Nach mehr als 15 Jahren verabschiedet sich Microsoft von der bekannten Schriftart Calibri und führt mit Aptos eine neue Standardschrift in seinen Office 365-Anwendungen ein. Dieser Wechsel bringt einige Fragen mit sich: Wie wird die neue Schriftart korrekt dargestellt? Was müssen Anwender beachten, um Dokumente weiterhin professionell zu gestalten? In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Fakten rund um die Einführung von Aptos und geben praktische Tipps für den Umgang mit der neuen Standard-Schriftart.
Hinweis:
Dieser Beitrag dient ausschließlich zur Information über die neue Standardschriftart Aptos in Microsoft Office 365 und deren Handhabung. Roxtra hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Darstellung von Schriftarten in Microsoft- oder Drittanbieter-Software. Bitte beachten Sie, dass systemabhängige Einschränkungen – insbesondere bei der serverseitigen Verarbeitung und PDF-Erzeugung außerhalb unseres Verantwortungsbereichs liegen.
Aptos – was ist das eigentlich?
Aptos wurde von Steve Matteson entworfen, dem auch Fonts wie Segoe oder Liberation Sans zu verdanken sind. Sie soll neutral, aber lesefreundlich wirken, sowohl am Bildschirm als auch auf Papier. Im Vergleich zur alten Standardschriftart Calibri hat Aptos einen etwas breiteren Duktus (Linienführung/Strichstärke), wirkt luftiger und ist insgesamt besser für hohe Bildschirmauflösungen optimiert.
Der Vergleich: Die Schrift Calibri (oben) wird von Aptos (unten) abgelöst.
Das Problem: Die Darstellung der Schrift
Die Einführung läuft zwar seit dem Jahr 2023, aber nicht jeder Computer hat Aptos automatisch installiert: Vor allem bei externen Partnern, Kunden oder älteren Office-Versionen kommt es vor, dass stattdessen ein Ersatzfont wie Arial angezeigt wird. Das kann Layout und Wirkung eines sorgfältig gestalteten Dokuments beeinträchtigen.
Da Aptos aktuell auf vielen Serverumgebungen nicht standardmäßig verfügbar ist, kann die Schrift dort nicht ohne Weiteres genutzt werden. Das betrifft insbesondere automatisierte Prozesse wie die PDF-Erzeugung: In generierten PDF-Dateien wird Aptos häufig durch andere Fonts ersetzt, was zu Abweichungen im Layout führen kann.
Die Lösung: Schriftarten einbetten
Damit Ihre Dokumente auf jedem System genau so aussehen wie gewünscht, gibt es einen simplen Trick: Betten Sie die Schriftart ein. So bleibt Aptos als Schrift erhalten, auch wenn der Empfänger die Schriftart lokal nicht installiert hat.
Und so geht’s:
- Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
- Gehen Sie auf „Datei“ > „Optionen“ > „Speichern“.
- Setzen Sie ein Häkchen bei „Schriftarten in die Datei einbetten“.
Tipp:
Bleibt der Haken bei „Nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten“, nicht gesetzt, sind alle Glyphen für nachfolgende Bearbeiter verfügbar und das Dokument kann einfach fortgeführt werden – gerade bei mehreren Bearbeitern ist das sehr praktisch.
Denken Sie aber daran: Diese Option benötigt mehr Speicherplatz, als wenn nur die verwendeten Zeichen eingebettet werden.
So wird Aptos direkt in die Datei gepackt und korrekt dargestellt, unabhängig vom genutzten System.
Was geschieht mit Aptos in LibreOffice?
Wie in einem weiteren Blogbeitrag beschrieben, steigt auch in Deutschland der Anteil von Nutzern von LibreOffice als Microsoft Office-Alternative. Doch leider ist Aptos eine von Microsoft lizensierte Schriftart, die in LibreOffice nicht angezeigt werden kann.
Wenn Sie eine Datei aus Word exportieren und darin Aptos verwendet wurde, kann LibreOffice die eingebettete Schriftart nicht automatisch verwenden – anders als Microsoft Word. Schriftarten-Einbettung hilft also in diesem Fall nicht weiter.
Tipp:
Wenn Sie regelmäßig mit LibreOffice-Nutzern zusammenarbeiten, wählen Sie besser eine alternative, plattformübergreifend verfügbare Schriftart (z. B. Arial, Liberation Sans) oder liefern Sie Dokumente als PDF. So bleibt das Layout garantiert erhalten.
Sicher mit Aptos arbeiten
Aptos ist ein Schritt nach vorn: modern, klar und lesefreundlich. Doch ohne die richtige Vorbereitung kann der Wechsel zu Problemen führen. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, betten Sie die Schriftart ein und erstellen Sie PDF-Dokumente. Nur so bleibt Ihr Corporate Design konsistent und professionell, auch außerhalb Ihrer Organisation.
