Tutorial: Gültigkeitsprüfung durchführen

Ihre Dokumente sollen immer auf dem neuesten Stand bleiben? In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie in roXtra Dokumente eine Gültigkeitsprüfung durchführen können. Bei der Gültigkeitsprüfung soll untersucht werden, ob das vorhandene Dokument noch gültig ist oder überarbeitet werden muss.

So führen Sie die Gültigkeitsprüfung durch

Wenn das festgelegte Wiedervorlagedatum erreicht ist, löst roXtra automatisch eine Gültigkeitsprüfung aus. Der Dokumentenverantwortliche erhält hierzu eine neue Aufgabe in roXtra.

  1. Öffnen Sie die Aufgabe über den Reiter Workflow des betroffenen Dokuments.
  2. Sie können nun die Gültigkeit des Dokuments überprüfen.
  3. Wenn Sie die Gültigkeitsprüfung vollständig durchgeführt haben, haben Sie die Option, entweder direkt das Prüfergebnis festzulegen oder vorab ein Feedback zur Gültigkeit des Dokuments einzuholen.
  4. Falls Sie ein Feedback von der bearbeitenden Person eingeholt haben, können Sie dieses im Workflow-Fenster einsehen.
  5. Zum Schluss können Sie als Dokumentenverantwortliche Person, die Gültigkeitsprüfung abschließen.
  6. Legen Sie hierzu das Prüfergebnis fest.
  7. Im Drop-Down-Menü des Feldes Prüfergebnis haben Sie die Auswahl zwischen
  • Dokument gültig,
  • Dokument ungültig und
  • Dokument überarbeiten.
  1. Füllen Sie je nach Bedarf das Textfeld Bemerkungen aus.
  2. Die nächste Wiedervorlage ist in 24 Monaten fällig. Falls Sie das Wiedervorlagedatum manuell ändern möchten, können Sie diese Änderung im Auswahlfeld Nächste Wiedervorlage in vornehmen.
  3. Wenn alle Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf Weiter.
  4. Je nach Prüfergebnis werden automatisch weitere Schritte bzw. eine Statusänderung des Dokuments durchgeführt:
  • Bei der Auswahl Dokument weiterhin gültig wird die nächste Wiedervorlage entsprechend Ihrer Einstellung datiert.
  • Bei der Auswahl Dokument ungültig, wechselt der Status des Dokuments auf Gesperrt. Um diesen Status aufzuheben, ist ein erneuter Freigabe-Workflow notwendig.
  • Nach der Auswahl Dokument überarbeiten, befindet sich das zu Dokument im Workflow-Schritt Bearbeiten. Der zuständige Bearbeiter erhält hierzu eine Aufgabe in roXtra.

Sie erhalten als Dokumentenverantwortlicher erneut eine Aufgabe, sobald das nächste Wiedervorlagedatum erreicht ist.  Somit ist eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Dokumente, ohne Ausnahme, gestattet.


Weitere Tutorial-Videos: roXtra Tutorials – YouTube

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Hinweis

Über den Menüpunkt Neu | Dokument können Sie wie gewohnt das Video in roXtra einbinden und somit Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das Video lässt sich direkt in roXtra abspielen.


Bildnachweis:

iStock.com/designer491

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