Prozesslandschaft/Wechselwirkung

[Reiner]

#19192

Hallo,
am 2. und 3. Dezember wurden wir nach der neuen Norm DIN EN ISO 9001/2000 zertifiziert und haben es auch geschafft.
Der TÜV hat aber einige Mängel als Feststellung erhoben.Unter anderem bemängelte er unsere Prozesslandschaft und die fehlende Wechselwirkungen in den VA`s.
Die Prozesslandschaft wurde durch einen externen Berater für uns erstellt. Die VA`s zu diesen Prozessen (Führungs- ,Haupt- und unterstützende Prozesse) wurden von mir dann entsprechend vom alten Handbuch teils übernommen, bzw. entsprechend ergänzt.
Nun habe ich Probleme mit den Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Prozessen.
Kann mir hier jemand ein Beispiel nennen, wie das mit den Wechselwirkungen genau gemeint ist.
Gruß Reiner

[Anonym]

#25650

Hallo Reiner,

Beispiel einer Schnittstellenbeschreibung für Aussendienst-Verkauf:

VA für den Vertrieb:
Die Kundenkontakt- und Angebotsdaten werden auf dem Formular xy festgehalten. Das Formular wird anschliessend an den Verkauf weitergeleitet.

VA für den Verkauf:
Das Angebot wird auf Grundlage der Daten im Formular xy erstellt.

Die Schnittstelle ist in diesem Fall durch das Formular xy definiert. Kann man im Prozessmodell farblich oder grafisch hervorheben.

Gruß

Martin S

[Anonym]

#25654

Rainer hat geposted:

Hallo Eva,
ich habe nun das gleiche Problem zu Deinem Anliegen vom 10.11.03 „Prozesslandschaft“.
Auch bei mir gab es Kritik der benannten Stelle.
Ich hatte zwar die Prozesslandschaft klar aufgeteilt in Führungs-, Haupt- und unterstützende Prozesse, doch in den VA`s, wo ich die Prozesse anhand von Flowcharts beschrieben habe, fehlten die Wechselwirkungen der Prozesse untereinander.
Ein Beispiel für einen Hauptprozess:

Start-> Anfrage eines Kunden-> Anfragebearbeitung-> Realisierbarkeit absichern, StartKundenforderungen prüfen, Herstellbarkeit absichern-> Angebotserstellung-> Angebot->Ende.
Diese Einzelbausteine waren im alten Handbuch alle einzeln durch VA`s beschrieben.
Diese habe ich auch so zum Teil ins neue Handbuch übernommen.
Nur die Wechselwirkungen kann man angeblich nicht erkennen.(lt. benannter Stelle)
Hast Du eine Idee, wie man diese WW hier einbauen kann, oder jemand aus dem Forum?
Ich bin mit meinem Latein fast am Ende.

Gruß Reiner

[Anonym]

#25655

Halo Reiner,

ich hoffe, Du verzeihst mir diesen Ordnungseingriff, aber sonst wird es hier völlig unübersichtlich und keiner findet mehr irgendetwas.

Mein Lösungsvorschlag für Dein Problem wäre, dass Du in den Prozessen angibst, welche Informationen sowie Dinge wie Schreiben (Formulare usw.) von welchem Prozess (und der dazugehörigen Stelle) zu welchem anderen Prozess (und der dazugehörigen Stelle) weitergeleitet werden.

Grüße,

Tim

[Reiner]

#25656

Hallo Martin,
danke für Deinen Beitrag.

Ein Beispiel, wie ich einen Prozess in der Prozesslandschaft dargestellt habe:

Anfrage eines Kunden-> Anfragebearbeitung-> Realisierbarkeit absichern; Kundenanforderungen prüfen; Herstellbarkeit absichern-> Angebotserstellung-> Angebot.

Alle Bausteine zwischen den Pfeilen sind im alten Handbuch als Flowcharts (VA`s)bzw. Textbausteine beschrieben, die ich dann teilweise mit Ergänzungen ins neue Handbuch übernommen habe.

Nur fehlt mir hier die Wechselwirkungen zwischen diesen Bausteinen.

Nach Angebot geht es weiter mit:
Bestellung des Kunden->Auftragsbearbeitung; Konstruktion-> Arbeitsvorbereitung-> Beschaffung-> Fertigung und Prüfung; Produktionsüberwachung-> Endprüfung und Versand; Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit-> Lieferung.

Hier habe ich auch alles anhand von Flowcharts beschrieben.

Auch hier bemängelt die benannte Stelle die fehlenden Wechselwirkungen.

Es fehlen wahrscheinlich die ersichtlichen Übergänge untereinander.

Wie stelle ich diese WW in den Flowcharts (VA`s) dar?

Hast Du mir hier vielleicht ein Beispiel!

Gruß Reiner

[eva]

#25662

Hallo Reiner,
bei mir war es genau umgekehrt. Die Wechselwirkungen waren zwar schwer erkennbar aber erkennbar, jedoch die Gesamtdarstellung einer Prozesslandschaft fehlte.

Ich habe in den Flowcharts links neben dem Ablaufdiagram eine freie Spalte. Dort habe mitgeltenden Unterlagen eingetragen(dazugehörige Dokumente und Formulare und mit dem Ablauf verknüpften Verfahrensanweisungen. Das wurde schon als eine Methode eine Wechselwirkung darzustellen, anerkannt.
Man kann diese Verknüpfungen auch noch mit Hyperlinks versehen. Es ist dann zwar nicht der genaue Punkt im Prozess B bestimmt, an dem Prozess A in den Prozess B übergeht (weil Prozess B als ganzes auftaucht) aber es ist vielleicht eine Zwischenlösung. Ich weiß das geht mit den entsprechenden Prozessmodellierungen noch viel eleganter, aber manchmal muß man halt tricksen ;-))
Grüsse
EVA

[Norbert]

#25667

Hallo,
möchte kurz unsere Lösung erklären. Ist sicher nicht optimal, doch wurde sie vom der Zert-gesellschaft zumindest nicht bemängelt.

Wir haben in den einzelnen Verfahrensanweisungen die einzelnen Prozessschritte mit der VMI (Verantwortlich, Mitwirkung, Information)-Matrix versehen, bei durch den jeder Prozesschritt die beteiligten Stellen aufgeführt sind. Ist eine andere Anweisung betroffen (meist am Ende einer VA), dann wird diese als Prozesschritt vermerkt.

bsp.
anfragenbearbeitung – Überprüfung der Machbarkeit – Hier sind u.a. die punkte
kapazität und technik gefragt. Verantwortlich für die Durchführung ist der Vertrieb. Für die Kapazitätsauslastung ist die Arbeitsvorbereitung zuständig und für die technischen Aspekte die Konstruktionsabteilung, also hat V = Vertrieb und M = AV und Konstr.
Information bei einem bestimmten Auftragsvolumen die GL

Damit ist die Wechselwirkung beschrieben.

Als Gesamtes haben wir die VAs nochmal in einem übergreifenden Schema als Ablauf dargestellt, wobei auch hier unterschieden wurde zwischen Kern und Stützprozessen.

BSp. Ablauf generell
Angebotseingang
Auftragsbearbeitung
technische bearbeitung
in zwei Reihen weiter
Beschaffung und Arbeitsvorbereitung
Fertigung ….

Stützprozesse – nicht im Ablauf selbst integriert –

Lenkung fehlerhafter Produkte, reklamationen von Kunden, Rekla an Lieferanten, interne Audits, …

Vielleicht hilfts ein bisschen.

Gruss
Norbert

Hallo Reiner,
bei mir war es genau umgekehrt. Die Wechselwirkungen waren zwar schwer erkennbar aber erkennbar, jedoch die Gesamtdarstellung einer Prozesslandschaft fehlte.

Ich habe in den Flowcharts links neben dem Ablaufdiagram eine freie Spalte. Dort habe mitgeltenden Unterlagen eingetragen(dazugehörige Dokumente und Formulare und mit dem Ablauf verknüpften Verfahrensanweisungen. Das wurde schon als eine Methode eine Wechselwirkung darzustellen, anerkannt.
Man kann diese Verknüpfungen auch noch mit Hyperlinks versehen. Es ist dann zwar nicht der genaue Punkt im Prozess B bestimmt, an dem Prozess A in den Prozess B übergeht (weil Prozess B als ganzes auftaucht) aber es ist vielleicht eine Zwischenlösung. Ich weiß das geht mit den entsprechenden Prozessmodellierungen noch viel eleganter, aber manchmal muß man halt tricksen ;-))
Grüsse
EVA

[Rainer]

#25671

Hallo Leute,

es geht zum zum Thema „Wechselwirkung der Prozesse“ auch viel einfacher :

Ob in Flow-Charts oder Textanweisungen ist es lediglich erforderlich die sog. „Input“ und „Output“ der jeweiligen Teilprozesse zu kennzeichnen und eine Prozessübersicht der Hauptprozesse des Unternehmens und die dort untergeortneten Teilprozesse darzustellen.
Die Inputs bzw. Outputs können mit festen Symbolen (z.B. ein vordefiniertes Symbol mit dem Text „Input : Bestellformular / Teilprozess Auftragsannahme) dokumentiert werden. Der korrespondierende Output wäre dann „Output : Bestellformular / Teilprozess Außendienst) . Sinnvollerweise sollten die Symbole für Input bzw. Output mit anderen Farbe markiert werden (z.B. Input Grün, Output Blau).

Zur Prozessdarstellung hat sich bei uns das Softwaretool „Vilfow“, basierend auf „Visio“ der Fa. Vicon bewährt.

Gruß
Rainer

R.Hülswitt

[Autor]

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