen allein lesen lassen. Die Akzeptanz für das digitale QM-System steigt sicherlich, wenn Sie wichtige Dokumente gemeinsam durchsprechen und den Neuen bei seinen ersten Schritten im DMS begleiten.

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8. Dokumentenvorlage

Kennen Sie das gefürchtete Wort „Dokumentenlenkung“ aus der DIN EN ISO 9001? Eigentlich besagt es nur, dass alle Dokumente eine festgelegte und einheitliche Kopf- und Fußzeile sowie eine definierte Dokumentenstruktur haben sollen. Damit soll jeder erkennen, dass es sich um ein Dokument des eigenen Unternehmens handelt (in Abgrenzung zu externen Dokumenten). Zudem soll sich der Leser schneller im Dokument zurechtfinden. Mit einfachen Word-Dokumenten in einer Windows-Ordnerstruktur gestaltet sich diese Dokumentenlenkung ziemlich aufwändig, weil jedes Zeichen händisch ins nächste Dokument übertragen werden muss. Mit einem DMS ist das vorbei – an zentraler Stelle wird einmal eine Vorlage (Template) erstellt, die anschließend immer wieder verwendet werden kann. Ändert sich das Template, ändern sich die anderen Dateien mit.

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9. Kommentarfunktion

Durch ein Dokumentenmanagement verlagert sich das Wissen über Betriebsabläufe von ausgewählten Personen wie den Qualitäts- und Hygienebeauftragten und anderen Leitungskräften auf das gesamte Team. Jeder sieht, auf welchem Stand er selbst ist und kann bei Bedarf fehlende Informationen, in Abhängigkeit seiner Berechtigungen, einsehen. Sie können ein DMS daher auch dafür nutzen, dass sich Mitarbeiter mithilfe der Kommentarfunktion aktiv in den Verbesserungsprozess einbringen. So können die Kollegen den Qualitätsbeauftragten in geordneter Weise eine Mitteilung übergeben, dass eine Arbeitsanweisung überarbeitet werden muss – am besten mit Erläuterungen zum konkreten Änderungswunsch. Auch der bekannte Fehlermeldebogen kann somit über das DMS weitergeführt werden.

Das Einzige, worauf Sie bei Ihrem DMS achten sollten, ist, dass Sie das System nicht überstrapazieren und den Mitarbeitern gezielt und gebündelt die Dokumente zukommen lassen, die für sie wirklich relevant sind. Erhält der Mitarbeiter beispielsweise eine neue Version, in der lediglich ein Rechtschreibfehler korrigiert wurde, ist dies für ihn nicht von großer Bedeutung.

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10. DMS-Einsatz in Praxen

Setzen Praxen ein Dokumentenmanagementsystem mit den oben beschriebenen Funktionen ein, kann das dem Team erheblich viel Zeit bei der Praxisorganisation und bei Verwaltungsaufgaben abnehmen und wieder mehr Zeit für die Patienten schaffen. Sollten all diese Unterstützungen durch die Technik in Form eines Dokumentenmanagements immer noch nicht genug Zeit einsparen, dann kann es nur an den Prozessen selbst liegen.

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Über den Autor:

Marion Meyer ist ausgebildete Qualitätsbeauftragte und interne Auditorin sowie zertifizierte Datenschutzbeauftragte. Außerdem ist sie die Inhaberin von QMedicus Consulting – das sich auf die Beratung hinsichtlich QM, Datenschutz und Praxismanagement für niedergelassene Ärzte aller Fachrichtungen in allen Praxisgrößen spezialisiert hat.

Bildnachweise:

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