Auditmanagement leicht gemacht – Praxisbeispiel zum neuen Modul roXtra Audits

Werden die im Unternehmen eingeführten Verfahrensweisen eingehalten? Warum treten in bestimmten Prozessen gehäuft Fehler auf? Wo haben wir Verbesserungspotenzial? Wie kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden? Mit dem Modul roXtra Audits haben Sie die Möglichkeit, diesen und all Ihren eigenen QM-Fragen in Ihrem Unternehmen ganz gezielt auf den Grund zu gehen!

Denn als Bestandteil des Qualitätsmanagements zeigen Audits potenzielle Fehlerquellen oder Schwachstellen auf. Auch mögliche Risiken im Unternehmen können so besser erkannt und benannt werden. Sowohl aus den Fehlerquellen als auch den möglichen Risiken lassen sich im Folgeschritt Maßnahmen ableiten und Verbesserungen vornehmen.

So wird eines klar: roXtra Audits ergänzt perfekt die bestehenden Module roXtra Maßnahmen und roXtra Risiken. Es erleichtert die gewohnte roXtra-gestützte Arbeitsweise dank der Verknüpfung im gleichen System: Ohne Medienbruch kann der Wechsel in die verschiedenen Module über nur einen Mausklick im Navigationsmenü vorgenommen werden!

Im Folgenden haben wir ein kurzes Beispiel aus der Praxis mit roXtra Audits für Sie kreiert:

Im Unternehmen von Frau Pahrendt nahmen in der letzten Zeit die Zahlen an Interessentenanfragen via Facebook sukzessive ab. Was sind die Gründe hierfür und wie kann man diesem Trend entgegenwirken? Frau Pahrendt möchte nun mit ihren Kollegen aus dem Marketing eine Möglichkeit entwickeln, die eigene Marketingstrategie im Bereich Social Media auszuwerten. Ein Marketing-Audit sieht sie hier als das Mittel der Wahl, denn mit dessen Hilfe lässt sich der Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand sehr gut vergleichen. Um nicht nur eine einzelne Aussage zu erhalten, ist ein wichtiger Bestandteil des Audits, dass mit allen in diesem Bereich Verantwortlichen gesprochen wird. Zunächst öffnet Frau Pahrendt das Modul roXtra Audits.

Abbildung 1: Navigationsmenü mit den verschiedenen roXtra Modulen

Es öffnet sich das Dashboard des Moduls. Dort könnte Frau Pahrendt aus einer bestehenden Vorlage ein neues Audit erstellen. Da aber bisher der Bereich Marketing noch nicht auditiert worden ist, erstellt sie ein neues Audit über den Button Neues Audit planen.

Abbildung 2: Dashboard im Modul roXtra Audits
Abbildung 3: Ein neues Audit planen

Im nachfolgenden Pop up-Fenster kann Frau Pahrendt alle wesentlichen Rahmendaten eintragen und auch wichtige Anlagen einfügen, wie beispielsweise den Mediaplan, die Budgetübersicht oder die definierten KPIs.

Abbildung 4: Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Audits

Im nächsten Schritt fügt Frau Pahrendt Fragen ein, mit denen sie die aktuelle Situation im Bereich Social Media erfassen möchte. Unter dem Button Fragen auswählen kann sie sowohl einzelne als auch mehrere bestehende Fragen mit einem Klick ergänzen, wenn diese bereits im Fragenkatalog hinterlegt wurden. Dieser Fragenkatalog bietet ihr die Möglichkeit eine globale Bibliothek ihrer Auditfragen aufzubauen, aus der sie die passenden Fragen für das spezifische Audit zusammenstellen kann. Zudem kann sie spezifische Fragen über den Button Frage hinzufügen in ihr Audit einfügen.

Abbildung 5: Fragen aus dem Fragenkatalog auswählen
Abbildung 6: Nach Eingabe der Fragen kann das Audit durchgeführt werden

Damit hat Frau Pahrendt die Planung des Audits mit nur wenigen Klicks abgeschlossen. Im Anschluss daran kann sie das Audit auch offline durchführen. Das kann im Navigationsmenü unter Ansicht mit einem Klick auf Offline bearbeiten ganz einfach eingestellt werden. Damit hat Frau Pahrendt die Möglichkeit, mit einem Tablet bei den Kollegen in den Büros vorbeizugehen oder sich auch bei Präsentationen in anderen Räumlichkeiten Notizen zu machen.

Abbildung 7: Auswahl der Option, dass das Audit offline durchgeführt werden soll.

Sie beginnt das interne Audit bei der Kollegin Frau Müller, die als Marketingleitung für die Mediaplanung zuständig ist. Frau Müller erläutert die Strategie des vergangenen Jahres. Dabei bemerkt Frau Parendt, dass ein beträchtlicher Anteil des Anzeigenbudgets seither im Printbereich verankert war und notiert dies.

Herr Meyer betreut unter anderem den Bereich Social Media. Beim Audit mit ihm erfährt Frau Pahrendt wie sich gesponserte Anzeigen im sozialen Netzwerk verhalten und welche Reichweiten bereits bei minimalem Geldeinsatz möglich sind. Auch diese Statistiken kann Frau Pahrendt während des Audits mit ablegen. Herr Meyer erläutert, welche Chancen entstehen, wenn sich das Unternehmen auf mehreren sozialen Netzwerken präsentieren würde: Beispielsweise welche Zielgruppen das Unternehmen auf den unterschiedlichen Plattformen erreichen könnte. Während des Audits notiert sich Frau Pahrendt mögliche Maßnahmen, die sie nach Abschluss des Audits mit der Marketing- und der Geschäftsleitung besprechen möchte.

Mit einer Zusammenfassung im gleichnamigen Feld beendet Frau Pahrendt das Audit. Hier hat sie die Möglichkeit, die gewonnen Einsichten und mögliche Maßnahmen wie z. B. die Verlagerung des Anzeigenbudgets in den digitalen Bereich festzuhalten und auch entsprechend mit dem Modul roXtra Maßnahmen zu verknüpfen. Auch Folgeaudits können direkt erstellt werden und erinnern Frau Pahrendt dann zum gewünschten Zeitpunkt sich nochmal des Themas anzunehmen.

Abbildung 8: Verknüpfung zu roXtra Maßnahmen und Abschließen des Audits

Nach Beendigung des Audits kann sich Frau Pahrendt mit dem Icon Bericht exportieren den Auditbericht in verschiedenen Dateiformaten ausgeben lassen. Diesen Bericht legt Frau Pahrendt der Geschäftsleitung vor. Er kann als Grundlage für das nächste Planungsgespräch von Leitung und Marketing dienen. Für Frau Pahrendt und ihre Kollegen ist das Audit nun abgeschlossen und es kann mit der Umsetzung der Maßnahmen begonnen werden.

Abbildung 9: Auditberichte aus der tabellarischen Ansicht ausgeben lassen

Mit diesem Beispiel haben wir Ihnen einen kleinen Einblick in das neue Modul roXtra Audits gegeben. Wenn Sie mehr darüber einfahren möchten, wie Sie Ihr Auditmanagement mit den anderen roXtra Modulen verknüpfen können, dann kontaktieren Sie uns per Email an service@roxtra.com oder telefonisch unter +49 (0)7161 50570-0.

Wir stellen Ihnen das Ganze in einer unverbindlichen Onlinepräsentation vor und erarbeiten gemeinsam Ihre individuelle Lösung.

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