Die AZAV-Zertifizierung (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) ist für viele Bildungsträger und Maßnahmenanbieter Voraussetzung, um überhaupt am Markt teilzunehmen – insbesondere, wenn öffentliche Mittel durch die Agentur für Arbeit oder Jobcenter zum Einsatz kommen.
Doch was bedeutet AZAV konkret für das Qualitätsmanagement (QM) eines Unternehmens? Welche Anforderungen sind zu erfüllen – und wie lassen sich diese effizient, transparent und digital umsetzen? Dieser Beitrag zeigt Ihnen praxisnah, wie Sie die AZAV-Zertifizierung meistern – mit Beispielen aus dem Alltag und nützlichen Tipps zur digitalen Unterstützung, etwa mit der Softwarelösung roXtra.
Was ist AZAV – und warum ist sie für Ihr Unternehmen relevant?
Die AZAV regelt die Zulassung von Trägern der Arbeitsförderung und der Maßnahmen zur beruflichen Weiterbildung. Sie stellt sicher, dass nur Anbieter mit einem nachvollziehbaren und wirksamen Qualitätsmanagementsystem zugelassen werden. Die Zertifizierung ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn Fördergelder gemäß SGB III in Anspruch genommen werden sollen.
Typische Unternehmen, die eine AZAV-Zertifizierung benötigen:
- Bildungsträger und Akademien
- Umschulungs- und Fortbildungseinrichtungen
- Berufliche Rehabilitationszentren
- Anbieter von Sprach- oder Integrationskursen
Anforderungen an das Qualitätsmanagement im Rahmen der AZAV
Die AZAV verlangt den systematischen Nachweis eines funktionierenden QM-Systems. Eine bloße Sammlung von Dokumenten reicht nicht – vielmehr wird ein strukturiertes Vorgehen über den gesamten Leistungsprozess hinweg verlangt.
Wichtige Anforderungen:
- Klare Prozessbeschreibungen für Maßnahmen und Verwaltung
- Dokumentierte Abläufe zur Teilnehmerbetreuung, Maßnahmenevaluation, Dozentenqualifikation
- Regelmäßige interne Audits und Managementbewertungen
- Messbare Ziele und deren Evaluation
- Beschwerdemanagement und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung
Praxisbeispiel:
Ein Bildungsträger muss für jede Maßnahme eine vollständige Maßnahmenbeschreibung inklusive Zielgruppe, Ablauf, eingesetzter Methoden und Qualifikation der Lehrkräfte vorlegen. In der Praxis kann dies sehr aufwendig werden – vor allem, wenn Versionen nicht sauber dokumentiert sind.
Mit einer Lösung wie roXtra Dokumentenlenkung lassen sich alle Dokumente versionieren, revisionssicher speichern und automatisch zur Prüfung oder Freigabe weiterleiten. So behalten Unternehmen auch bei mehreren parallel laufenden Maßnahmen den Überblick.
AZAV-konformes Prozessmanagement: Das Fundament der Zertifizierung
Ein weiterer zentraler Baustein ist das Prozessmanagement. Prüfer möchten sehen, wie ein Unternehmen arbeitet – und ob es seine Prozesse systematisch verbessert.
Typische Prozesse im AZAV-Kontext:
- Teilnehmeraufnahme und Beratung
- Dozentenrekrutierung und -qualifizierung
- Durchführung der Maßnahme
- Feedback-Erhebung und Auswertung
- Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
Praxisbeispiel:
Ein Anbieter von Umschulungsmaßnahmen modelliert seine Prozesse im Prozessmanagement-Modul roXtra Prozesse. Jeder Schritt – von der Anmeldung bis zur Maßnahmeauswertung – ist als BPMN-Diagramm erfasst und automatisiert. Neue Mitarbeitende können sich schneller einarbeiten, und Auditoren erhalten auf einen Blick einen vollständigen Überblick.
Digitalisierung als Erfolgsfaktor: Mit Softwareunterstützung zur AZAV-Zertifizierung
Der Weg zur AZAV-Zertifizierung ist nicht nur eine Frage des „ob“, sondern des „wie gut“. Der Einsatz digitaler Werkzeuge hilft dabei, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz zu schaffen – genau das, was Auditoren sehen möchten.
Was eine gute Softwarelösung leisten sollte:
- Dokumentenlenkung mit Versionierung und Audit-Trail
- Automatisierte Workflows für Freigabeprozesse
- Prozessmodellierung nach BPMN-Standard
- Auditmanagement mit Checklisten, Maßnahmenverfolgung und Berichten
- Risikomanagement (z. B. nach ISO 31000 oder GRC-Anforderungen)
- Zugriffskontrolle und rollenbasierte Rechtevergabe
roXtra bietet genau diese Funktionen – modular und auf den jeweiligen Bedarf skalierbar. Ob Bildungsträger, Reha-Einrichtung oder Weiterbildungsakademie: Das QM-System kann gezielt auf AZAV-Anforderungen ausgerichtet und kontinuierlich weiterentwickelt werden.
Typische Herausforderungen und wie sie gemeistert werden
- Unvollständige oder veraltete Dokumentation 📄
Lösung: Versionierte Dokumente mit automatischer Erinnerung an Revisionsfristen - Mangelnde Transparenz über Verantwortlichkeiten 🧩
Lösung: Prozessverantwortliche klar definieren und automatisierte Workflows einsetzen - Fehlende Nachweise bei Audits 🔍
Lösung: Alle Maßnahmen, Prüfungen und Freigaben digital dokumentieren und nachvollziehbar speichern - Heterogene Ablagesysteme (Papier, Excel, Word) 🗂️
Lösung: Zentrale, strukturierte Ablage mit Suchfunktion und Zugriffskontrolle
Fazit: Mit System und Software zur erfolgreichen AZAV-Zertifizierung
Die AZAV-Zertifizierung ist mehr als nur ein bürokratischer Hürdenlauf – sie ist eine Chance, interne Prozesse auf ein neues Niveau zu heben. Ein durchdachtes Qualitäts- und Prozessmanagementsystem legt den Grundstein für nachhaltigen Erfolg und stärkt das Vertrauen von Teilnehmenden, Mitarbeitenden und Fördermittelgebern.
Moderne Softwarelösungen wie roXtra helfen dabei, Prozesse zu strukturieren, Risiken zu minimieren und jederzeit auditfähig zu bleiben.
Tipp: Steht eine AZAV-Zertifizierung bevor oder planen Sie eine Re-Zertifizierung? Dann lohnt sich eine unverbindliche Beratung, wie roXtra Ihnen die Umsetzung erleichtern kann – von der Dokumentation über das Audit bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung.
