Elektronische Formulare von roXtra
für effizientes Prozessmanagement

Machen Sie roXtra zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer Geschäftsprozesse, Abläufe und Aufgaben.

Automatisierte Abläufe und Prozesse

Elektronische Formulare sind ein Werkzeug im Bereich des Prozessmanagements zur effektiven Strukturierung, Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Unleserliche, per Hand ausgefüllte Papier-Formulare sowie ineffiziente Prozessführung gehören ab sofort der Vergangenheit an. Mit digitalen Formularen automatisieren Sie den Informations- und Aufgabenfluss im Team standortübergreifend, optimieren und beschleunigen Ihre Unternehmensprozesse, steigern dadurch Qualität und Effizienz und senken gleichzeitig Ihre Kosten.

Der Trend zum mobilen Arbeitsplatz (Home Office) und somit zum dezentralen Arbeiten steigt zunehmend. In diesem Zusammenhang gewinnt das “papierlose Büro” auch immer mehr an Bedeutung. Besonders die Kommunikation und der Austausch zwischen Mitarbeitern im Home Office und Bürogängern stellt so manches Unternehmen noch vor eine Herausforderung. Insbesondere, wenn beispielsweise wichtige Formulare ausgefüllt und anderen Mitarbeitern zügig zur Verfügung gestellt werden müssen. Hierbei kann roXtra Abhilfe schaffen:

Mit dem Prozessmanagement-Tool Elektronische Formulare können Sie digitale Formulare ganz einfach in roXtra erstellen, verwalten und lenken sowie mit zugehörigen Inhalten und Dokumenten aus der roXtra Dokumentenlenkung verknüpfen. Das Modul unterstützt die intuitive Erstellung von elektronischen Eingabemasken mit Formularfeldern (z.B. Checklisten und Dropdown-Felder) und die Automatisierung bereits bestehender Office-Formulare. Zusätzlich stehen Ihnen vielfältige Prozessvorlagen für wiederkehrende Abläufe wie beispielsweise Reklamationen, KVPs, Genehmigungen und Freigabeprozesse zur Verfügung, die Sie inhaltlich und formal beliebig anpassen können. Somit können Sie schnell und bequem Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und Abläufe automatisieren.

Hinter jedem elektronischen Formular steckt ein eigener Prozess. Über die BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), die einheitliche Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen, lassen sich Prozesse einfach und intuitiv grafisch modellieren und elektronische Formulare erstellen. Festgelegte, logische Regeln und Verantwortlichkeiten für einzelne Vorgänge und Aufgaben eines Prozesses sowie automatische Benachrichtigungen schaffen dabei Transparenz für alle Prozessbeteiligten.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse, indem Sie die Arbeitsabläufe und Aufgaben Ihres Unternehmens abbilden.
Optimieren Sie Ihre Managementprozesse, indem Sie die Prozesse Ihres Unternehmens digitalisieren.

Weniger Aufwand, mehr Produktivität:
Die Funktionen im Überblick

Erstellen Sie Eingabemasken für Ihre Mitarbeiter und automatisieren Sie bestehende Office-Formulare.

Ihre Mitarbeiter können die Formulare direkt in roXtra ausfüllen und zur weiteren Bearbeitung, Genehmigung oder Freigabe weiterleiten – und das mit nur einem Klick und ohne Medienbruch. Der Aufbau der elektronischen Formulare kann dabei dynamisch über Abhängigkeiten und Eingaben variiert werden. Erstellen Sie individuelle Eingabemasken mit Formularfeldern – beispielsweise Checklisten, Dropdown-Felder oder Optionsschaltflächen – hinterlegen Sie die entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten und automatisieren Sie die Benachrichtigungen an beteiligte Mitarbeiter.

  QM: KVP, CAPA, Reklamationen, Change­management, 8D Report etc.
  HR: Onboarding, Reisekostenabrechnung, Urlaubsantrag, Fortbildungs­anträge etc.
  Sonstiges: Internes Bestellwesen, Validerungs­dokumentation, Reinigungs­protokolle etc.

Gestalten Sie Ihre Geschäfts­prozesse ganz flexibel und digital und bringen Sie Struktur in Ihre Abläufe.

Erstellen Sie Ihre Prozesse über die einfache Expresstabelle oder mit der grafischen Modellierung (BPMN 2.0). Hinterlegen Sie Regeln und bestimmen Sie Verantwortlichkeiten und Rollen im Vorgang. Sie können die Aufgaben in den einzelnen Aktivitäten definieren und Eingabemöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter schaffen. Hierfür stehen Ihnen alle gängigen grafischen Elemente und Symbole der BPMN 2.0 zur Verfügung: Von Swimlanes über verschiedene Flussobjekte (z.B. Ereignisse, Aktivitäten oder Gateways), den Verbindungen von Objekten bis hin zu Artefakten (Modellobjekte, die zusätzliche und ergänzende Informationen darstellen). Selbstverständlich unterstützen und schulen wir Sie gerne bei der Modellierung Ihrer individuellen Prozesse.

Prozessmodellierung auf Basis von BPMN 2.0  
Keine Programmierung notwendig  
Benutzermanagement mit intuitivem und dynamischen Rollenkonzept  

Modellieren Sie die Prozesse Ihres Unternehmens gemäß Business Process Model and Notation Version 2.0.

Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Vorgänge und Aufgaben.

Im Cockpit und in übersichtlichen Dashboards sehen Sie jederzeit, in welchem Status sich ein Vorgang gerade befindet. Fälligkeiten, Aufgabenmanagement und farbliche Markierungen unterstützen bei der Strukturierung. Alle Aktivitäten und Kommentare in den Vorgängen werden vom System nachvollziehbar archiviert. Über Auswertungen und Heatmaps können Sie Bottlenecks und Schwachstellen identifizieren und Ihre Prozesse optimieren.

  Grafische Reports, Dashboards und Kennzahlen
  Aufgabenmanagement mit Fristen
  Audittrail und Nachverfolgbarkeit

Elektronische Formulare tragen zu einer effizienteren Teamarbeit bei.

roXtra wird zur zentralen Drehscheibe für Ihre Abläufe. Alles, was zu einem Vorgang gehört befindet sich an einem Ort. Alle Prozessbeteiligten können mit der Kommentarfunktion am Vorgang mitarbeiten und Feedback geben. Laden Sie weitere Mitarbeiter zu Ihren Vorgängen ein und halten Sie diese informiert.

Klare Zuordnung von Aufgaben und Tätigkeiten  
Übersicht über die gesamte Kommunikation
Transparente und erfolgreiche Teamarbeit  

Die Schnitt­stellen­anbindung ermöglicht ein system­übergreifendes Arbeiten.

Starten Sie Prozesse aus anderen Anwendungen oder Webformularen und lagern Sie wiederkehrende und komplexe Prozessteile in Subprozesse aus. Übergeben Sie dabei Prozessdaten oder anhängige Dateien. Nutzen Sie Timerevents und Entscheidungen für die Steuerung Ihrer Vorgänge und hinterlegen Sie Geschäftsregeln für eine automatische Entscheidungsfindung.

  Anbindung an Fremdsysteme über Schnittstellen
  Importieren Sie Dokumente und Daten

Anwendungsbeispiele
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