Prüfmittelüberwachung mit Outlook?

[QMarc]

#24029

Hallo zusammen,

hat jemand von euch schon einmal die Prüfmittelverwaltung mit Outlook organisiert?

Mich würde interssieren, wie man mit Outlook eine leicht zu kontrollierende Abarbeitung hinbekommt.

Viele Grüße
Qmarc

[Barbara]

#55535

Nein, ich schreib jetzt nicht, dass Outlook wohl demnächst auch den Kaffee kochen soll. Das wär ja OT…

[hackilein]

#55536

hehe, Barbara, so weit ist das gar nicht hergeholt. wenn man nichts anderes zur verfügung hat und kein budget für software da ist, muß man sich halt helfen. und termine kann outlook ja ;)

„das ist ein walversprechen. das muß man nicht halten!“ käpt’n blaubär, der weiseste bär des universums

[Barbara]

#55537

@hackilein: Ein kleines Budget kann doch nicht heißen, dass ein als nicht gerade zuverlässig bekanntes Programm noch mehr (verantwortungsvolle) Aufgaben übernimmt. Ich würde schon zur Risiko-Absicherung etwas anderes verwenden, z. B. Collabtive. Das ist zwar auch kein Programm speziell für die PMV, dafür kostenlos und mit einer guten Rollenverwaltung (wer darf was sehen und anfassen).

[Michael]

#55538

Hallo QMarc!

Alein hier bei Rossmanith liegen die Preise für Software bei 290 – 500,-€ wenn das Geld schon nicht da ist, wieviel Zeit (also auch Geld) willst Du denn in ein eigenens Programm investieren? Einfache Möglichkeit: Excel, Auflisten, Mitarbeiter sucht die fälligen PM raus und prüft. Einfach, effektiv und sehr, sehr preiswert.

Gruß
Michael

geändert von – Michael on 05/06/2009 07:35:16

[msb]

#55539

Hallo QMarc,

halte eine Excellösung in Deinem Fall für deutlich einfacher als eine Outlooklösung.

PM-Beauftragter muss halt in gewissem Intervall in die Datei schauen und sehen, wann was fällig ist. Vom ganzen Verwaltungs- und Eingabeaufwand ist hier Excel deutlich geeigneter als Outlook.
Habe auch schon mit einer solchen Exceldatei gearbeitet vor Jahren.

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

[marwei]

#55540

Moin,

schließ mich den Vorrednern an.
Also Outlook erachte ich auch als „suboptimale“ Lösung.
Allein schon die Tatsache der Zugriffsberechtigung. Ich geh mal davon aus, dass du auch ein Stellvertreter hast, der bei Krankheit, etc. Zugriff haben sollte. Geht zwar über Outlook auch, gewisse Berechtigungen zu vergeben, allerdings weiß ich jetzt adhoc nicht, ob man auch Aufgaben für mehrere freischalten kann, oder ob das nur für Kalender gilt.
Seis drum, in jedem Fall bedeutet dies wohl einen wesentlich höheren Aufwand, als z.B. mit ner Excel-Tabelle.

Ich hab zwar selbst nicht die Aufgabe der Prüfmittelüberwachung, krieg es aber von meiner Kollegin am Rande mit.
Sie arbeitet auch mit ner Excel-Tabelle, vermutlich eben aus dem Grund, weil niemand ein paar Euro fünfzig für ne ordentliche Software in die Hand nehmen möchte.
Und sie überwacht damit so um die 5.000 Prüfmittel.

Fragwürdig, ob da Excel noch die richtige Anwendung ist. Aber diese Menge an Prüfmittel mit Outlook zu verwalten, wär aus meiner Sicht schlicht und ergreifend unmöglich.
Ein weiterer Grund, sich das mit Outlook gut zu überlegen, weil du dich u.U. für die Zukunft ganz schön einschränkst.
Und solltest du dann doch irgendwann mal auf ein anderes System umsteigen (können/dürfen/müssen), viel Spaß mit der Datenübertragung aus Outlook… oioioiiiii

Du siehst, wenn dann lieber das kleinere Übel wählen und sich mit Excel etwas austoben (die Datumsüberwachung kann man da ja zumindest auch einigermaßen betreiben).

Grias
M

[evereve99]

#55543

Moin, Moin,

eine Outlooklösung für PMV habe ich ebenfalls noch nicht gesehen und mich noch nicht weiter mit den (Un-)Möglichkeiten beschäftigt.

Wenn schon mit Bordmitteln, dann eben Excel oder aber auch noch Access (da weiter reichende Abfragemöglichkeiten).

Auch interessant bei Excel ist die bedingte Formatierung, die dir z.B. 2 Wochen vor Terminfälligkeit die Zelle einfärbt!

Gruß

Evereve99

„Hast Du die ganzen Ausrufezeichen bemerkt? Fünf? Ein sicheres Zeichen für jemanden, der seine Unterhose auf dem Kopf trägt.“
– TERRY PRATCHETT, MUMMENSCHANZ

[Anonym]

#55544

Hi,

derzeit Arbeite ich an einer MSAccess- und Outlook-Lösung.

Ich finde die Terminverwaltung durch Outlook sehr gut.

Die Programme sind in den meisten Fällen bereits vorhanden und – gewisse Bedienkentnisse vorausgesetzt – maßgeschneiderte Lösungen können selber erarbeitet werden.

Access nutze ich als Datenbank. Daten können dort bequem nach vorgegebenen Filtern gefiltert und in Berichten dargestellt werden.

Automatisierte Befehlsabläufe (z.B. „Sende 3 Monate vor Terminablauf eine Email an xy“) vereinfachen die Verwaltungsarbeit.

Wer sich a bisserl damit beschäftigen möchte:

http://www.jans-hp.de/?q=node/23

Gruß

Martin S

[Blatherer]

#55546

Hallo QMark,

Fuer die Interne Ueberwachung aller Messmittel und Gruppen nehmen wir Excel in unserem Standort. Die Verwaltung aller Messmittel und deren Faehigkeit wird in unserem HQ via IQS PMV verwaltet.

Zur Orientierung, koennte Ich dir unsere Excel Liste einmal zukommen lassen.

mfg aus China
Bastian

Was nuetzt es dem Menschen, wenn er Lesen und Schreiben gelernt hat, aber das Denken anderen ueberlaesst?

[Luftfahrer]

#55547

Hallo QMarc,
die Lösungen von evereve99 und/oder Martin S halte ich low budget vorausgesetzt für die besten. Beide Anwendungen (Access, Excel) ermöglichen eine Messmittelverwaltung und bei definierten Bedingungen eine e-mail als Benachrichtigung über ablaufende Kalibrierung. Entweder bringst du ein wenig VB Kenntnisse mit, oder wendest dich an deinen admin, der sollte es hinbekommen.
Gruß Luftfahrer

[QMarc]

#55558

Hallo zusammen,

wow, ihr seid klasse :-). Vielen Dank für die reichhaltigen Kommentare.

Das „Problem“ hinter meiner Frage ist wie folgt.

Der Kunde hat eine technische Abteilung, die für das Controlling der Kalibrationen/Prüfmittel verantwortlich ist. Leider wird die Beschaffung einer neuen Software (bisher) trotz meines Verweis auf die geringen Kosten nicht genehmigt. Begründung sind die schon vorhandenen Programme.

So kam man auf die Idee, die Terminerinnerung in Outlook zu nutzen … Andernfalls wäre da noch das hauseigene SAP PM-Modul, was ich für die deutlich schlechtere Lösung hielte.

Die Daten für alle Prüfmittel liegen in Excel. Die idee ist, per Outlook an den fälligen Termin zu erinnern (separater Kalender oder Aufgaben für Prüfmittel) und dann in den einzelnen elektronischen Prüfkarten bzw. einer Exceltabelle die Abarbeitung zu protokollieren.

Ich freue mich natürlich auch über andere low-Budget-Lösungen. ;-)

Viele Grüße
Qmarc

[mfunk]

#55559

Hallo QMarc,

es gibt die Möglichkeit Daten von Excel nach Outlook zu exportieren.
Dazu bedarf es einer VBA-Programmierung (google: excel daten nach outlook).
Nach Umsetzung kann man die Notwendigkeit der Maßnahme nachweisen .. und nach einiger Zeit den Einsparungsvorschlag machen, die selbstgestrickten Programme durch eine professionelle Lösung zu ersetzen, weil man damit ganz viel Zeit und Geld spart ..

gruss mfunk

Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>

[msb]

#55560

Hallo QMarc,

wenn schon die Daten in Excel sind, dann bleib auch dort.

Wegen dem Termin in Outlook gehen, ist nicht unbedingt sinnvoll.
Denn erstens ist das Bringen des Prüfmittels zur Kalibrierung eigentlich eine Bringschuld.

Aber wenn man das so nicht hinbekommt, dann soll der PMBA einmal pro Woche in die Excelliste gehen und alle anmahnen, die in der nächsten Woche zur Kalibrierung angeliefert werden müssen.

Aufwand gering – Effektivität hoch – Outlook hinfällig

Gruß msb

wer die Wahrheit sucht, wird sie finden

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