Im Arbeitsalltag greifen viele Anwenderinnen und Anwender immer wieder auf dieselben Inhalte zu. Prozesse werden regelmäßig gestartet, Formulare ausgefüllt oder bestimmte Dokumente nachgeschlagen. Je größer das System und je umfangreicher die Ablagestruktur, desto mehr Zeit geht dabei für die Navigation verloren.
Genau für diesen Anwendungsfall bietet roXtra eine einfache, aber äußerst praktische Lösung: die Favoriten-Funktion. Mit ihr lassen sich häufig genutzte Inhalte als persönliche Schnellzugriffe speichern und jederzeit mit wenigen Klicks aufrufen.
In diesem Praxistipp zeigen wir, wie Sie Favoriten sinnvoll nutzen und warum insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen ein deutlicher Mehrwert für Anwender entsteht.
Inhaltsverzeichnis
- Warum sind Favoriten in roXtra so praktisch?
- Wann lohnt es sich, Favoriten in roXtra zu nutzen?
- Favoriten in roXtra Prozesse setzen und schneller arbeiten
- Favoriten in roXtra Dokumente nutzen
- Bonus-Tipps: Favoriten abonnieren und individuell benennen
- Häufige Fragen zu Favoriten in roXtra
- Kleine Funktion, großer Nutzen
1. Warum sind Favoriten in roXtra so praktisch?
Jeder Mitarbeitende arbeitet täglich mit einer Auswahl an Inhalten, die deutlich häufiger genutzt werden als andere. Genau hier setzen Favoriten an. Statt sich immer wieder durch Menüs, Prozessstrukturen oder Dokumentenordner zu klicken, können wichtige Inhalte direkt über den persönlichen Favoritenbereich aufgerufen werden.
Das spart Zeit und sorgt für einen effizienteren Arbeitsalltag. Gleichzeitig erhält jeder Nutzer eine individuelle Schnellzugriffsliste, die exakt zu den eigenen Aufgaben passt.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- schneller Zugriff auf häufig genutzte Inhalte
- weniger Suchaufwand im Tagesgeschäft
- individuelle Zusammenstellung persönlicher Favoriten
- höhere Effizienz bei wiederkehrenden Aufgaben
- bessere Orientierung in umfangreichen Systemstrukturen
Besonders groß ist der Nutzen für Mitarbeitende, die auf viele Bereiche, Ordner oder Prozesse zugreifen können. Qualitätsmanager, Administratoren oder andere Personen mit erweiterten Berechtigungen sehen oft deutlich mehr Inhalte als sie im Arbeitsalltag tatsächlich benötigen. Bis die gewünschten Informationen erreicht sind, müssen nicht selten mehrere Ordner- oder Prozessebenen durchlaufen werden. Favoriten helfen dabei, die wirklich relevanten Inhalte in den Vordergrund zu rücken und mit wenigen Klicks zu erreichen.
Hinzu kommt, dass die Anforderungen je nach Rolle und Verantwortungsbereich stark variieren. Während manche Mitarbeitende regelmäßig Reklamationen bearbeiten oder KVP-Prozesse starten, benötigen andere vor allem bestimmte Arbeitsanweisungen, Formulare oder Managementdokumente. Mit Favoriten kann jeder seine persönliche Arbeitsumgebung individuell gestalten und genau die Inhalte hervorheben, die für die eigenen Aufgaben relevant sind.
Genau diese Flexibilität macht den Mehrwert von Favoriten aus: Jeder Mitarbeitende entscheidet selbst, welche Inhalte wichtig sind und wie die persönliche Schnellzugriffsliste aussehen soll.
2. Wann lohnt es sich, Favoriten in roXtra zu nutzen?
Besonders sinnvoll sind Favoriten immer dann, wenn bestimmte Inhalte regelmäßig benötigt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Prozesse, Formulare, Dokumente oder ganze Ordner handelt.
Typische Anwendungsfälle sind:
- wiederkehrende QM-Prozesse
- KVP- und Verbesserungsprozesse
- Reklamationsmeldungen
- CAPA-Maßnahmen
- Formulare für Anträge oder Meldungen
- wichtige Arbeitsanweisungen
- Verfahrensanweisungen
- häufig genutzte Dokumentenordner
Als Faustregel gilt: Wenn Sie denselben Inhalt mehrmals pro Woche aufrufen, lohnt sich ein Platz in den Favoriten.
Darüber hinaus eignen sich Favoriten auch für Inhalte, die zwar selten benötigt werden, im entscheidenden Moment aber schnell verfügbar sein müssen. Viele Anwender hinterlegen daher bewusst Dokumente oder Prozesse, die sie nur gelegentlich nutzen, deren Ablageort sie jedoch nicht jedes Mal neu suchen möchten.
Das können beispielsweise Notfallprozesse, spezielle Verfahrensanweisungen, Vorlagen für seltene Meldungen oder Dokumente sein, die nur in bestimmten Situationen benötigt werden. Statt sich durch die Struktur zu klicken oder nach dem richtigen Suchbegriff zu suchen, sind die benötigten Inhalte mit einem Klick erreichbar.
Damit eignen sich Favoriten nicht nur als Schnellzugriff für häufig genutzte Inhalte, sondern auch als persönliche Merkliste für wichtige Informationen, die bei Bedarf sofort verfügbar sein sollen.
3. Favoriten in roXtra Prozesse setzen und schneller arbeiten
Besonders im Prozessmanagement entfaltet die Favoriten-Funktion ihren größten Nutzen. Prozesse werden nicht nur gelesen, sondern regelmäßig gestartet und bearbeitet. Ein schneller Zugriff auf häufig genutzte Prozesse spart daher unmittelbar Zeit im Arbeitsalltag.
In roXtra Prozesse können Favoriten direkt über das Sternsymbol ★ eines Prozesses angelegt werden. Das ist sowohl auf der Übersichtsseite (Cockpit) als auch innerhalb des jeweiligen Prozess-Dashboards möglich. Mit einem Klick wird der Prozess zur persönlichen Favoritenliste hinzugefügt.
Die gespeicherten Favoriten stehen anschließend jederzeit im eigenen Favoritenbereich zur Verfügung. Zusätzlich werden sie in der Sidebar angezeigt und können von dort direkt aufgerufen werden. So sind häufig benötigte Prozesse unabhängig von ihrer eigentlichen Ablage mit wenigen Klicks erreichbar.
Typische Prozesse, die viele Mitarbeitende als Favoriten hinterlegen, sind beispielsweise:
- Reklamationsmeldungen
- KVP-Vorschläge
- Lieferantenbewertungen
- Urlaubsanträge
- Beschaffungsanträge
- Freigabeprozesse
Da die Favoriten benutzerbezogen gespeichert werden, kann jeder Mitarbeitende seine eigene Auswahl zusammenstellen. So entsteht ein individueller Schnellzugriff auf die Prozesse, die für die jeweilige Rolle und die täglichen Aufgaben besonders relevant sind.
Praxisbeispiel: Qualitätsmanagement und KVP-Prozesse mit einem Klick starten
Stellen wir uns einen Qualitätsmanager in einem produzierenden Unternehmen vor. Zu seinen täglichen Aufgaben gehören unter anderem Reklamationen erfassen, Abweichungen melden, Lieferantenbewertungen durchführen und KVP-Maßnahmen anlegen. Alle diese Prozesse sind in roXtra hinterlegt, werden jedoch unterschiedlich häufig benötigt.
Ohne Favoriten führt der Weg jedes Mal über die Prozessstruktur. Der richtige Bereich muss geöffnet und der gewünschte Prozess gesucht werden. Das dauert oft nur wenige Sekunden, wiederholt sich jedoch über den gesamten Arbeitstag hinweg immer wieder.
Nach dem Anlegen persönlicher Favoriten sieht die Situation anders aus: Die für ihn wichtigsten Prozesse stehen direkt im Favoritenbereich bereit. Ein Klick genügt und der gewünschte Prozess kann sofort gestartet werden.
Nehmen wir an, die Suche nach einem Prozess dauert durchschnittlich nur 15 Sekunden länger als der Aufruf über die Favoritenliste. Bei zehn Prozessstarts pro Arbeitstag summiert sich das bereits auf rund zweieinhalb Minuten täglich. Über Monate hinweg entsteht daraus ein spürbarer Zeitgewinn und deutlich weniger Suchaufwand im Arbeitsalltag.
Mindestens genauso wichtig ist jedoch ein anderer Effekt: Die Mitarbeitenden greifen schneller auf den richtigen Prozess zu. Das schafft Orientierung, reduziert unnötige Klickwege und erhöht den Nutzungskomfort im Arbeitsalltag.
4. Favoriten in roXtra Dokumente nutzen
Nicht nur Prozesse, sondern auch Dokumente und Ordner lassen sich in roXtra als Favoriten speichern. Das ist besonders hilfreich für Inhalte, die regelmäßig benötigt werden oder deren Ablageort nicht immer präsent ist.
Typische Beispiele sind:
- Arbeitsanweisungen
- Verfahrensanweisungen
- Checklisten
- Formulare
- häufig genutzte Ordner
Ein Favorit kann auf zwei unterschiedliche Weisen angelegt werden.
Favorit über den Titel anlegen
Befinden Sie sich bereits in einem Dokument oder Ordner, genügt ein Klick auf dessen Titel. Der Inhalt wird dadurch direkt als Favorit gespeichert und steht künftig in Ihrem persönlichen Favoritenbereich zur Verfügung.
Favorit über das Kontextmenü anlegen
Alternativ können Dokumente über das Kontextmenü als Favorit gespeichert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen Sie den Eintrag „Als Favorit speichern“ aus. Der Favorit wird anschließend automatisch in Ihrem persönlichen Favoritenbereich hinterlegt.
Wo finde ich meine Favoriten?
Alle gespeicherten Favoriten sind zentral über den Menüpunkt ☆ „Favoriten“ im Fußzeilenmenü (unten links) von roXtra Dokumente erreichbar. Von dort aus gelangen Sie mit einem Klick direkt zu den hinterlegten Dokumenten und Ordnern.
5. Bonus-Tipps: Favoriten abonnieren und individuell benennen
Der Favoritenbereich im Modul Dokumente bietet noch weitere Möglichkeiten, um roXtra an die eigenen Arbeitsgewohnheiten anzupassen.
Dokumente abonnieren
Für besonders wichtige Dokumente kann zusätzlich ein Abonnement eingerichtet werden. Dazu genügt ein Rechtsklick auf den Favoriten und die Auswahl von „Abonnieren“. Anschließend erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn beispielsweise ein Workflow gestartet wird, das Dokument überarbeitet oder eine neue Revision freigegeben wird.
Gerade bei wichtigen Dokumenten kann das Abonnement dabei helfen, geplante Änderungen frühzeitig im Blick zu behalten. Wer bereits beim Start eines Workflows oder bei einer Überarbeitung informiert wird, kann notwendige Folgeaktivitäten rechtzeitig einplanen, etwa Schulungen vorbereiten, mitgeltende Dokumente aktualisieren oder betroffene Mitarbeitende informieren.
Favoriten individuell benennen
Darüber hinaus können Favoriten im Favoritenbereich umbenannt werden. Per Rechtsklick auf den Favoriten und Auswahl von „Umbenennen“ lässt sich eine persönliche Bezeichnung vergeben.
Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Dokumente intern unter einem anderen Namen bekannt sind oder wenn mehrere ähnliche Dokumente leichter voneinander unterschieden werden sollen.
Mit diesen Zusatzfunktionen wird der Favoritenbereich mehr als nur ein Schnellzugriff. Jeder Mitarbeitende kann ihn individuell an die eigenen Anforderungen anpassen und wichtige Dokumente nicht nur schneller erreichen, sondern auch gezielt überwachen.
Praxisbeispiel Gesundheitswesen: Änderungen an wichtigen Arbeitsanweisungen frühzeitig erkennen
Eine Pflegeeinrichtung arbeitet mit einer standardisierten Verfahrensanweisung zur Medikamentengabe. Da Änderungen an diesem Dokument direkte Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Schulungsmaßnahmen haben können, hat die Pflegedienstleitung die Anweisung als Favorit gespeichert und abonniert.
Wird eine Überarbeitung gestartet, erfolgt automatisch eine Benachrichtigung. Dadurch kann frühzeitig geprüft werden, welche Bereiche betroffen sind und ob begleitende Maßnahmen erforderlich werden.
Noch bevor die neue Revision freigegeben wird, können beispielsweise Schulungsunterlagen vorbereitet, Formulare angepasst oder Informationen an die Wohnbereiche weitergegeben werden.
Das macht den Favoritenbereich nicht nur zu einem Schnellzugriff, sondern auch zu einem hilfreichen Werkzeug für die frühzeitige Planung von Änderungen.
6. Häufige Fragen zu Favoriten in roXtra
Sind Favoriten für jeden Benutzer individuell?
Ja. Jeder Anwender verwaltet seine eigenen Favoriten und kann diese unabhängig von anderen Benutzern festlegen.
Können sowohl Prozesse als auch Dokumente als Favoriten gespeichert werden?
Ja. Abhängig vom jeweiligen Modul können Prozesse, Dokumente und Ordner als Favoriten gespeichert werden, um schneller darauf zuzugreifen.
Wann sollte ich einen Favoriten anlegen?
Immer dann, wenn Sie Inhalte regelmäßig nutzen oder wichtige Informationen mit einem Klick erreichen möchten. Auch selten benötigte, aber wichtige Inhalte eignen sich als Favoriten.
Können Favoriten wieder entfernt werden?
Ja. Favoriten können jederzeit wieder entfernt werden.
roXtra Prozesse: Um einen Prozess aus den Favoriten zu entfernen, wechseln Sie in den Favoriten-Bereich und klicken in der Miniaturansicht des betreffenden Prozesses erneut auf das Favoriten-Symbol ★. Der Prozess wird dadurch nicht mehr als Favorit markiert und aus Ihrer persönlichen Favoritenübersicht entfernt.
roXtra Dokumente: Um ein Dokument oder einen Ordner aus den Favoriten zu entfernen, öffnen Sie den Bereich ☆ Favoriten (unten links), klicken mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Favoriten und wählen die Option „Löschen“. Dabei wird lediglich das persönliche Lesezeichen entfernt, das eigentliche Dokument oder der Ordner bleibt unverändert erhalten.
7. Kleine Funktion, großer Nutzen
Auf den ersten Blick wirken Favoriten wie ein kleines Komfort-Feature. Im täglichen Einsatz zeigen sie jedoch schnell ihren Mehrwert. Mitarbeitende sparen Zeit, reduzieren Suchaufwand und gelangen deutlich schneller zu den Inhalten, die sie regelmäßig benötigen.
Vor allem bei häufig genutzten Prozessen sorgen Favoriten für effizientere Arbeitsabläufe. Doch auch in der Dokumentenverwaltung bieten sie einen echten Nutzen und helfen dabei, wichtige Informationen jederzeit griffbereit zu halten.
Unser Tipp: Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und hinterlegen Sie Ihre wichtigsten Prozesse, Dokumente und Ordner als Favoriten. Der Aufwand ist minimal, der Nutzen macht sich oft schon nach kurzer Zeit bemerkbar.
