roXi und KI-Hub im Qualitätsmanagement: Bestehendes Wissen smarter nutzen

Qualitätsmanagement lebt von Wissen: von klaren Regeln, sauberen Prozessen und der Sicherheit, im richtigen Moment die richtige Information zur Hand zu haben. In der Praxis sieht das jedoch oft anders aus: Dokumente sind vorhanden, aber schwer auffindbar; Regelungen verteilen sich über mehrere Vorgaben und der Weg zur passenden Antwort kostet unnötig Zeit. Genau hier entsteht der Wunsch nach Unterstützung, die den QM‑Alltag wirklich entlastet.

Mit roXi und dem KI-Hub bringt Roxtra künstliche Intelligenz dorthin, wo sie echten Nutzen stiftet: ins Qualitätsmanagement. Nicht als abstraktes Zukunftsthema, sondern als konkrete Hilfe im täglichen Arbeiten. Beide Lösungen greifen auf die eigenen, freigegebenen Inhalte zu und sorgen dafür, dass Wissen nicht nur verwaltet, sondern verstanden und genutzt wird.

Inhaltsverzeichnis

1. Mit roXi schneller zur richtigen Info
2. QM‑Wissen wird für alle zugänglich
3. Wissenspools als Grundlage für verlässliche Antworten
4. Prozesse beschreiben statt modellieren
5. Entspanntere Audits durch bessere Transparenz
6. Der KI-Hub: Wenn KI im Unternehmen vernetzt genutzt wird
7. KI-Unterstützung mit Verantwortung und Transparenz
8. Je komplexer das QM‑System, desto größer der Nutzen
9. Fazit: KI, die Qualitätsmanagement wirklich unterstützt

1. Mit roXi schneller zur richtigen Info

Im klassischen QM‑System beginnt eine Frage meist mit einer Stichwortsuche. Das Ergebnis ist eine Liste von Dokumenten, die gelesen, interpretiert und miteinander abgeglichen werden müssen. Hier setzt roXi an: Das ist ein in roXtra integrierter KI-Assistent in der Beta-Version, der speziell für den Einsatz im Qualitätsmanagement entwickelt wurde. Basierend auf dem vorhandenen Dokumentenkontext beantwortet roXi Fragen in natürlicher Sprache und liefert nachvollziehbare Antworten direkt aus den freigegebenen Inhalten in roXtra – inklusive transparenter Quellenangabe.

Gerade in Organisationen mit umfangreichen Regelwerken, mehreren Normbezügen oder vielen Prozessbeschreibungen ist das ein spürbarer Vorteil: Wer wissen möchte, welche Schritte bei einer Kundenreklamation gelten und wer verantwortlich ist, stellt genau diese Frage ohne zu überlegen, welches das richtige Schlagwort sein könnte. roXi durchsucht hierzu beispielsweise Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen etc. und gibt eine klare Auskunft.

roXi ist dabei bewusst als Assistenzsystem konzipiert: Die Verantwortung für Inhalte, Entscheidungen und Freigaben verbleibt vollständig bei den Anwenderinnen und Anwendern.

Der smarte Assistent roXi kann beispielsweise:

• Fragen zu einzelnen oder auch mehreren Dokumenten beantworten
• Zusammenfassungen und Kurzzusammenfassungen aus bestehenden Dokumenten erstellen
• Antworten aus definierten Teilbereichen, sogenannten „Wissenspools”, geben
• Inhalte strukturiert und nachvollziehbar aufbereiten
• Dokumente übersetzen oder in vereinfachter Sprache ausgeben

2. QM‑Wissen wird für alle zugänglich

Ein häufiges Nadelöhr im Qualitätsmanagement ist nicht das fehlende Wissen, sondern der Zugang dazu: Viele Fachbereiche scheuen den Blick ins QM‑System oder wenden sich direkt an die QM‑Abteilung, weil schnelle Antworten benötigt werden. roXi senkt diese Hemmschwelle deutlich.

Beispiel:
Ein neuer Mitarbeitender im Einkauf kann roXi beispielsweise fragen, welche Prüfungen bei neuen Lieferanten erforderlich sind. Die Antwort stammt direkt aus den gültigen Lieferantenbewertungs‑ und Risikodokumenten. Die QM‑Abteilung wird entlastet, Fachbereiche arbeiten eigenständiger und das QM‑System wird als hilfreiches Werkzeug wahrgenommen statt als Experten-Silo. So wird Qualitätsmanagement gelebter Arbeitsalltag.

Normen stellen klare Anforderungen an Strukturen, Abläufe und den Umgang mit dokumentierten Informationen. roXi hilft dabei, diese Vorgaben im Alltag leichter zuzuordnen und die relevanten Inhalte gezielt zu erschließen. Dadurch wird sichtbar, wie die KI zentrale Anforderungen der ISO 9001 unterstützt, unter anderem:

• ISO 9001 Abschnitt 7.5 – Dokumentierte Information
• ISO 9001 Abschnitt 7.1.6 – Wissen der Organisation
• Nachvollziehbarkeit durch Revisionsstände und Quellenangaben, wie es in der ISO 9001 an mehreren Stellen gefordert wird

roXi ersetzt dabei keine normkonforme Bewertung. Es unterstützt aber dabei, Inhalte aus der Norm schneller zugänglich und verständlich zu machen.

3. Wissenspools als Grundlage für verlässliche Antworten

Wissenspools bilden die inhaltliche Grundlage dafür, dass KI‑gestützte Antworten nachvollziehbar und verlässlich bleiben: Sie fassen die Inhalte aus dem roXtra‑System thematisch zusammen, zum Beispiel nach Fachbereichen, Themengebieten oder Organisationseinheiten. Die Konfiguration und Zugriffe auf diese Wissenspools können individuell vorgenommen werden. roXi und angebundene KI‑Lösungen greifen dabei ausschließlich auf die Dokumenteninhalte innerhalb dieser definierten Wissenspools zu. Zusätzlich können pro Wissenspool individuelle Regeln und Vorgaben hinterlegt werden. So lassen sich Antworten gezielt an unterschiedliche Zielgruppen anpassen und stets auf die jeweils relevanten Inhalte stützen. Gerade im QM‑Umfeld entsteht dadurch ein klarer Rahmen, der sicherstellt, dass Informationen konsistent, kontrolliert und auf Basis freigegebener Inhalte genutzt werden.

4. Prozesse beschreiben statt modellieren

Neben der Recherche in Dokumenten, zeigt sich besonders im Prozessmanagement der praktische Nutzen von KI. Prozesse müssen verständlich, vollständig und normkonform sein, gleichzeitig fehlt im Alltag oft die Zeit oder das Wissen zur Modellierung. Über einen speziell entwickelten Wizard kann roXi aus einer einfachen Prozessbeschreibung heraus einen vollständigen BPMN‑Prozess erzeugen – inklusive Rollen, Entscheidungswegen und relevanter Metadaten.

Der Wizard führt Schritt für Schritt durch den Erstellungsprozess und ergänzt den Ablauf automatisch um vordefinierte Felder, etwa zur Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten oder zur Strukturierung einzelner Prozessschritte. Neben der klassischen Texteingabe kann der gewünschte Ablauf auch per Spracheingabe eingebracht werden. Auf diese Weise eröffnet roXi auch Personen mit wenig oder keiner bisherigen Erfahrung die Möglichkeit, Prozesse zu erstellen – beispielsweise als Proof of Concept, als Diskussionsgrundlage im Team oder als direkt umsetzbaren Prozess zur Implementierung.

Beispiel:
Eine Teamleitung beschreibt, wie ein Beschaffungsprozess für kleinere Anschaffungen aussehen soll. Daraus erstellt roXi einen strukturierten Prozess, zeigt die Beteiligten und jeweiligen Tasks auf. Dieser kann direkt als Diskussionsgrundlage, für KVP‑Initiativen oder als konkrete Basis für die spätere Implementierung genutzt werden. Prozesse entstehen schneller, einheitlicher und mit deutlich weniger Aufwand – auch ohne tiefgehende BPMN‑Kenntnisse.

5. Entspanntere Audits durch bessere Transparenz

Auditmanagement, sei es für interne Audits oder Teil der Rezertifizierung, bedeutet für viele Organisationen nach wie vor hohen Aufwand. Dabei liegt die Herausforderung selten im fehlenden Nachweis, sondern vielmehr in der zeitintensiven Recherche. roXi erkennt Zusammenhänge über mehrere Dokumente hinweg und kann bei Auditfragen gezielt unterstützen.

Beispiel:
Fragt ein interner Auditor nach den Nachweisen zum Risikomanagement gemäß ISO 9001 Abschnitt 6, liefert roXi eine strukturierte Übersicht über relevante Prozesse, Risikoanalysen und Maßnahmen. Die Quellen sind klar benannt, die Argumentation nachvollziehbar. Das sorgt für mehr Sicherheit im Audit, spart Zeit und reduziert Stress.

Im Qualitätsmanagement gibt es viele Situationen, in denen roXi spürbar entlastet. Müssen sich Mitarbeitende in umfangreiche Richtlinien einarbeiten, helfen Zusammenfassungen dabei, Inhalte schneller zu erfassen. Bei fachlichen Rückfragen zu Dokumenten zeigt roXi relevante Textstellen inklusive Quellen direkt an.

Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Antworten über mehrere Dokumente hinweg zu erhalten. Sind Regelungen auf verschiedene Unterlagen verteilt, führt roXi die passenden Informationen zusammen und bereitet sie verständlich auf.

6. Der KI-Hub: Wenn KI im Unternehmen vernetzt genutzt wird

Während roXi direkt in die QM-Software roXtra integriert ist, wird der KI-Hub dann relevant, wenn im Unternehmen bereits eine KI im Einsatz ist, beispielsweise Microsoft Copilot. Über eine definierte Schnittstelle verbindet der KI-Hub diese Unternehmens-KI sicher mit roXtra und stellt sicher, dass Inhalte aus dem QM‑System kontrolliert und regelkonform genutzt werden können.

Der KI-Hub fungiert dabei als verbindender Rahmen. Er definiert, welche Informationen aus roXtra für welche Zielgruppen verfügbar sind und unter welchen Regeln sie genutzt werden dürfen. So können Mitarbeitende beispielsweise über ihre gewohnte KI‑Umgebung Fragen stellen und erhalten fundierte Antworten aus den freigegebenen roXtra‑Inhalten. Besonders für Organisationen, die etwa mit M365 arbeiten oder KI unternehmensweit einsetzen möchten, entsteht so ein spürbarer Mehrwert – ohne Abstriche bei Datenschutz, Compliance oder Nachvollziehbarkeit.

7. KI-Unterstützung mit Verantwortung und Transparenz

Gerade im Qualitätsmanagement ist Vertrauen entscheidend. roXi und der KI-Hub arbeiten ausschließlich mit freigegebenen Unternehmensinhalten. Jede Antwort ist mit Quellen belegt, Entscheidungen bleiben immer beim Menschen. Die KI unterstützt, ordnet Wissen und macht Zusammenhänge sichtbar, ohne zur Black Box zu werden.

Bei kritischen Entscheidungen, etwa der Freigabe von Maßnahmen nach einer Abweichung, liefert die KI die relevanten Informationen. Bewertung, Entscheidung und Freigabe bleiben revisionssicher bei den verantwortlichen Rollen. So entsteht KI‑Unterstützung, die Kontrolle und Normsicherheit wahrt.

8. Je komplexer das QM‑System, desto größer der Nutzen

Der Mehrwert von roXi und KI-Hub wächst mit der Komplexität des QM‑Systems. Viele Standorte, zahlreiche Dokumente, mehrere Normen und häufige Änderungen machen es schwer, Wissen aktuell und nutzbar zu halten. roXi macht dieses Wissen zugänglich, der KI-Hub sorgt dafür, dass es auch außerhalb von roXtra kontrolliert genutzt werden kann.

Statt Dokumente zu suchen, erhalten Mitarbeitende Antworten. Statt Prozesse mühsam zu modellieren, werden sie beschrieben und weiterentwickelt. QM‑Wissen bleibt nicht bei wenigen Expertinnen und Experten, sondern steht der gesamten Organisation zur Verfügung. Das reduziert Schulungsaufwand, erhöht die Akzeptanz und stärkt die Qualität im Alltag.

9. Fazit: KI, die Qualitätsmanagement wirklich unterstützt

roXi und der KI-Hub zeigen, wie künstliche Intelligenz im Qualitätsmanagement sinnvoll eingesetzt werden kann. Beide Lösungen denken mit, ordnen Wissen und machen Abläufe verständlich – dort, wo im Alltag Zeit verloren geht. Wer QM nicht nur verwalten, sondern aktiv leben möchte, findet in roXi und dem KI-Hub starke Partner für ein modernes, zukunftsfähiges Qualitätsmanagement.

Auch beim Einsatz von KI legt Roxtra großen Wert auf Datenschutz und Datensouveränität. Die Verarbeitung der Daten erfolgt DSGVO-konform innerhalb einer europäischen Infrastruktur. Klare Berechtigungen sorgen dafür, dass nur ausgewählte Inhalte für roXi und den KI-Hub verfügbar sind.

Neugierig geworden?
Das Roxtra-Team zeigt in einem Online-Termin gerne, wie roXi und der KI-Hub konkret im Qualitätsmanagement eingesetzt werden können. Voraussetzung ist die roXtra-Version 9.134.0 oder höher. Der Weg zu Ihrem smarten QM ist nur einen Klick entfernt!