Kennzahl für die Wirksamkeit von internen Audits

[Sylvana]

#25171

Liebe Mit-Quali-Täter,

ich bin nicht mehr zufrieden mit unserer aktuellen Kennzahl zur Bewertung der Wirksamkeit unserer internen Audits. Diese nennt sich Prozessfähigkeitskennzahl und wird berechnet aus der Anzahl der bewerteten Fragen aus der Auditfrageliste und der jeweils abgegebenen Wertung zwischen 1 – 6). Ziel ist ein Ergebnis > 5,5 (von max. 6) Allerdings bewegen wir uns seit Jahren in diesem Bereich und für mich ist die Kennzahl eher eine Belastung als eine Aussage. Wie messt ihr eure Auditprozesse? Meine alternativen Ideen sind derzeit die Anzahl bestandener Audits oder die Messung der Anzahl von Abweichungen im Jahresvergleich. So ganz glücklich bin ich mit beiden Varianten allerdings nicht. Wer kann mir helfen?

Vielen Dank

Sylvana

[Rainaari]

#63065

Hallo Sylvana,

wir haben keine derartige Kennzahl festgelegt, weil wir keinen Sinn darin sehen.

Die Frage ist doch, was willst du mit internen Audits erreichen und wie kannst du das Sicherstellen? Wenn sich keine sinnvolle Kennzahl ermitteln läßt, sollte man es bleiben lassen…

–Rainaari

[Sylvana]

#63066

Hallo Rainaari,

danke für dein Feedback. Ok, es ist schon ein Indiz, dass es schwer ist, eine geeignete KPI zu finden. Ich beiß mich noch mit der Abrechenbarkeit am Ende des Auditjahres, wenn der Managementsystemreview ansteht (wie jetzt z. B.). Nur aus dem Bauch heraus zu bewerten, würde mir vom Auditor sicher „hinterfragt“ werden. Aber ich denke es wird auf eine zahlenmäßige Auswertung hinauslaufen mit Anzahl geplanter gegen durchgeführrter interner/externer Audits und Anzahl Haupt-/Nebenabweichungen, Verbesserungen. Ich bin gespannt auf das Feedback von anderen Kollegen.

Gruß

Sylvana

Sylvana

[Blackman]

#63067

Hallo Sylvana,
eine passende Kennzahl für das „Auditmanagement“ zu finden ist nicht schwerer oder leichter wie für jeden anderen Prozess.
Diese macht aber nur Sinn wenn ich den Prozess nachweislich ständig verbessern will.
Beispiele:
– Verhältnis von durchgeführten Audits zu geplanten Audits
– Anzahl überfälliger Termine bei der Maßnahmenabarbeitung /relativ oder absolut
– Anzahl der Auffälligkeiten bei Zertifizierungs- und Kundenaudits bzgl. Auditmanagement
– Auditstunden versus Produktivstunden
– usw. usw.
Bei all den Beispielen kann ich Prozessverbesserungen erzielen
Was gar nicht geht ist eine Kennzahl über erreichte Erfüllungsgrade, ausgefüllte Checklisten etc.
Dies führt in der Regel nur zu einer Beschönigung der Auditergebnisse
Viele Grüße
Black

[Sylvana]

#63068

Hallo Black,

die bisherige KPI diente dazu, innerhalb eines Prozessaudits zu bewerten, wie gut der auditierte Prozess funktioniert. Danke, du hast mir den Unterschied noch einmal deutlich gemacht. Denn diese Kennzahl dient ja nicht der Bewertung des Auditmanagements an sich.

1. OK, also das Verhältnis lässt sich (auch rückwirkend) leicht bestimmen, da ich dies dokumentiere.
2. Maßnahmenbearbeitung hatte ich geistig eher dem KVP zugeordnet, da die Maßnahmen aber aus Audits entstehen, passt das natürlich auch in die Bewertung des Auditprogramms.
3. Die Idee hatte ich schon und mir schon grafisch abgebildet, hier bekommt man eine gute Aussage erst durch den Vergleich über mindestens über einen Auditprogrammzyklus (3 Jahre bei uns).

Wenn du aber von überfälligen Maßnahmenerfüllungsterminen schreibst, fällt mir dazu noch eine spannendere Zahl ein. Die Einhaltung des Auditprogramms ist oft ein Thema und die Durchführung in time wäre noch interessant. Das schaue ich mir noch einmal genauer an. :-)

Vielen Dank für deinen Input. Das hat mich weitergebracht.

Viele Grüße

Sylvana

[Blackman]

#63070

Hallo Sylvana,
schön dass Dir meine Antworten vielleicht weiterhelfen
Vorab noch einige Informationen
Ich bin bei uns in der Firma u.a. zuständig für das komplette Auditprogramm incl. Controlling und Reporting.
Wir haben in etwa jährlich weltweit 1500 Audits (Intern, Extern, Kunde Lieferanten und Behörden) zu organisieren.
Folgende Managementsysteme sind zu administrieren
QM incl. TS; Umwelt 14001; Arbeitssicherheit OHSAS; Energie 50001
Da kommen wir ohne ein Kennzahlensystem gar nicht aus
Damit kann man auch gut die Ergebnisse für das MM-Review verdichten und entsprechend darstellen.
Hilfreich dafür ist eine auf Lotus Notes basierende Auditmanagement-Applikation incl. Cockpitfunktion
Gruß Black

[Autor]

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