Tutorial: Sammel-PDF erzeugen

Sie wollen schnell und einfach verschiedene Dokumente in einer PDF-Datei zusammentragen? In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie in roXtra Dokumente ein Sammel-PDF erzeugen können. So können Sie mehrere Dokumente in einer Datei bündeln.

So erzeugen Sie ein Sammel-PDF

  1. Um ein Sammel-PDF zu erstellen, wählen Sie im Menüpunkt Extras die Schaltfläche Sammel-PDF aus.
  2. Bestimmen Sie nun die Ansichtsart. Wenn Sie weitere Baumansichten in roXtra hinterlegt haben, können Sie sich den Sammeldruck auch nach deren Struktur anzeigen lassen. Es ist unter anderem die Auflistung von Ordnern und Dokumenten nach einer bestimmten Norm möglich.
  3. Zusätzlich können Sie wählen, ob die PDF-Datei mit oder ohne Inhaltsverzeichnis ausgegeben werden soll. Bei Ausgabe der PDF-Datei mit Inhaltsverzeichnis erhalten Sie auf der ersten Seite des Dokuments ein mit Hyperlinks versehenes Verzeichnis aller im Dokument befindlicher Dateien. Um das Inhaltsverzeichnis zu aktivieren, klicken Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen.
  4. Markieren Sie anschließend die Ordner und Dokumente, die im Sammel-PDF ausgegeben werden sollen. Wenn Sie einen Ordner bestimmen, werden automatisch alle darin enthaltenen Dokumente und Unterordner mit ausgewählt. Diese müssen somit nicht zusätzlich von Ihnen markiert werden. Sie haben jedoch die Option, bereits ausgewählte Ordner und Dokumente wieder abzuwählen.
  5. Klicken Sie nun auf Sammel-PDF anfordern.
  6. In weniger als einer Minute steht Ihnen das Sammel-PDF zur Verfügung.
  7. Klicken Sie auf Auftragsliste aktualisieren.
  8. Das neu erstellte Sammel-PDF wird Ihnen in der Tabelle Sammel-PDFs dargestellt.
  9. Dort haben Sie über die Aktion Herunterladen die Möglichkeit, das Dokument auf Ihrem Rechner zu speichern oder dieses direkt als PDF-Datei zu öffnen.

Durch die Sammel-PDF-Funktion in roXtra haben Sie nun alle benötigten Ordner und Dokumente gesammelt in einer PDF-Datei dargestellt. Diese Funktion kann zum Beispiel für anstehende Zertifizierungen sehr nützlich sein.

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Hinweis

Über den Menüpunkt Neu | Dokument können Sie wie gewohnt das Video in roXtra einbinden und somit Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das Video lässt sich direkt in roXtra abspielen.


Bildnachweis:

iStock.com/Waxwaxwax

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