Zeige grösseres Bild QM-Lexikon: Dokumentenlenkung Die Dokumentenlenkung ist ein wichtiger Bestandteil der DIN ISO 9001:2015. In der Norm wird im Rahmen des Qualitätsmanagements zur Lenkung „dokumentierter Informationen“ aufgefordert. Unter dem Begriff versteht man in der aktuellen ISO 9001:2015 alle Informationen, die von einem Unternehmen gelenkt und aufrecht-erhalten werden müssen (Dokumente, Formblätter, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen). Bei der Dokumentenlenkung wird in Vorgabe-, Nachweisdokumente und -aufzeichnungen (ab ISO 9001: 2015 als dokumentierte Information benannt) unterschieden. Sie können selbst erstellt werden und in Form von externen Vorgaben (Kunden, Gesetze und Normen) existieren. Vorgabedokumente Dies sind Standards und Verfahren zu einzelnen Prozessen innerhalb des Unternehmens. (z.B. Lagerungsstandards, Pflegestandards, u.s.w.) Nachweisdokumente Dies sind Dokumente, die einen Nachweis über die Ausführung eines Prozesses machen (z.B. ein ausgefüllter Fortbildungsantrag) Qualitätsaufzeichnungen Dies sind Dokumente die Ergebnisse von Qualitätsaufzeichnungen an einer Tätigkeit oder an einem Produkt Die dokumentierten Informationen dienen: dem Nachweis der Produkt- bzw. Dienstleistungskonformität, der Planung des Qualitätsmanagements, zur Aufrechterhaltung des QM-System, dem Nachweis der Wirksamkeit des QM-System, und dem Nachweis gesetzlicher Forderungen. Ablauf der Dokumentenlenkung Die Dokumentenlenkung umfasst alle Tätigkeiten bei der Erstellung, Prüfung und Freigabe sowie Verteilung von Dokumenten. (z.B. das Erstellen eines Formulars, die Weitergabe zur Prüfung an den Berechtigten, die Weitergabe an den Verantwortlichen zur Freigabe, sowie die endgültige Verteilung des Dokumentes bzw. das Einziehen der nicht mehr gültigen Vorversionen, sowie die ständige Aktualisierung und Verfügbarkeit). Erstellen von Dokumenten Interne dokumentierte Informationen können von allen Bereichen erstellt werden, die einen entsprechenden Bedarf haben. Vom Ersteller ist zu prüfen, ob bereits eine dokumentierte Information mit den gleichen Inhalten vorhanden ist und dies aktualisiert werden kann. Ist dies nicht der Fall, erstellt der Mitarbeiter beispielsweise ein neues Dokument oder Aufzeichnung. Die jeweiligen Dokumente und Aufzeichnungen müssen folgende Anforderungen erfüllen. Sie müssen vor Herausgabe auf Angemessenheit geprüft werden, sind zu aktualisieren, sind mit einem Bearbeitungsstatus zu versehen (Versionen), müssen an den Einsatzorten verfügbar gemacht werden, müssen lesbar und leicht erkennbar sein, müssen anhand einer Verteilerregelung verteilt werden, müssen auffindbar sein und ggf. müssen Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Prüfung und Freigabe von Dokumenten Nachdem die Dokumente erstellt wurden, werden die Unterlagen im angemessen Umfang fachlich, möglicherweise durch mehrere Bereiche normkonform geprüft und freigegeben. Hierbei gilt das 4-Augenprinzip. Für die Verteilung, den Austausch und die Aktualisierung ist der jeweilige Bearbeiter bzw. Ersteller des Dokumentes oder das Qualitätswesen zuständig. Hinweis Bitte beachten Sie zur Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit eine normgerechte Ablage unter Einhaltung der gesetzlichen, kunden- und unternehmensspezifischen Archivierungsfristen. Mit roXtra QM Dokumente normgerecht lenken Die passende Software zur QM Dokumentenlenkung finden Sie in unserem Portfolio. roXtra ist die führende QM-Softwarelösung für die Dokumentenlenkung. Das System wird bei Unternehmen aller Größen und Branchen eingesetzt, von der Klinik über den Handwerksbetrieb bis hin zum internationalen Konzern. Weiterführender, sehr ausführlicher Beitrag zum Thema Dokumentenlenkung: QM-Dokumentenlenkung – 5 schritte zum Erfolg 853 2018-02-14T09:43:53+02:003. Februar 2016|Neues im QM-Lexikon|0 Kommentare Über den Autor: Michael Stummvoll Roxtra GmbH Vertriebsleiter, Redakteur QM-Lexikon Ähnliche Beiträge Ziele und Nutzen eines Qualitätsmanagement-Systems 10. September 2019 | 0 Kommentare Qualitätsmanagement: Was ist das eigentlich? 2. September 2019 | 0 Kommentare Die 8-D Methode: Vorgehen zur Reklamationsbearbeitung oder mehr? 24. Juni 2019 | 0 Kommentare Hinterlassen Sie einen Kommentar Antworten abbrechenKommentarName* E-Mail* Website Pot
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