Die Einführung eines integrierten Managementsystems in Ihrem Unternehmen sollten Sie bewusst planen und vorbereiten. Besonders wichtig ist es, dass Sie möglichst frühzeitig auf eine gut funktionierende interne Kommunikationspolitik setzen. Je früher Sie Ihre Mitarbeiter miteinbeziehen und „an Bord holen“, desto größer wird im Anschluss die Akzeptanz für ein neues Managementsystem sein. Im Folgenden finden Sie wichtige Anhaltspunkte, die in die Planung und Einführung eines IMS miteinbezogen werden sollten.

Übersicht IMS Einführung:

Meilensteine bei der Einführung eines integrierten Managementsystems

Die richtigen Rahmenbedingungen festlegen:

  • Stellen Sie eine Arbeitsgruppe aus Mitgliedern zusammen, die alle betroffenen Teilbereiche Ihres Unternehmens repräsentieren.
    In dieser Gruppe können Sie in Workshops zunächst grundsätzliche Rahmenbedingungen erarbeiten und definieren.
    Erfassen Sie beispielsweise detailliert die Erwartungen seitens Ihrer Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter und der Öffentlichkeit und legen Sie auf Basis dieser Informationen die übergeordneten, zu erreichenden Ziele fest.
  • Prüfen Sie die zu beachtenden Vorgaben durch Normen und aktuelle Gesetzgebungen.
  • Stellen Sie fest, welche Ressourcen Ihnen für die Einführung des IMS zur Verfügung stehen. Dabei sollten Sie sich eine Vorgehensweise erarbeiten, die zu Ihren Unternehmensstrukturen passt und Ihre Mitarbeiter möglichst aktiv einbindet.
  • Erstellen Sie einen Projektplan und regeln Sie alle Verantwortlichkeiten.
  • Prüfen Sie, ob Sie einen externen Berater miteinbeziehen wollen. In manchen Fällen ist es von Vorteil einen externen Berater in Betracht zu ziehen, der das Projekt begleitet und dafür sorgt, dass Sie Ihre Ziele im Rahmen der IMS-Einführung  trotz des Alltagsgeschäfts möglichst fristgerecht und strukturiert verfolgen.
  • Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter durch einen regen Informationsaustausch und die Förderung von kreativem Mitwirken in den Veränderungsprozess mit ein. Einbezogene Führungskräfte fungieren als Multiplikatoren.
  • Unterstützen und schulen Sie prozessverantwortliche Mitarbeiter durch Workshops/Trainings.

Prozesse strukturieren und definieren (systemübergreifende Integration):

  • Legen Sie fest, welche systematisierenden und lenkenden Elemente innerhalb der Managementsysteme im Bereich Qualität und Umwelt von den prozess- und funktionsabhängigen Elementen getrennt werden können. Diese systematisierenden Elemente können Sie übergreifend festlegen.
  • Alle prozess- und funktionsabhängigen Elemente (vornehmlich alle spezifischen Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen) können Sie anschließend strukturiert  erfassen.  Dabei ist es von Vorteil, die Prozesse mit den Mitarbeitern in kleinen Arbeitsgruppen zu erarbeiten. Hier stattfindende Diskussionen über Abläufe können Missverständnisse ausräumen und sorgen für Transparenz.
  • Definieren und beschreiben Sie die Prozesse nicht nur, sondern beziehen Sie gleichzeitig bereits mit ein, welche Qualitäts- bzw. Umweltbelange relevant sind.
  • Prüfen Sie, ob sich bereits erarbeitete Prozesse auf andere Standorte und Zweigstellen übertragen lassen.

Vorbereitung der Zertifizierung

Weiter zu: Der Ablauf einer Zertifizierung

620