Sie wollen auf Nummer Sicher gehen und prüfen, ob das Dokument von Ihren Mitarbeitenden richtig gelesen wurde? In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie in roXtra Dokumente die erweiterte Lesebestätigung durch einen Multiple-Choice-Test erstellen können. Während bei der reinen Lesebestätigung die Aufgabe durch Eingabe eines Passwortes bestätigt wird, haben Sie auch die Möglichkeit für ein Dokument einen Fragenkatalog zu hinterlegen. Dieser muss dann von Anwendenden richtig beantwortet werden, damit das Dokument als gelesen gilt und somit die Leseaufgabe abgeschlossen wird.

So erstellen Sie einen Multiple-Choice-Test

1. Um einen Fragenkatalog für die erweiterte Lesebestätigung zu erstellen, öffnen Sie das Dokument, bei dem Sie einen Multiple-Choice-Test anlegen wollen.
2. Klicken Sie im Dokument auf die Registerkarte Workflow.
3. Klicken Sie auf das entsprechende Icon, um Änderungen an der erweiterten Lesebestätigung vorzunehmen.
4. Markieren Sie das Kontrollkästchen für Kontrolle bei Lesebestätigung aktivieren.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Frage hinzufügen.
6. Geben Sie nun die Frage in das entsprechende Textfeld ein.
7. Nennen Sie anschließend die Antwortmöglichkeiten zu Ihrer gestellten Frage.
8. Um weitere Antworten hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus, das bei der gestellten Frage angebracht ist.
9. Nach Eingabe aller Antwortmöglichkeiten, wählen Sie die korrekten Antworten aus. Dies erfolgt über das entsprechende Kontrollkästchen.
10. Wenn Sie nun alle für Sie relevanten Fragen und Antworten bestimmt haben, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie ab sofort eine Leseaufgabe versenden, muss von den von Ihnen bestimmten Empfängergruppen der angelegt Multiple-Choice-Test durchgeführt werden.

So wird die erweiterte Lesebestätigung bestätigt

1. Öffnen Sie die Aufgabenübersicht des Moduls roXtra Dokumente.
2. Der Briefumschlag mit einem Fragezeichen kennzeichnet die Aufgabe zur erweiterten Lesebestätigung.
3. Um den Multiple-Choice-Test abzuschließen, klicken Sie nun in der Spalte Betreff auf die entsprechende Aufgabe.
4. Neben der Ansicht des geänderten Dokuments, wird der von Ihnen hinterlegte Fragenkatalog auf der rechten oberen Seite angezeigt.
5. Nun müssen die korrekten Antworten ausgewählt und die Aufgabe über die Schaltfläche Aufgabe bestätigen abgeschlossen werden.
6. Durch Eingabe des Kennwortes und Klick auf OK wird die erweiterte Lesebestätigung letztlich abgegeben.

Mit der erweiterten Lesebestätigung stellen Sie sicher, dass die Empfängergruppen Ihrer Leseaufgabe das Dokument sorgfältig gelesen haben. Dies kann vor allem bei relevanten Dokumenten, wie z.B. bei Dokumenten zur Arbeitssicherheit, sehr sinnvoll sein.

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iStock.com/AlexSecret