Damit ein Qualitätsmanagement richtig, übersichtlich und effizient funktionieren kann, kommt man um ein geeignetes Qualitätsmanagementsystem (QMS) in der Organisation nicht drumherum. Die Implementierung eines solchen Systems ist für Unternehmen sowohl mit Kosten als oft auch mit einem nicht zu verachtenden zeitlichen Aufwand verbunden. Hinsichtlich des kaufmännischen Aspektes stellen sich Unternehmen hierbei selbstverständlich die Frage, „welche Vorteile bringt mir ein Qualitätsmanagementsystem?“.
Vorteile eines Qualitätsmanagement-Systems
Zum einen haben Unternehmen hohe Qualitätsstandards an ihre eigenen Produkte und Services, die es einzuhalten und stets zu optimieren gilt. Zum anderen schließen viele Firmen ausschließlich mit Unternehmen langfristige Geschäfte ab, die eine bestimmte Zertifizierung vorweisen können. Das bedeutet, ohne entsprechendes Zertifikat keine Aufträge. Ein professionelles Qualitätsmanagement sowie ein transparentes und effizientes QM-System wird da zum Pflichtprogramm. Dies betrifft KMU und große, internationale Konzerne – ganz gleich welcher Branche – gleichermaßen. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Vorteile zusammengestellt, die aufzeigen, warum ein QMS sinnvoll ist.
1. Qualitätssicherung und -steigerung
Die Sicherung sowie Steigerung der Qualität bilden das Fundament eines jeden Qualitätsmanagements. Der Kunde steht dabei am Start und am Ende der Prozesskette. Das heißt konkret, der Kundenauftrag gibt die Anforderungen vor, die es zu erfüllen gilt und prüft nach Erhalt des Produkts oder der Dienstleistung die Qualität. Hierfür braucht es eine klare Festlegung von Prozessabläufen und Verantwortlichkeiten. Eine QM-Software unterstützt an dieser Stelle, indem es eine Art „Qualitätskultur“ im Unternehmen schafft. Diese legt alle Prozesse und Aufgabenbereiche fest und zeigt die entsprechenden Zuständigkeiten transparent auf. Das Ergebnis: Steigende Qualität und wachsende Kundenzufriedenheit.
2. Glückliche Kunden = Starker Umsatz und Wettbewerbsfähigkeit
Zufriedene Kunden kaufen gerne wieder und empfehlen weiter. Eine hohe Kundenzufriedenheit sorgt deshalb für einen stabilen und idealerweise steigenden Umsatz und Wettbewerbsfähigkeit. Eine gut etablierte QM-Software kann dabei unterstützen, weitere Potenziale bei Bestandskunden auszubauen, die Bindung zu stärken und Neukunden zu gewinnen.
3. Kosten und Ressourcen senken
Optimal laufende Prozesse in einem Unternehmen sind wichtig, denn sie motivieren, sparen Zeit und somit bares Geld. Mit einem Qualitätsmanagementsystem können Sie Bottlenecks und Schwachstellen in Ihren Abläufen identifizieren und korrigieren und somit Ihre Unternehmensprozesse optimieren sowie effizienter und wirtschaftlicher gestalten.
4. Risiko- und Fehlerminimierung
Durch eine saubere und lückenlose Dokumentation sowie eine normgerechte Archivierung können Sie Risiken hinsichtlich möglicher Garantieansprüche und Produkthaftungen erkennen und minimieren. Ein entsprechendes QM-System schafft hierbei Rechtssicherheit im Schadensfall.
5. Know-how sichern und für Mitarbeiter zugänglich machen
Bei der Schaffung einer Dokumentation fließen viel Wissen und Kompetenzen aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammen. Ein QMS kann hierbei als eine Art „Unternehmenswiki“ dienen und zu einem wertvollen Wissensmanagement beitragen. Das Know-how und Arbeitsabläufe werden systematisch und zentral gespeichert und somit anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht.
6. Leichtere, standardisierte Einarbeitung
Eine zentrale Wissensdokumentation vereinfacht zudem auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Klar geregelte und transparente Abläufe sowie festgelegte Verantwortlichkeiten unterstützen sowohl in der Einarbeitungsphase als auch bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretung.
Fazit
Zusammengefasst dient ein Qualitätsmanagementsystem als Instrument zur Ermittlung und Erfüllung von Kundenanforderungen durch Erfassung und Beschreibung von festgelegten Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten (Aufbauorganisation), die Beschreibung der dynamischen Unternehmensprozesse (Ablauforganisation) sowie letztlich deren strategische und systematische Umsetzung und die kontinuierliche Verbesserung (KVP).
Definierte wichtige Abläufe und Prozesse und eine konkrete Rechteverwaltung mit festgelegten Verantwortlichkeiten stellen sicher, dass relevante Tätigkeiten pünktlich und normgerecht umgesetzt werden und tragen somit zur Erfüllung der Unternehmensziele bei.
