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Hallo Liebe Forumuser,
ich suche nach Ideenansätzen zur Weiterentwicklung unserer internen Audits.
Wir haben in unserem Unternehmen ca. 40 Meisterbereiche. Diese betreiben insgesamt ca. 500 Anlagen unterschiedlichen Typs (d.h. Kläranlagen, Pumpwerke, Regenüberlaufbecken, …).
Derzeit findet jährlich in jedem Meisterbereich ein internes Audit statt. Inhalte sind hierbei ein Fragenkatalog (QM-Themen) und ein Betriebsrundgang (teilweise unter Beteiligung des Abfall- und Gewässerschutzbeauftragten, Abteilung Arbeitssicherheit).
Nun wünscht die oberste Leitung eine Weiterentwicklung der internen Audits. Eine Reduzierung der Anzahl der internen Audits halte ich bei Anzahl der von uns betriebenen Anlagen für nicht realistisch, da die Stichprobe der internen Audits schon im Verhältnis zu den betriebenen Anlagen stehen muss. So etwas hat der Zertifizierer schon angedeutet.
Gibt es hierzu konkrete Vorgaben, oder ist dies eine Vereinbarung die man mit dem Zertifizierer treffen muss?
Eine Idee war auch die Anpassung im Bereich des Auditorenteams. Derzeit besteht unser Team aus: Meistern, MA Verwaltung und MA Verwaltung Betrieb. Da wir das interne Audit auch zum Erfahrungsaustausch auf Meisterebene nutzen möchte, könnten hier Meister Meister auditieren. Aber nicht jährlich, sondern alle 2 Jahre in abwechselndem Rhythmus. Dies würde zwar zu einer Reduzierung der jährlichen Audits führen, hätte aber auch den Effekt, das sich nicht nur auditierte Meister auf den Fragenkatalog vorbereiten würde. Allerdings hätte ich dann nur für 20 interne Audits eine nachweisliche Dokumentation.
Eine solche Art ist sicherlich nicht normkonform, oder?
Ich sehe momentan lediglich Optimierungspotentiale im Bereich der Werkzeuge bei der Vor- und Nachbereitung der internen Audits durch eine Auditsoftware sowie bei Schulung der internen Auditoren und der damit verbundenen gezielteren Durchführung der internen Audits.
Gibt es aus eurer Sicht Ideen zur Optimierung unserer internen Audits?
Danke im Voraus an Alle,
qubiHallo Qubi,
Dein Arbeitsbereich ist mir zwar fremd, jedoch hier mein Beitrag zum Thema Audit.
Die oberste Leitung erhebt zu Recht eine Weiterentwicklung der internen Audits.
Grund: wiederkehrende Audits nach einem festgelegten Fragenkatalog heben nach 2-3 maliger Verwendung kein Verbesserungspotential mehr!
Die MA/Meister werden „Auditresistent“!
Sprich: sie wissen genau, was auf die standartisierten Fragen für Antworten und Nachweise erwartet werden, um ein ausreichendes Auditergebnis zu erzielen.In meinem Gebiet (Automotive) gibt/gab es immer Prozessparameter, die einen bestimmten Wert incl. Toleranz einhalten müssen. Um nicht in die Gefahr zu kommen, dass die Toleranzgrenzen voll ausgenutzt werden, war das Ziel, die Streuung zu minimieren. Hierbei spielte KVP immer eine große Rolle. Auch evtl. Kundenbeschwerden schubbsen einen Prozess an, der das künftig vermeiden soll und auch muss. Das ist für Auditoren immer ein Spielfeld, auf dem sie sich gerne austoben. Da ist wirkliches Potential zur Verbesserung drinn.
Klar, Vor – und Nachbereitung gehören zu einem Audit wie das Amen in der Kirche.
Software hilft Dir dabei, alles zu verwalten. An der Qualität eines Audits hilft Dir die Software aber relativ wenig.
Um so mehr aber die „Qualifikation von internen Auditoren, welche dann die vielen Meisterbereiche über Kreuz dann auditieren können.Nochmal: macht Euch frei bei internen Audits von den im Fragenkatalog festgelegten Standards! Diese werden relativ fix von den MA verstanden und auch konform umgesetzt.
Nur bei den o.g. „Specials“ (Prozess-Fehlern und Beschwerden) lässt sich oft Potential feststellen und heben, was dem Unternehmen hilft, sich zu verbessern.„Es ist besser eine Frage zu diskutieren, ohne sie zu entscheiden, als eine Frage zu entscheiden, ohne sie zu diskutieren.“
(Joseph Joubert – französischer Moralist und Essayist, 1754-1824)Gute Zeit!
Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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Ein sehr beliebter Spielplatz der Auditoren sind und werden es auch bleiben die internen Audits. Gerade da gibt es immer wieder irgendwas zu entdecken, was in welcher Art und Weise auch immer gegen irgendeine Norm verstößt.
Wenn ich lese, was du alles zu auditieren hast scheint das ja schon fast zu 2 Vollzeitstellen für arme, mittellose Auditoren hinzudeuten.
Aber wie können wir dir helfen?Ein Ansatz wäre, wie Qualyman schon sagte, weg von den standardisierten Fragenkatalogen hin zur Prozessorientierung. Das heißt sich mit der „Turtle“ (ich hasse sie immer noch) entlang der Prozesskette durch die Abteilung zu bewegen und dort gegen die geschriebenen Anweisungen zu kontrollieren.
Generell ist es vielleicht gar nicht so schlecht, die „Meister gegen Meister“ auditieren zu lassen, sofern diese eine entsprechend nachgewiesene(!!!) Qualifikation besitzen. Die Gefahr ist nur, dass du damit ein Konkurenzdenken schürst und der eine dem anderen eines auswischen will, um selber am Schluss besser dazustehen.Ich bin mir im Moment nicht sicher, aber wenn ich lese, was ihr da treibt, hat das mit 9001 und 14001 zu tun, oder? Dann musst du doppelt aufpassen, da du dich mit der 14001 im gesetzlich geregelten Bereich bewegst.
Das heißt dass du bei den üblichen Normüberschneidungen gerade im Bereich der Dokumentenlenkung ein erhebliches Potential an Fallen hast. Was bei der 9001 ok ist muss bei 14001 nicht auch ok sein.Mein Vorschlag wäre:
Sammel mal die Qualifikationen. Wer darf bei euch was auditieren, welchen Hauptfokus gibt es, versuch die Verbesserungspotentiale zu identifizieren, die ihr aus den letzten Jahren gesammelt habt.
Übertrag diese ggf. auch auf die anderen Bereiche und mach „Cross – Audits“, soll heißen nimm immer einen aus einer anderen Abteilung mit.
Dann würde ich vielleicht das System umstellen. Wenn du bisher eine Auditplanung gemacht hast und gesagt hast, ich komme dann oder dann, lass sie dich bestellen. Soll heißen: DU bekommst von den Bereichen eine Anforderung zur Auditierung. Alternativ kannst du das auch über die GF machen, also der GF oder ein anderes Mitglied der obersten Leitung beauftragt dich zur Durchführung der entsprechenden Audits.Was die Anzahl angeht: Du kannst mit Sicherheit nicht alle Bereiche jährlich auditieren. Dann hast du wohl nix anderes mehr zu tun als das. (Mit Vor – und Nachbereitung etc.)
Kannst du dich von den Bereichen lösen und in Richtung Prozess gehen und damit ggf. einige Bereiche zusammenfassen?Dino
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Ich glaube an die friedliche Koexistenz von Menschen und Fischen.
(George W. Bush)Hallo qualyman,
der Fragenkatalog wird jährlich überarbeitet mit dem Ziel innerhalb von 3 Jahren alle Regelungen des Bereiches intern auditiert zu haben. Zusätzlich wird der Fragenkatalog um aktuelle Themen ergänzt.
Die Qualifikation der Auditoren ist auch ein wichtiges Thema im Rahmen der Optimierung der internen Audits.
So war eine Überlegung das derzeitige Auditorenteam (Meister, Betriebstechniker, Betriebsingenieure, Gruppenleiter, MA Verwaltung)zu reduzieren. Damit erhöht sich zwar die Anzahl der durchzuführenden Audits pro Auditor. Jedoch würde sich auch die Routine bei der Durchführung der internen Audits einstellen und die Fach- und Durchführungskompetenz stärken. So könnten die internen Audits auch effektiver und schneller durchgeführt werden.
Bei meiner anderen Überlegung geht es um neue Zusammensetzung des Audtorenteams, d.h. vorwiegend bestehend aus Meistern als Audtoren und MA Verwaltung als Coauditoren. Dies hätte den Vorteil das Meister auch Meister auditieren würden. So wäre zudem ein Erfahrungsaustausch unterschiedlicher Meisterbereiche gegeben.
Diese letzte Überlegung kam auch bei der obersten Leitung gut an, würde aber den Aufwand für die Meister nicht reduzieren und dies sollte mit der Optimierung der internen Audits erreicht werden. Ich bin mir aber nicht sicher was hierbei unter Aufwand verstanden wird. Normalerweise sollte eine übermäßige Vorbereitung bei kontinuierlicher Pflege der Dokumentation und regelgerechtem Betrieb nicht erforderlich sein.
Daher kam der Vorschlag auf, dass sich die Meister gegenseitig im 2-Jahresrhythmus auditeren sollen. ört sich im ersten Moment recht interessant an. Allerdings bin ich der Meinung das dies zwar zu eienr Reduzierung der Anzahl der Audits, aber nicht zur Reduzierung des Aufwandes für die Meister führt, oder seht ihr das anders?
Denn beide Parteien müßten sich auf das interne Audit vorbereiten. Zudem würde sich die Stichprobe von 40 auf 20 interne Audits reduzieren. Damit sehe ich bei der Gesamtanzahl an betriebenen Anlagen für die ZER Schwierigkeiten. Es wird zwar indirekt auch im dem nicht auditierten Bereich aufgrund der Vorbereitung eine „Auditierung“ durchgeführt, jedoch fehlt hier die nachweisliche Dokumentation für die ZER.
Gibt es vielleicht noch andere Möglichkeiten zur Durchführung von internen Audits?
Danke für eure Hinweise!
Habt Ihr mal daran gedacht, die Fragen aus mit einem „Spiel“ zu verbinden?
Stellt Euch vor es gab ein fettes Vorkommnis und es wird vermutet, das Eure Abteilung mit den Fehler verursacht hat…
Ich (als Auditor) spiele den sachverständigen Staatsanwalt / fehlersuchenden Sachverständiger und Ihr müsst Euch verteidigen / entlasten.
Spielerisch kann man dann die Schwachstellen auf- (und wieder zu-)decken …Viele Grüße
QM-FK
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Don’t think it – ink it.Hallo QM-FK
Dein Weg ist schon richtig, aber Staatsanwalt und Sachverständiger klingt sehr nach einem Gerichtsverfahren. Wie bei jedem Gericht muss nach Abschluss der Verhandlungen ein Urteil gefällt werden und der „Schuldige“ wird verurteilt.
Gerade das „schuldig sprechen“ ist nach meiner Erfahrung nicht die Möglichkeit, ein volles Geständnis vom Schuldigen zu erhoffen oder gar daran etwas zu verbessern.Ziel muss immer sein, das „Falschgelaufene“ zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, die ein Wiederauftreten mit Sicherheit vermeiden.
Es ist ja auch bekannt, dass „Straftäter“ sehr oft wieder straffällig werden, weil die Strafe nicht dagegen schützt.
„Du und Ich: wir sind eins, ich kann dir nicht wehtun ohne mich zu verletzen“
(Mahatma Gandhi – Pazifist und Menschenrechtler, 1869-1948)Gute Zeit!
Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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Hallo Qualiman,
Hast vollkommen recht: Das Thema darf nie auf einzelne Mitarbeiter abzielen, sondern nur auf die Verfahren des Unternehmens.
Produkthaftung u.ä. sind nun mal gesetzlich verankert und betreffen alle Unternehmen.
Ich kenne mehrere Fälle, wo die Auditberichte des Zertifizierers bei Streitigkeiten zweier Unternehmen vor Gericht verwendet wurden.
Kommen bei Medizinprodukten Patienten zu Schaden, hört’s auf mit Lustig und solche Situationen sollte man ruhig einmal durchspielen. Man lese nur die beim BfArM gemeldeten Vorkommnisse (-> http://www.bfarm.de/DE/Medizinprodukte/medizinprodukte-node.html), dann weiß jeder, was ich meine.
Ich habe letzte Woche wieder die Situation gesehen, wo sich zwei Firmen um rund eine halbe Mio streiten, das ganze geht jetzt vor Gericht. Wie so oft, stimmt die Qualität nicht.
Und dann spielen Feinheiten wie vertragliche Regelungen, Prüfungen, Produkt- und Verfahrensvalidierungen, Auftragsbestätigungen, QS-Dokumentation, Nonkonformitäten usw. die Hauptrolle.Viele Grüße
QM-FK
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Don’t think it – ink it.Hallo QM-FK,
jetzt ist mir Dein Spiel mit „Sachverständigen und Staatsanwalt“ klarer geworden!
Klar, wenn das Kind im Brunnen liegt und ein erheblicher, externer Schaden entstanden ist, wird Dein „Spiel“ schon drastisch ernster!
Da ist ein konformes und gelebtes QM-System bei den Verhandlungen schon sehr nützlich und schmettert so manches „schmerzhaftes“ Urteil wirksam ab!Ich bezog mich bei meiner vorherigen Kommentierung nur auf interne Abläufe resp. interne Audits, welche auch sehr wohl zur Schadensbegrenzung beitragen, sofern diese nicht getürkt sind.
„Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?“
(Albert Einstein – Physiker, 1879-1955)Gute Zeit!
Qualyman – Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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