Die Dokumenten­lenkung-Software für Ihr QM

Verwalten Sie Ihr Wissen an einer Stelle

Sagen Sie dem Papierchaos den Kampf an und leisten Sie mit der digitalen Dokumentenlenkung-Software einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens.

Verwalten Sie alle wichtigen Unternehmens­dokumente – und damit vorhandenes Wissen sowie relevante Informationen – zentral an einem Ort.

Durch die webbasierte Anwendung ist der Zugriff jederzeit und standortunabhängig auf alle digitalen Dokumente (z. B. das QM-Handbuch) möglich. Vielfältige Schnitt­stellen sorgen für einen schnellen und zuverlässigen Daten­austausch.

Lenken Sie Dokumente normkonform

Mit einem automatisierten Freigabe- und Lenkungs­prozess (Dokumenten-Workflow) legen Sie fest, wie ein Dokument durch Ihr Unternehmen geleitet wird. Mitarbeitenden können hierbei bestimmte Rollen wie Bearbeiter, Prüfer oder Freigeber zugeordnet werden.

Welcher Dokumenten-Typ soll welchem Workflow folgen? Eine Verfahrens­anweisung oder SOP folgt einem anderen Lenkungs­prozess als ein Formular oder eine Checkliste. Die Dokumentenlenkung-Software ermöglicht dabei frei konfigurierbare Workflows, um Ihren Bedürfnissen und Anforderungen – nach sämtlichen Normen und Regelwerken – gerecht zu werden.

Anfallende Aufgaben werden automatisch generiert und an die zuständigen Bearbeiter verteilt. Um die Gültigkeit Ihrer Dokumente zu überprüfen, können Sie entsprechende Wieder­vorlagen hinterlegen. Somit bleiben Ihre Dokumente immer auf dem neuesten Stand.

roXtra übernimmt die Archivierung

Mit der Dokumentenlenkung-Software von roXtra stellen Sie sicher, dass alle jederzeit mit der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Während der Über­arbeitung aktiver Dokumente wird den Lesern weiterhin der bisher gültige Revisions­stand angezeigt. Entwürfe sind für die Empfänger und Leser nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen) vorliegen. Eine versehentliche Verwendung veralteter Dokumente ist damit ausgeschlossen.

Eine effektive Dokumentenlenkung erfordert eine transparente und revisionssichere Verwaltung aller Dokumente. Dank der automatischen Vergabe von Revisionsnummern wird eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet. Zwei Revisionen lassen sich bequem in einer Vergleichsansicht gegenüberstellen, um Änderungen schnell zu erfassen. Veraltete Versionen werden automatisch auditgerecht (roXtra Audits) in einer Dokumenten-Historie (Archiv) abgespeichert.

Verwalten Sie Benutzer systematisch

Die Benutzer- und Rechte­verwaltung webbasierter Software gehört häufig zu den fehleranfälligsten Prozessen. Je schneller ein Unternehmen und dessen IT-Landschaft wachsen, umso schwieriger wird die Verwaltung der Benutzer. Eine leistungsstarke Dokumentenlenkung-Software hilft dabei, den Zugriff auf wichtige Dokumente zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können. Mit dem systemübergreifenden und effizienten Benutzermanagement behalten Sie immer den Überblick und können ganz einfach individuelle Rechte festlegen.

Insbesondere bei Systemen mit großer Nutzerzahl ermöglichen die Schnittstellen­anbindungen an unterschiedliche Identity Provider – darunter Active Directory, Entra ID oder Okta – eine bequeme Übernahme und Pflege von Benutzer-Stammdaten aus anderen Systemen. Legen Sie alle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigabe­rechte individuell fest und organisieren Sie Ihre Benutzer nach Bereichen (z. B. nach Abteilungen etc.).

QM-Dokumente schnell und einfach finden

Mit der leistungsstarken, integrierten Volltextsuche findet jeder Nutzer auf Anhieb genau das Dokument, das er benötigt. Die Dokumentenlenkung-Software von roXtra durchsucht dabei sowohl die Metadaten als auch die Inhalte der Dokumente, auf die der Mitarbeiter Zugriffsrechte besitzt.

Schnell und zuverlässig verteilen

Wenn Sie ein Dokument nach der Bearbeitung freigegeben haben, können Sie alle betreffenden Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Auch eine Sofort­verteilung von Dokumenten an bestimmte Empfänger – beispielsweise an neu eingetretene Mitarbeiter – ist jederzeit möglich. Die Dokumentenlenkung-Software stellt sicher, dass diese Personen automatisch eine Leseaufgabe in roXtra und per E-Mail erhalten.

Hat der Empfänger das Dokument zur Kenntnis genommen, kann er dies mit einer dokumentierten Lesebestätigung abschließen. Dadurch können Sie jederzeit nachvollziehen, welcher Empfänger das Dokument bereits gelesen hat.

Organisieren Sie Ihre Prozesslandschaft

Die Abbildung von Geschäftsprozessen schafft Transparenz: Prozess­landkarten geben Übersicht über alle Kern­elemente sowie unterstützende Prozesse und veranschaulichen, wie diese miteinander verknüpft sind.

Mit dem integrierten Flowchart-Designer erstellen Sie im Hand­umdrehen transparente Darstellungen Ihrer betrieblichen Abläufe, Organigramme, Turtle-Modelle usw. Dadurch können Sie Ihre Geschäfts­prozesse einfach strukturieren, organisieren und für alle Beteiligten zugänglich machen.

Hinterlegen Sie hierzu direkt die zugehörigen Dokumente aus Ihrem roXtra-System in den einzelnen Prozess­schritten. Auch roXtra Felder lassen sich in die Prozesse integrieren und werden automatisch aktualisiert. Somit unterstützt der Flowchart-Designer zusätzlich bei der normgerechten QM-Dokumentation.

Sie suchen ein Tool für die Automatisierung von Geschäftsprozessen? Lernen Sie roXtra Prozesse kennen!