Unter dem Begriff Revision versteht man in der Regel eine objektive und unabhängige Prüfung von Produkten, Zuständen oder Prozessen. Aufgabe der Revision im Bereich des Qualitätsmanagements ist es beispielsweise Prozesse oder Vorgehensweisen in Bezug auf interne Richtlinien (Handbuch, Arbeitsanweisung etc.) oder Gesetze zu überprüfen. Falls eine Differenz zwischen dem Ist- und Sollzustand durch den jeweiligen Prüfer bzw. Verantwortlichen erkannt wird, ist dieser dazu aufgefordert Verbesserungsvorschläge zu entwickeln und umzusetzen.

Revision im Dokumentenmanagementsystem

In einem Dokumentenmanagementsystem bietet die Revision eine Übersicht über alle zurückliegenden Versionen eines Dokuments oder Ordners. Somit kann der Entwicklungsstatus von Daten wiedergegeben werden. Häufig werden Revisionsstände bzw. Nummern nach einem bestimmten Muster festgelegt. Eine Möglichkeit der Dokumentation ist z.B. folgende Variante: Versionsnummer, Monat und Jahr. So sagt der Revisionsstand 002/04.2015 aus, dass das Dokument in der zweiten Version (002) vorliegt und am April des Jahres 2015 (04.2015) aktualisiert wurde.

Audit Trail

Die Revisionierung ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements und findet sich im Audit-Trail eines Dokumentenmanagementsystems wieder. Dort werden alle Handlungen der beteiligten Personen während eines bestimmten Zeitraums protokolliert und ist ein wichtiges Instrument des Auditors bei einer Zertifizierung.

Worauf schauen Auditoren zuerst?

  • „Berge“ von Unterlagen auf den Schreibtischen
  • Kataloge, Akten, Zeichnungen, Muster, etc., die „chaotisch“ verwaltet werden
  • Fehlende Zuordnung der Dokumente

Also achten Sie auf einen systematischen Ablauf in Ihrer Dokumentation: Der erste Eindruck zählt!

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