Integrierte Managementsysteme (IMS): Welche Softwarelösung unterstützt Unternehmen am besten?

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Anforderungen aus Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz, Informationssicherheit und Compliance effizient zu steuern. Ein integriertes Managementsystem (IMS) hilft dabei, diese Bereiche in einer gemeinsamen Struktur zusammenzuführen. Doch welche Softwarelösung eignet sich dafür am besten? In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl einer IMS-Software ankommt und wie roXtra dabei hilft, Managementsysteme effizient zu steuern, Normanforderungen umzusetzen und Wissen unternehmensweit verfügbar zu machen.

Inhalte

• Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)?
• Warum setzen Unternehmen auf ein IMS?
• Welche Softwarelösung gibt es für integrierte Managementsysteme?
• Die wichtigsten Anforderungen an eine IMS-Software
• Warum roXtra eine leistungsstarke Lösung für integrierte Managementsysteme ist
• Praxisbeispiele: So unterstützt roXtra die wichtigsten IMS-Prozesse
  • Verbesserungspotenzial nutzen
  • Mehr Übersicht statt Insellösungen
• Mit roXtra ein IMS effizient aufbauen und weiterentwickeln

Was ist ein integriertes Managementsystem (IMS)?

Ein integriertes Managementsystem, kurz IMS, vereint verschiedene Managementsysteme eines Unternehmens in einer gemeinsamen Struktur. Dazu gehören beispielsweise:

• ISO 9001:2015 – Qualitätsmanagementsysteme (Revision veröffentlicht bzw. für 2026 angekündigt, Umstellung in den kommenden Jahren relevant)
• ISO 14001:2026 – Umweltmanagementsysteme (aktuelle Fassung, ersetzt die Version von 2015)
• ISO 45001:2018 – Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (derzeit in Überarbeitung, eine neue Version wird für 2027 erwartet)
• ISO/IEC 27001:2022 – Informationssicherheits-, Cybersicherheits- und Datenschutzmanagementsysteme (aktuelle Fassung, derzeit keine Revision angekündigt)
• ISO 31000:2018 – Risikomanagement (aktuelle Leitlinie, derzeit keine Revision angekündigt)
• ISO 37301:2021 – Compliance-Managementsysteme (aktuelle Fassung, derzeit keine Revision angekündigt)

Dass Unternehmen mehrere Managementsysteme parallel betreiben, ist längst keine Ausnahme mehr. Allein weltweit existieren mehr als 837.000 Zertifizierungen nach ISO 9001, rund 300.000 nach ISO 14001, über 185.000 nach ISO 45001 und knapp 49.000 nach ISO 27001 ^[1]. Die Zahlen zeigen, dass Themen wie Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und Informationssicherheit in vielen Unternehmen gleichzeitig eine wichtige Rolle spielen.

Gleichzeitig folgen die heute am häufigsten eingesetzten Managementnormen derselben sogenannten High Level Structure (HLS). Dadurch lassen sich Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Prozesse deutlich einfacher in einem gemeinsamen System zusammenführen.

Statt mehrere Managementsysteme separat zu organisieren, werden Anforderungen, Abläufe, Nachweise und Zuständigkeiten in einer gemeinsamen Struktur zusammengeführt. Das reduziert Doppelarbeit, vermeidet redundante Informationen und sorgt für eine einheitliche Organisation.

Kurz gesagt: Ein IMS sorgt für klare Zuständigkeiten, reduziert Abstimmungsaufwand und erleichtert die Umsetzung unterschiedlicher Normanforderungen.

Warum setzen Unternehmen auf ein IMS?

Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen auch die Anforderungen an Qualität, Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance. Werden diese Themen in separaten Systemen verwaltet, entstehen schnell Medienbrüche und redundante Aufgaben.

Ein integriertes Managementsystem bietet hier entscheidende Vorteile:

• Einheitliche Prozesse statt paralleler Strukturen
• Zentrale Dokumentation aller relevanten Informationen
• Weniger Doppelarbeit bei Audits und Zertifizierungen
• Klare Verantwortlichkeiten und Freigaben
• Höhere Transparenz über Maßnahmen, Risiken und Verbesserungen
• Einfachere Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen

Gerade Unternehmen mit mehreren Managementsystemen profitieren von einer einheitlichen Arbeitsumgebung, in der Dokumente, Prozesse und Nachweise sinnvoll miteinander verbunden sind.

Welche Softwarelösung gibt es für integrierte Managementsysteme?

Unternehmen setzen für integrierte Managementsysteme heute meist auf spezialisierte IMS-Software. Solche Lösungen bündeln Dokumente, Prozesse, Audits, Risiken und Maßnahmen in einem System und unterstützen die Umsetzung verschiedener Normen und Managementdisziplinen. Statt zwischen Netzlaufwerken, Excel-Listen und verschiedenen Fachanwendungen zu wechseln, arbeiten alle Beteiligten mit einer einheitlichen Systemlandschaft.

Der entscheidende Unterschied zu isolierten Einzellösungen: Eine moderne IMS-Software verbindet Fachbereiche, Prozesse und Nachweise über Systemgrenzen hinweg. So entsteht ein zentraler Arbeitsbereich für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitsschutz, Informationssicherheit, Compliance und weitere Themen.

In der Praxis zeigt sich dieser Mehrwert besonders deutlich: Wird beispielsweise bei einem Audit eine Abweichung festgestellt, können daraus direkt Maßnahmen abgeleitet, Verantwortlichkeiten zugewiesen und betroffene Dokumente oder Prozesse aktualisiert werden. Alle Informationen bleiben miteinander verknüpft und jederzeit nachvollziehbar.

Eine leistungsfähige IMS-Software unterstützt nicht nur die Dokumentation von Anforderungen, sondern wird zum täglichen Werkzeug für Führungskräfte, Fachbereiche und Mitarbeitende. Diese finden Informationen schneller, Verantwortliche behalten den Überblick und Unternehmen können Anforderungen verschiedener Normen deutlich effizienter steuern.

Die wichtigsten Anforderungen an eine IMS-Software

Nicht jedes Unternehmen stellt die gleichen Anforderungen an eine IMS-Software. Während ein mittelständischer Hersteller andere Schwerpunkte setzt als ein Krankenhaus, ein Pharmaunternehmen oder ein internationaler Konzern, gibt es einige Kriterien, die für nahezu jede Organisation entscheidend sind.

Zusammenhänge statt Datensilos

Eine IMS-Software sollte verschiedene Arbeitsbereiche sinnvoll miteinander verbinden und einen konsistenten Blick auf das Managementsystem ermöglichen. Nur so bleiben Wechselwirkungen zwischen Audits, Risiken, Maßnahmen, Prozessen und Dokumenten jederzeit nachvollziehbar.

Flexible Anpassung an bestehende Strukturen

Jedes Unternehmen besitzt eigene Abläufe, Verantwortlichkeiten und Organisationsstrukturen. Die Software sollte sich an diese Gegebenheiten anpassen lassen und nicht dazu zwingen, Prozesse komplett neu zu denken.

Unterstützung mehrerer Normen und Standards

Ein integriertes Managementsystem entwickelt sich häufig weiter. Neben ISO 9001 kommen später beispielsweise ISO 14001, ISO 45001 oder ISO/IEC 27001 hinzu. Eine geeignete Lösung sollte diese Entwicklung unterstützen und verschiedene Normanforderungen innerhalb eines Systems abbilden können.

Transparente Prozesse und Verantwortlichkeiten

Wer ist zuständig? Welche Aufgaben sind offen? Welche Maßnahmen sind bereits abgeschlossen? Eine gute IMS-Software macht auf einen Blick sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht, welche Aufgaben anstehen und welche Themen bereits abgeschlossen wurden.

Einfache Nachweisführung für Audits

Gerade bei Zertifizierungen und Audits zeigt sich der praktische Nutzen einer Software. Dokumentierte Entscheidungen, umgesetzte Maßnahmen und aktuelle Dokumente sollten jederzeit nachvollziehbar und schnell verfügbar sein.

Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitenden

Die beste Software entfaltet ihren Nutzen nur dann, wenn sie von den Mitarbeitenden im Arbeitsalltag gerne und regelmäßig eingesetzt wird. Voraussetzung dafür ist, dass die Lösung einen spürbaren Mehrwert bietet, etwa durch einfachere Abläufe, weniger Suchaufwand und eine schnellere Erledigung täglicher Aufgaben. Eine intuitive Bedienung, klare Navigation und leistungsfähige Suchfunktionen sorgen dafür, dass Mitarbeitende die Software als echte Unterstützung wahrnehmen. Das fördert die Akzeptanz und erleichtert die erfolgreiche Einführung im Unternehmen.

Skalierbarkeit für Wachstum und neue Standorte

Mit steigender Unternehmensgröße wachsen meist auch die Anforderungen. Eine IMS-Software sollte deshalb sowohl für einzelne Standorte als auch für internationale Unternehmensstrukturen geeignet sein und unterschiedliche Verantwortungsbereiche unterstützen.

Branchen- und unternehmensspezifische Anforderungen

Darüber hinaus spielen individuelle Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle:

• Produzierende Unternehmen benötigen häufig eine enge Verbindung zwischen Prozessen, Risiken, CAPA-Management und Audits.
• Medizinproduktehersteller müssen regulatorische Anforderungen und umfangreiche Nachweise sicher beherrschen.
• Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen legen besonderen Wert auf Dokumentenlenkung, Schulungen und Compliance.
• Unternehmen mit mehreren Standorten benötigen einheitliche Standards bei gleichzeitig standortspezifischen Regelungen.
• Konzerne setzen häufig auf rollenbasierte Berechtigungen, Mehrsprachigkeit und globale Governance-Strukturen.

Deshalb gibt es nicht die eine IMS-Software für alle Unternehmen. Entscheidend ist eine Lösung, die zentrale Standards erfüllt und gleichzeitig genügend Flexibilität bietet, um die individuellen Anforderungen der eigenen Organisation abzubilden.

Warum roXtra eine leistungsstarke Lösung für integrierte Managementsysteme ist

Ein integriertes Managementsystem lebt davon, dass Informationen, Prozesse und Verantwortlichkeiten miteinander verknüpft sind. Genau hier setzt roXtra an: Die Software verknüpft die zentralen Bausteine eines Managementsystems und schafft einen durchgängigen Arbeitsfluss zwischen Fachbereichen, Verantwortlichen und Nachweisen.

Statt Daten mehrfach zu pflegen oder zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln, profitieren Unternehmen von konsistenten Abläufen und einer einheitlichen Datenbasis.

Dokumentenmanagement

Gerade in integrierten Managementsystemen müssen Dokumente aus unterschiedlichen Fachbereichen aktuell, freigegeben und nachvollziehbar verfügbar sein. Mit roXtra Dokumente lassen sich Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen normkonform verwalten.

Vorteile:

• Versionssichere Dokumentenlenkung
• Digitale Freigabe- und Prüfworkflows
• Automatische Revisionierung
• Lesebestätigungen und Kenntnisnahmen
• Schneller Zugriff auf aktuelle Dokumente

Prozessmanagement

Mit roXtra Prozesse werden Abläufe für Mitarbeitende verständlich, Verantwortlichkeiten klar und Verbesserungen leichter umsetzbar. Prozesse können grafisch dargestellt, automatisiert, dokumentiert und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Vorteile:

• Grafische Prozessmodellierung
• Automatisierung Ihrer Geschäfts­prozesse
• Verknüpfung von Prozessen, Dokumenten und Verantwortlichkeiten
• Einheitliche Prozesslandschaft
• Mehr Transparenz im Arbeitsalltag
• Klare Orientierung für Mitarbeitende

Risikomanagement

Risiken und Chancen lassen sich in roXtra Risiken systematisch erfassen, bewerten und überwachen. Dadurch können Unternehmen frühzeitig reagieren und fundierte Entscheidungen treffen.

Vorteile:

• Zentrale Erfassung von Risiken und Chancen
• Standardisierte Risikobewertungen
• Transparente Priorisierung von Handlungsbedarf
• Nachvollziehbare Dokumentation von Maßnahmen
• Unterstützung risikobasierter Anforderungen verschiedener Normen

Maßnahmenmanagement

Ob Auditfeststellung, Risiko, Reklamation oder Verbesserungsvorschlag: Maßnahmen lassen sich in roXtra Maßnahmen strukturiert planen, steuern und nachverfolgen.

Vorteile:

• Klare Verantwortlichkeiten
• Automatische Aufgaben und Erinnerungen
• Transparente Bearbeitungsstände
• Termin- und Fristenüberwachung
• Lückenlose Dokumentation der Umsetzung

Auditmanagement

Interne und externe Audits können mit roXtra Audits effizient geplant, durchgeführt und ausgewertet werden.

Vorteile:

• Zentrale Auditplanung
• Individuelle Checklisten und Vorlagen
• Direkte Verknüpfung mit Maßnahmen
• Vollständige Nachweisführung
• Hohe Transparenz für Auditoren und Fachbereiche

KI-Unterstützung mit roXi und dem KI-Hub

Mit roXi und dem KI-Hub kann künstliche Intelligenz direkt in das Managementsystem integriert werden. Statt Dokumente zu durchsuchen oder Zuständige zu kontaktieren, erhalten Mitarbeitende Antworten direkt aus den vorhandenen Inhalten des Managementsystems.

Vorteile:

• Schnellere und fundiertere Entscheidungen
• Schneller Zugriff auf relevantes Wissen
• Fragen in natürlicher Sprache stellen
• Informationen systemübergreifend nutzen
• Weniger Suchaufwand im Arbeitsalltag

So unterstützt roXtra die wichtigsten IMS-Prozesse

Der besondere Vorteil eines integrierten Managementsystems entsteht durch das Zusammenspiel der einzelnen Bereiche. Denn im Arbeitsalltag stehen Aufgaben selten für sich allein: Eine Auditfeststellung kann eine Prozessanpassung auslösen, eine Maßnahme nach sich ziehen oder Änderungen an Dokumenten erforderlich machen. Wie roXtra diese Zusammenhänge unterstützt, zeigen die folgenden Praxisbeispiele.

Mit roXtra ein IMS effizient aufbauen und weiterentwickeln

Ein integriertes Managementsystem soll Komplexität reduzieren. In der Praxis entsteht jedoch oft das Gegenteil: Dokumente liegen in unterschiedlichen Verzeichnissen, Maßnahmen werden in Excel nachverfolgt und wichtige Informationen verteilen sich auf E-Mails, Dateien und verschiedene Anwendungen.

Mit roXtra schaffen Unternehmen eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für alle Managementsysteme. Dokumente, Prozesse, Risiken, Audits und Maßnahmen greifen ineinander, sodass Informationen nicht mehrfach gepflegt oder aufwendig recherchiert werden müssen.

Dadurch wird aus einer Sammlung einzelner Managementsysteme ein IMS, das im Arbeitsalltag unterstützt, Verantwortlichkeiten transparent macht und Verbesserungen nachhaltig vorantreibt.

Fragen Sie sich:
Könnten Sie heute spontan nachweisen, warum eine Maßnahme beschlossen wurde, wer sie umgesetzt hat und ob ihre Wirksamkeit bereits geprüft wurde?

Quellen:

[1] https://www.iafcertsearch.org/services/iso-survey