ISO 9001:2026 mit roXtra umsetzen: Funktionen, Beispiele und Best Practices

Die ISO 9001:2026 bringt eine stärkere strategische Ausrichtung, einen erweiterten Fokus auf Qualitätskultur sowie eine differenziertere Betrachtung von Risiken und Chancen. Die wichtigsten Änderungen, den Zeitplan und die Auswirkungen auf das Qualitätsmanagement haben wir bereits in unserem vorherigen Beitrag beleuchtet.

Nun stellt sich die Frage, wie diese Anforderungen in der Praxis umgesetzt werden können. In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Software roXtra Unternehmen dabei unterstützt, die Umstellung strukturiert, effizient und auditsicher zu gestalten.

Inhalte

1. Wie können bestehende Dokumente an die neuen Anforderungen angepasst werden?
2. Wie lassen sich Risiken und Chancen systematisch erfassen und nachverfolgen?
3. Wie lassen sich Audits im Zuge der Normumstellung effizient vorbereiten und durchführen?
4. Wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende über die Änderungen informiert sind?
5. Wie gelingt die Umstellung zur ISO 9001:2026 effizient, ohne Insellösungen?
6. Fazit

Wie können bestehende Dokumente an die neuen Anforderungen angepasst werden?

Normänderungen erfordern in der Regel eine Überarbeitung bestehender QM-Dokumente. Entscheidend ist dabei, dass Änderungen strukturiert erfolgen und jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Mit dem Modul roXtra Dokumente lassen sich Anpassungen gezielt steuern. Dokumente werden versioniert, wodurch jede Änderung automatisch als neue Revision dokumentiert wird und ältere Stände abrufbar bleiben. Gleichzeitig sorgen definierte Workflows für eine strukturierte Bearbeitung, Prüfung und Freigabe. Über den Audit-Trail bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

Auch die Standardisierung spielt eine wichtige Rolle. Über Vorlagen und integrierte roXtra-Felder lassen sich Inhalte und Metadaten zentral steuern und automatisch in Dokumente übernehmen. Das erleichtert die Anpassung an neue Anforderungen und sorgt für konsistente Dokumente im gesamten Unternehmen.

Wie lassen sich Risiken und Chancen systematisch erfassen und nachverfolgen?

Für die systematische Erfassung und Nachverfolgung von Risiken und Chancen bietet roXtra mehrere Ansätze, die je nach Zielsetzung flexibel eingesetzt oder kombiniert werden können:

Erfassung über das Modul roXtra Risiken

Mit dem Modul roXtra Risiken steht eine strukturierte Lösung für das klassische Risikomanagement zur Verfügung:

• Risiken und Chancen können zentral erfasst und verwaltet werden
• Individuelle Kategorien, Bewertungen und Risiko-/Chancenmatrizen sind konfigurierbar
• Regelmäßige Bewertungszyklen sorgen für eine kontinuierliche Überwachung
• Automatische Aufgaben unterstützen die Nachverfolgung

Dies ermöglicht eine standardisierte und transparente Bewertung sowie Steuerung von Risiken und Chancen.

Individuelle Betrachtung über roXtra Prozesse

Alternativ besteht die Möglichkeit, die Betrachtung insbesondere von Chancen über individuell gestaltete Prozesse im Modul roXtra Prozesse abzubilden:

• Eigene Abläufe zur Chancenbewertung können definiert werden
• Bewertungskriterien und Abläufe sind frei gestaltbar
• Unabhängigkeit von klassischen Risikomatrizen oder Bewertungsschemata
• Prozesse lassen sich optimal an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen

Dies bietet den Vorteil einer flexiblen und maßgeschneiderten Betrachtung, die über klassische Risikobewertungen hinausgeht.

Verknüpfung und Nachverfolgung über roXtra Maßnahmen

Zur konsequenten Nachverfolgung können identifizierte Risiken und Chancen direkt mit Maßnahmen im Modul roXtra Maßnahmen verknüpft werden:

• Maßnahmen können direkt erstellt und mit Risiken oder Prozessen verbunden werden
• Klare Zuständigkeiten, Fristen und Status sorgen für Transparenz
• Wirksamkeitsprüfungen sichern den nachhaltigen Erfolg
• Fortschritt und Ergebnisse sind jederzeit nachvollziehbar

So wird die Umsetzung von Maßnahmen strukturiert gesteuert und überwacht.

➡️ Zusammenfassung (Risiken und Chancen)

roXtra Risiken bietet eine bewährte Lösung für die strukturierte Erfassung und Bewertung von Risiken und Chancen. Gleichzeitig regt die aktualisierte Norm durchaus dazu an, über den klassischen Ansatz hinaus weiterzudenken. Insbesondere kann es sinnvoll sein, Chancen bewusst losgelöst von Risiken zu betrachten, um ihnen – wie es auch von der Revision gefordert wird – einen höheren und eigenständigeren Stellenwert zu geben.

Für diese weiterführende Betrachtung bietet roXtra mit den Modulen, insbesondere im Bereich Prozesse und Maßnahmen, vielfältige Möglichkeiten zur individuellen und flexiblen Umsetzung.

Gerne stellen wir Ihnen die verschiedenen Ansätze im Detail vor und unterstützen Sie dabei, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden.

Wie lassen sich Audits im Zuge der Normumstellung effizient vorbereiten und durchführen?

Die effiziente Vorbereitung und Durchführung von Audits im Zuge einer Normumstellung lässt sich in roXtra insbesondere über das Modul roXtra Audits zentral abbilden. Audits können geplant, terminiert und auf Basis von Vorlagen sowie normbezogenen Fragenkatalogen durchgeführt werden. Dadurch entsteht ein standardisiertes Vorgehen, das den Aufwand für zukünftige Audits reduziert.

Während der Durchführung werden Auditfragen direkt im System bearbeitet und bewertet. Abweichungen werden frühzeitig sichtbar und Ergebnisse strukturiert dokumentiert. Zur Erhöhung der Flexibilität können Audits bei Bedarf auch offline und mobil durchgeführt werden.

Ein besonderer Mehrwert entsteht durch die Vernetzung mit weiteren roXtra Modulen. Maßnahmen lassen sich direkt aus Auditfeststellungen ableiten und nachverfolgen. Gleichzeitig stehen relevante Dokumente, Prozesse, Risiken und bereits umgesetzte Maßnahmen jederzeit als Nachweise zur Verfügung. So entsteht eine durchgängige Dokumentation, die Unternehmen dabei unterstützt, Audits effizient und revisionssicher durchzuführen.

Wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende über die Änderungen informiert sind?

Die Information der Mitarbeitenden über Änderungen lässt sich in roXtra insbesondere über die einfache und die erweiterte Lesebestätigung im Modul roXtra Dokumente sicherstellen. Beide Varianten dienen dazu, nachvollziehbar zu dokumentieren, ob relevante Inhalte zur Kenntnis genommen wurden.

Die einfache Lesebestätigung erfolgt, indem Mitarbeitende eine Leseaufgabe erhalten und diese nach Kenntnisnahme durch Bestätigung mit ihrem Kennwort abschließen. Der Status wird im System dokumentiert, sodass jederzeit ersichtlich ist, wer das Dokument gelesen hat.

Die erweiterte Lesebestätigung geht darüber hinaus und prüft nicht nur die Kenntnisnahme, sondern auch das Verständnis der Inhalte. Hier kann ein Fragenkatalog in Form eines Multiple-Choice-Tests hinterlegt werden, der von den Mitarbeitenden korrekt beantwortet werden muss, bevor die Lesebestätigung als abgeschlossen gilt. Dadurch wird sichergestellt, dass Inhalte nicht nur gelesen, sondern auch verstanden wurden.

Offene oder überfällige Leseaufgaben werden über Aufgabenmanagement und Eskalationsmechanismen sichtbar nachverfolgt. Dadurch kann sichergestellt werden, dass erforderliche Bestätigungen rechtzeitig erfolgen und wichtige Änderungen nicht unbeachtet bleiben.

Insgesamt entsteht dadurch eine nachvollziehbare und revisionssichere Informationskette, mit der Unternehmen jederzeit belegen können, dass Mitarbeitende über Änderungen informiert wurden und diese auch verstanden haben.

Wie gelingt die Umstellung zur ISO 9001:2026 effizient, ohne Insellösungen?

Eine erfolgreiche Normumstellung gelingt am effizientesten, wenn Informationen, Aufgaben und Nachweise nicht in voneinander getrennten Systemen verwaltet werden. Genau hier setzt roXtra an. Durch den erweiterbaren Aufbau lassen sich die roXtra Module Dokumente, Prozesse, Risiken, Audits und Maßnahmen in einer gemeinsamen Plattform miteinander verbinden.

Der Mehrwert entsteht dabei vor allem durch die Verknüpfung der einzelnen Module. So können beispielsweise direkt aus einem Audit Maßnahmen erzeugt werden, deren Bearbeitungsstatus wiederum im zugehörigen Risiko sichtbar ist. Prozesse können mit Dokumenten verknüpft oder direkt aus dem Dokumentenmanagement heraus gestartet werden. Dadurch verbleiben alle Informationen im jeweiligen Kontext und müssen nicht mehrfach gepflegt werden.

Auch bei der Verwaltung von Dokumenten hilft roXtra dabei, Doppelungen zu vermeiden. Mithilfe von Verknüpfungen, Referenzen und Verweisen zu Normen und Geltungsbereichen können Inhalte zentral gepflegt und an mehreren Stellen verwendet werden. Änderungen erfolgen nur einmal und stehen anschließend überall aktuell zur Verfügung. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Blogbeitrag: Dokumente ohne Doppelungen in roXtra: Verknüpfungen, Referenzen und Hyperlinks richtig nutzen.

Zusätzliche Unterstützung bieten die neuen KI-Funktionen (↗ roXtra mit KI). Sie helfen dabei, bestehende Inhalte zu analysieren, Lücken im Managementsystem zu identifizieren und relevante Informationen schneller aufzubereiten. Dadurch können Anforderungen der ISO 9001:2026 effizienter umgesetzt und notwendige Maßnahmen gezielter abgeleitet werden.

Statt einzelner Insellösungen entsteht so ein integriertes Managementsystem, das die Umstellung auf die ISO 9001:2026 unterstützt und gleichzeitig den Aufwand für Pflege, Abstimmung und Nachweiserbringung reduziert.

Fazit

Keine Panik vor der ISO 9001:2026: Die diskutierten Neuerungen sind für roXtra-Anwender bereits heute gelebte Praxis. Die Revision bedeutet daher für die meisten Unternehmen keine komplette Neuausrichtung ihres Qualitätsmanagements, sondern vielmehr die gezielte Weiterentwicklung bestehender Prozesse. Mit roXtra stehen die erforderlichen Werkzeuge bereits zur Verfügung, um die Umstellung strukturiert, effizient und revisionssicher zu analysieren und umzusetzen.