Freigaben und Unterschriften gehören zu den zeitintensivsten Schritten in vielen Unternehmensprozessen. Durch die Anbindung der Signaturplattform Skribble und Docusign an roXtra Prozesse können diese Abläufe nun digital, rechtssicher und ohne Verzögerungen umgesetzt werden. Das spart Zeit, reduziert Papieraufwand und ermöglicht eine unkomplizierte Zusammenarbeit mit internen wie externen Beteiligten.
Was ist Skribble?
Skribble ist ein etablierter Anbieter für elektronische Signaturen mit Sitz in Europa. Die Plattform ermöglicht das Signieren von Dokumenten auf allen rechtlich relevanten Ebenen; von der einfachen über die fortgeschrittene bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur (SES, AES, QES). Damit erfüllt Skribble die Anforderungen der eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union ebenso wie die Vorgaben des Schweizer ZertES-Standards.
So funktioniert die Integration
Mit der neuen Anbindung in roXtra Prozesse können Dokumente im Freigabeprozess direkt zur Signatur über Skribble übergeben werden. Unterschriften lassen sich dabei automatisch einholen, auch von externen Personen, die selbst keinen Zugang zu roXtra besitzen. Nach erfolgter Signatur wird das Dokument nahtlos in den bestehenden Prozessverlauf zurückgeführt. Der gesamte Ablauf findet innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung statt, sodass der Signaturprozess unkompliziert angestoßen und jederzeit überwacht werden kann.
Alternative: Auch Docusign lässt sich anbinden
Neben Skribble unterstützt roXtra Prozesse auch die Anbindung von Docusign, einem der weltweit führenden Anbieter für elektronische Signaturen. Unternehmen, die Docusign bereits im Einsatz haben oder künftig darauf setzen möchten, können ihre Signaturprozesse ebenso nahtlos in roXtra integrieren. Die Funktionsweise entspricht dabei dem bewährten Ablauf der Skribble-Anbindung: Dokumente werden direkt aus einem laufenden Prozess zur Signatur an Docusign übergeben. Die erforderlichen Unterschriften können sowohl von internen als auch von externen Beteiligten eingeholt werden. Nach Abschluss des Signaturvorgangs wird das signierte Dokument automatisch an den entsprechenden Prozess in roXtra zurückgeführt und dort revisionssicher dokumentiert. Die Integration ermöglicht dadurch einen vollständig digitalen und transparenten Freigabeprozess.
Nutzung und Lizenzierung
Die Nutzung von Skribble oder Docusign erfordert ein eigenes kostenpflichtiges Abonnement, das nicht über roXtra läuft. Unternehmen, die die digitale Unterschriftenfunktion in ihren Prozessen einsetzen möchten, sollten deshalb im Vorfeld direkt mit dem Anbieter die passenden Konditionen abstimmen. Wichtig ist, dass das gewählte Abonnement die Nutzung der Programmierschnittstelle (API) erlaubt, da diese für die Anbindung an roXtra erforderlich ist. Nach Abschluss des Abonnements stellt das Unternehmen die notwendigen Zugangsdaten (API Credentials) bereit. Diese werden durch Roxtra serverseitig in der Lösung hinterlegt.
Die reine Hinterlegung der Zugangsdaten reicht jedoch nicht aus. Erst wenn der entsprechende individuelle ServiceTask (automatisierter Prozessschritt) im Prozessmodul eingebunden wurde, kann die Signaturfunktion genutzt werden.
Vorteile der Integration
Die Verbindung von roXtra und Skribble bzw. Docusign bringt mehrere Vorteile mit sich. Zum einen wird die Rechtssicherheit gewährleistet, da alle Arten von elektronischen Signaturen unterstützt werden. Zum anderen entfallen Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Auch externe Beteiligte lassen sich unkompliziert in den Prozess einbinden, ohne dass ein eigener roXtra-Zugang erforderlich ist. Schließlich sorgt die Integration für eine vollständige Nachvollziehbarkeit, da alle Signaturschritte transparent im Prozessmodul dokumentiert werden.
Durch die Unterstützung von Skribble und Docusign erhalten Unternehmen die Möglichkeit, den Signaturanbieter zu wählen, der am besten zu ihren organisatorischen und regulatorischen Anforderungen passt.
Rechtssicherheit: Unterstützung für einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen
Zeitersparnis: Keine manuellen Umwege oder Medienbrüche
Komfort: Auch externe Beteiligte können ohne roXtra-Zugang signieren
Transparenz: Lückenlose Nachvollziehbarkeit im Prozessmodul
Jetzt aktivieren
Die Integrationen von Skribble und Docusign sind ab sofort verfügbar und können im Modul Prozesse eingesetzt werden. Unternehmen profitieren damit von einer durchgängigen Lösung, die digitale Unterschriften rechtssicher, komfortabel und effizient in bestehende Workflows integriert.
Möchten Sie mehr über die Möglichkeit erfahren, digitale Signaturen in roXtra zu integrieren?
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